Der Stadtrat hat in seiner Sitzung am 17. April 2018 den Bericht der Verwaltung zur Varianten-untersuchung der Sanierung des Entwässerungssystems im Bereich des Schlossbergs zustimmend zur Kenntnis genommen.
Gleichzeitig wurde die Verwaltung beauftragt, die Vorzugsvariante (Variante 2) planerisch weiter zu verfolgen und für die ingenieurtechnischen Planungs- und Überwachungsleistungen ein Verfahren nach VgV (Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge) durchzuführen.
II.
Das Vergabeverfahren für die erforderlichen ingenieurtechnischen Planungs- und Überwachungs-leistungen ist europaweit durchzuführen. Die in nationales Vergaberecht umgesetzten Richtlinien der Europäischen Gemeinschaft sehen vor, dass Vergaben von Leistungen und Lieferungen dann europaweit auszuschreiben sind, wenn der voraussichtliche Auftragswert bestimmte Schwellen-werte erreicht oder übersteigt.
Bei der Vergabe von Planungsleistungen beträgt der Schwellenwert seit dem 01.01.2018 221.000,00 EUR netto; § 106 GWB, § 3 VgV. Der voraussichtliche Auftragswert der Honorare für Planungs- und Überwachungsleistungen für die tiefbautechnische Erschließung (Verkehrsanlagen und Abwasserentsorgung) wird diesen Schwellenwert beträchtlich übersteigen. Die genauen Honorare werden innerhalb des Verfahrens dezidiert ermittelt und werden Bestandteil des abzuschließenden Generalplanervertrages.
Ziel dieses Verfahrens ist es, den Planer bzw. das Ingenieurbüro zu finden, der/das im Hinblick auf die gestellte Aufgabe die bestmögliche Leistung erfüllt sowie am ehesten die Gewähr für eine sachgerechte und qualitätsvolle Leistungserfüllung bietet.
III.
Das Vergabeverfahren gliedert sich in zwei Phasen: Die erste Phase ist das sog. Auswahl-verfahren. Formalisierte Teilnahmeanträge sind innerhalb einer Frist von 30 Tagen nach Absendung der EU-weiten Bekanntmachung von interessierten Planern/Ingenieurbüros vorzulegen. Nach den in der Bekanntmachung bekanntgemachten Eignungskriterien werden maximal 5 Bewerber für die zweite Phase ausgewählt und zur Teilnahme an dem Verhandlungsverfahren eingeladen.
In der zweiten Phase, dem Verhandlungsverfahren, wird der endgültige Auftragnehmer ermittelt; sie endet mit dessen Beauftragung. Die Auswahl erfolgt durch Verhandlungen mit den ausgewählten und eingeladenen Bewerbern. Es wird der Bewerber ermittelt, der nach § 58 VgV i.V. mit § 127 GWB das wirtschaftlichste Angebot unter Berücksichtigung der bekanntgemachten Zuschlagskriterien abgegeben hat. Das Ergebnis findet seinen Niederschlag in einer „Vergabeempfehlung“, die dem zuständigen Gremium der Stadt zur Entscheidung vorgelegt wird. Die Verfahrensdauer von der Veröffentlichung bis zur Vergabe beträgt ca. 150 Tage und ist von der formalen und fachlich-inhaltlichen Komplexität abhängig. Die Auftragsvergabe soll im Jahr 2019 erfolgen.
IV.
Die Durchführung des Verfahrens ist geprägt von einer Vielzahl von formalen Erfordernissen, wobei Detailregelungen sich nicht notwendigerweise aus dem Wortlaut der Gesetze und Verordnungen, sondern aus der Spruchpraxis der Vergabekammern und der Vergabesenate bei den Oberlandesgerichten ergeben. Die Berücksichtigung vergaberechtlicher Besonderheiten ist jedoch ebenso erforderlich wie die umfassende (administrative) Dokumentation des Verfahrens und seiner Einzelschritte. Für ein so umfangreiches und komplexes Verfahren stehen dem Tiefbauamt keine ausreichenden Personalressourcen zur Durchführung des Verfahrens zur Verfügung.
Aufgrund der komplexen Rechtsmaterie in diesen Bereichen ist eine gezielte juristische Vorbereitung und Begleitung erforderlich. Daher wird – vergleichbar mit anderen von der Stadt bereits durchgeführten formalisierten VOF-Verfahren – eine Begleitung und Betreuung durch einen externen Berater dringend empfohlen.
Die Stadtverwaltung empfiehlt daher die Kanzlei Blauertz, welche bereits das Vergabeverfahren „Erschließung Baugebiet Rotäcker“ erfolgreich begleitet hat, zu beauftragen. Die Kanzlei verfügt über langjährige und fundierte Erfahrungen in der Mitwirkung und Beratung bei dem vorliegend erforderlichen Vergabeverfahren für die Ingenieurleistungen Objektplanung der Verkehrsanlagen (Öffentliche Verkehrsflächen) und Ingenieurbauwerke (Abwasserentsorgung), Freianlagenplanung im Bereich der öffentlichen Verkehrsflächen sowie der Versickerungsflächen.
Die Betreuung und Begleitung unter formalen und vergaberechtlichen sowie technischen und administrativen Gesichtspunkten und die Beratung bei der Auftragserteilung an freiberuflich Tätige erfolgt unter Federführung und Ergebnisverantwortlichkeit des Tiefbauamtes.
V.
Das Vergabeverfahren soll, nach Beschlussfassung durch den Stadtrat, durch Absendung des Textes zur Bekanntmachung im EU-Supplement (ggfalls durch vorgeschaltete Vorinformation vor der eigentlichen Auftragsbekanntmachung) eingeleitet werden. Die Planung sieht vor, dies unmittelbar in die Wege zu leiten. Diese Einleitung entfaltet selbstverständlich keine präjudizierende Wirkung für die Vergabeentscheidung. Sie ist lediglich die Grundlage für eine am Verfahrensende stehende begründete und nachvollziehbare Vergabeempfehlung für den Stadtrat.
