Daten angezeigt aus Sitzung:
12. Sitzung des Haupt- und Finanzsenates, 16.10.2017
Beratungsreihenfolge
.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.
Für die Wahrnehmung bzw. Sicherstellung der Betreiberverantwortung der vom Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft betreuten städtischen Gebäude, bzw. von der Stadt Aschaffenburg als Betreiber genutzte angemietete Gebäude wird dringend empfohlen, eine Stelle einzurichten, die den Aufbau, die Struktur, Implementierung, und Durchführung koordiniert und dokumentiert.
Auch für die Arbeitssicherheit der Reinigungskräfte und der Hausmeister.
Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen folgende Bereiche:
Erarbeiten eines Konzeptes anhand der gesetzlichen Vorgaben sowie von Richtlinien für die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung, inkl. Umsetzung, Modifizierung und Fortschreibung
- Datensammlung und -auswertung,
- Recherche (Gesetzliche Vorgaben, Fachliteratur, verschiedene Kommunen, etc.), Bestandsaufnahme (Planunterlagen, Ortsbegehungen, Protokolle, Verträge) und Erfassung der relevanten Daten im CAFM-System (Computer-Aided Facility Management = computerunterstütztes Gebäudemanagement)
- Analyse des Ist-Zustandes,
- Erarbeitung eines Entwurfes,
- Abstimmung mit der Amtsleitung, Erstellung der Richtlinien,
- Ausarbeitung des Konzeptes
Durchführung bzw. Veranlassung der vorgeschriebenen wiederkehrenden Prüfungen, Wartungen, … je nach gesetzlichen Vorschriften
- Ausschreibung/Beauftragung der Fachfirmen, Erfassung der Prüfprotokolle, Prüfung und Anweisung der Rechnungen)
Entwicklung einer Systematik als Kontrollfunktion zur Sicherstellung der Betreiberverantwortung - Eskalationsstufen
- Einbeziehung der technischen Möglichkeiten des CAFM (Computer-Aided Facility Management) -Systems in die Entwicklung einer Systematik, Erarbeitung eines Entwurfes, Besprechung mit der Amtsleitung, Dokumentation der Eskalationsstufen
Kontinuierliche Kontrolle und Überarbeitung der im CAFM-System erfassten technischen Gebäudedaten, der vom Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft betreuten Liegenschaften
- Regelmäßige Aktualisierung der technischen Anlagen unter Einbeziehung baulicher Veränderungen und der damit verbundenen Prüffristen
Koordination der Betreiberverantwortung mit den im Rahmen einer Modernisierung der Verwaltungsstrukturen stattfindenden Arbeiten – Verbesserung der Informationsflüsse (Übergabe Neubauten/Sanierungen an den Unterhalt)
- Einbeziehung der Mitarbeiter des Amtes für Hochbau und Gebäudewirtschaft in die Systematik der Betreiberverantwortung, sowie deren Sensibilisierung für Problemlösungen zur Verbesserung der Verwaltungsstrukturen, Analyse der amtsinternen Arbeitsabläufe auf Effizienz, Verbesserungsvorschläge unterbreiten, Vernetzung mit vergleichbaren Kommunen
Aufbau einer stetigen Dokumentation bzw. Berichtswesen
- Dokumentation der Einhaltung der gesetzlichen und sonstigen relevanten Verordnungen und Richtlinien, z.B. wiederkehrende Prüfungen etc. mit Hilfe des CAFM-Systems
- Konzeption des Inhaltes der Berichte (absolute Zahlen, Kennzahlen, Zeitraum, Turnus, Leistungsbereiche des Amtes, Bezug auf die betreuten Liegenschaften und Gebäude), Abstimmung mit der Amtsleitung, Erstellen von Berichtsvorlagen gekoppelt mit dem CAFM-System Erstellung der jeweiligen Berichte, Darstellung des Berichts- bzw. Analyseergebnisses), Erstellung von Power-Point-Präsentationen zur angemessenen Darstellung im Stadtrat
Einsparmöglichkeiten/Wirtschaftlichkeit
- Durchführung von Detailanalysen, Prüfung der Wirtschaftlichkeit der bisherigen Maßnahmen mit der Zielsetzung, Optimierungspotentiale aufzuzeigen (evtl. Zusammenfassung/Ausschreibung von Wartungs-/Prüfverträgen), Realisierungsvorschläge unterbreiten, regelmäßige Überprüfung der Zielgrößen auf Aktualität
Erfassung, Pflege und Überwachung von Wartungsverträgen im Verantwortungsbereich des Amtes für Hochbau und Gebäudewirtschaft
- Einbeziehung der technischen Möglichkeiten des CAFM-Systems (Vertragsverwaltung, Wiedervorlage, ...)
Da die Einrichtung dieser Stelle der Erfüllung neuer bzw. bisher nicht wahrgenommener Aufgaben dient, ist nach Auffassung der Verwaltung der Erlass einer Nachtragshaushaltssatzung nach Art. 68 Abs. 3 Nr. 2 GO entbehrlich. Die Beteiligung des Stadtrates erfolgt im Hinblick auf Ziffer II des Beschlusses vom 21.09.2015 zur Ergänzung des Eckpunktepapiers zur Begrenzung des Anstiegs der Personalkosten.
.Beschluss:
I.
1. Der Bericht der Verwaltung zur Personalsituation im Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft wird zur Kenntnis genommen.
2. Der Ausschreibung und Besetzung einer Vollzeitstelle für die Betreiberhaftung/Gefährdungsbeurteilung ab 01.01.2018 wird zugestimmt.
3. Die Stelle ist im Stellenplan 2018 auszuweisen.
II. Angaben zu den Kosten:
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Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten :
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ja [ X ]
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nein [ ]
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Sofern Kosten entstehen:
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Die Kosten sind im laufenden Haushaltsplan veranschlagt
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ja [ ]
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nein [ X ]
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Es entstehen Folgekosten
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ja [ X ]
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nein [ ]
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Häufigkeit der Folgekosten
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einmalig
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wiederkehrend
[ X ]
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Der Beschluss kann am 26.10.2017 der Öffentlichkeit bekannt gegeben werden.
Abstimmungsergebnis:
Dafür: 17, Dagegen: 0
Datenstand vom 16.01.2018 11:11 Uhr
