Seit Ende 2019 wurde vermehrt der Wunsch seitens den politischen Entscheidungsträgern geäußert, dass die Gremienarbeit zunehmend vom Medium Papier auf ausschließlich elektronische Unterlagen umgestellt wird.
Mit Beschluss des Plenums am 03.02.2020 im Rahmen der Haushaltsaufstellung für das Jahr 2020 wurden dazu Mittel bereitgestellt.
Es war vorgesehen, zu Beginn der Sommerpause von der Sitzungseinladung in Papierform auf ein rein elektronisches Ladungswesen umzusteigen. Dazu wird das bestehende Ratsinformationssystem ertüchtigt. Die Planungen zur Beschaffung und Implementierung einer Applikation, die das Verwalten von Stadtratsunterlagen, insbesondere auch offline ermöglichen soll, ist erfolgt. Die aktuellen personellen Engpässe auf Grund der Corona-Krise, können dazu führen, dass sich der geplante Start für das System verzögert.
Es ist auch vorgesehen, für den Stadtrat eine Schulung bzw. Informationsveranstaltung anzubieten, für die es aktuell auf Grund der Corona-Situation noch keinen konkreten Terminplan gibt. Zuvor muss auch die Geschäftsordnung für den Stadtrat dahingehend angepasst werden.
Da der elektronische Ablauf technisch reibungslos funktionieren muss, um die Beschlussfähigkeit des Stadtrates zu gewährleisten, ist eine Übergangsphase geplant, in der die Sitzungsunterlagen noch in Papierform und zusätzlich elektronisch zur Verfügung stehen werden. Ebenso wird die Niederschrift der Sitzungen weiterhin in Papierform ausgefertigt und archiviert.
Um die elektronischen Daten bzw. Stadtratsunterlagen nutzen zu können, ist ein Endgerät erforderlich, auf das die vorgenannte Applikation installiert werden muss. Es ist nicht vorgesehen, ein einheitliches Endgerät für alle Nutzerinnen und Nutzer anzuschaffen, um die Akzeptanz zu erhöhen. Dies erübrigt Wartungen und Administrationsressourcen, die nicht erforderlich sind, wenn jede/r das für sich passende Modell und Betriebssystem, mit dem er/sie vertraut ist, beschafft und sich im Rahmen einer Schulung mit der Applikation und Arbeitsweise vertraut machen lässt. Ein eigenes privates Endgerät, das über die Verwendung zur Gremienarbeit auch weiterhin privat genutzt werden kann steigert die Akzeptanz des Gerätes und damit den Umgang mit einem rein elektronischen System.
Die Applikation ist so geplant, dass sie bei funktionierender Internetverbindung die Sitzungsunterlagen synchronisiert um diese elektronischen Unterlagen dann während der Sitzung auch offline zur Verfügung zu haben. Die Applikation ist dabei so konzipiert, dass sicherheitstechnischen Belangen ausreichend Rechnung getragen wird. Für Personalangelegenheiten wird es auch weiterhin Papierunterlagen als Tischvorlagen (g.R.) geben. Dieser Aspekt ist dem Datenschutz geschuldet.
An der aktuellen Ratsinformationsarbeit ändert sich grds. dadurch nichts. Weiterhin gilt:
- Direkte Integration in die Webseite
- Darstellung der Stammdaten (Gremien, Fraktionen, Funktionen)
- Personendatenblatt für jede/n Politiker/in mit persönlichen Daten, Bild, Tätigkeitsschwerpunkte, usw.
- Öffentliche und geschützte Bereiche (Kennwortzugang für Politiker/innen)
- Detaillierte Festlegung des Publikationsumfanges
- Bereitstellung sämtlicher Sitzungsdaten inkl. Anlagen zu Beschlussvorlagen
- Druckansicht zum Erstellen eines Gesamtausdruckes aller Tagesordnungspunkte einer Sitzung
- Sitzungskalender
- Sitzungsarchiv
- Volltextsuche über den gesamten Datenbestand
- App für iOS ab 8, Android ab 4.4 und Windows ab XP SP 3
Der bisher übliche Nutzungsumfang ist auch weiterhin möglich. Die Applikation, die zusätzlich installiert werden kann, bringt allerdings mehr Stabilität hinsichtlich der verfügbaren Daten, da diese auch offline genutzt werden können und über Änderungen im System (z.B. nachträglich zur Verfügung gestellte Beschlussvorlage/n) besser informiert werden kann.
Für die Beschaffung von Endgeräten, die diese Applikation nutzen können, sind aktuell folgende Parameter zu beachten:
Ratsinfo-App
(nur für Tablets ab ca. 7'', die App wird im Appstore für Smartphones nicht angezeigt)
(nur für iPad; iPhones werden aktuell nicht unterstützt)
Es wird daher vorgeschlagen, für die Beschaffung geeigneter Endgeräte einen einmaligen Zuschuss zu gewähren, um die elektronische Ratsarbeit auf breiter Ebene schnell voranzubringen.
