Das Amt für Digitalisierung, Organisation und IT wurde entsprechend der Handlungsempfehlungen der KGSt neu organisiert. Zum 01.05.2024 wurden die Aufgaben der personalnahen Organisation vom Personalamt übernommen und das neue Sachgebiet Organisation gegründet.
Die Stadt Aschaffenburg befindet sich in einem Organisationsentwicklungsprozess, der zu einer effektiven sowie effizienten und damit zukunftsfähigen, nachhaltigen modernen Stadtverwaltung führen soll. Kritischer Erfolgsfaktor ist u.a., das bislang nicht vorhandene oder kaum ausgeprägte Aufgaben notwendig werden. Der Organisationsentwicklungsprozess bewirkt also in einigen Organisationsbereichen auch ganz normale Aufgabenmehrungen.
Das gestartete OE-Projekt mit den Handlungsempfehlungen ist ein gewaltiger Transformationsprozess, der von dem Sachgebiet Organisation begleitet werden muss. Aktuell gibt es hierzu eine Vollzeitstelle. Um das Projekt aber erfolgreich weiter begleiten und die Transformation in Gang halten zu können, ist es äußerst wichtig, dass der Transformationsprozess kommunikativ unterstützt wird (Change Kommunikation). Durch diese kommunikative Begleitung sollen die Mitarbeiter abgeholt und mitgenommen werden. Dies fördert die Akzeptanz des notwendigen Transformationsprozesses. Auch ist eine Unterstützung der Projektleitung des OE-Projekts notwendig. Hierfür ist es notwendig, dass die bisher bestehende Stelle (befristet bis 31.12.2025) entfristet wird.
Ebenso wichtig für das OE-Projekt ist die Implementierung eines Projektmanagements. Aktuell wird der OE-Prozess mit der KGSt im Rahmen eines Projekts Organisationsentwicklung mit einer Vollzeitstelle durchgeführt. Je weiter dieses Projekt fortschreitet, zeichnet sich ab, dass durch die ausgesprochenen Handlungsempfehlungen immer mehr Arbeit in den Bereichen Organisationsentwicklung und Projektmanagement anfällt. Dies ist vor allem der zentralen Unterstützung der Ämter bei der Umsetzung der Maßnahmenpläne geschuldet. Ebenso nehmen die Controllingaufgaben durch die Handlungsempfehlungen zu. Weiterhin ist geplant, ein zentrales Projektmanagementoffice mit einem Portfoliomanagement in der Verwaltung aufzubauen. Die Stelle Mitarbeiter Project Management Office kann sich dann um die Koordination, Integration und Steuerung der Projekte in der Stadtverwaltung kümmern. Weiterhin können einheitliche und verbindliche Standards gewährleistet werden (vgl. auch hierzu HE 3 und HE 9 des KGST-Berichts für Referat 3). Der Bedarf hierfür beträgt eine Vollzeitstelle.
Wenn diese Stellen nicht geschaffen werden, kann das Projekt Organisationsentwicklung nicht richtig funktionieren. Es besteht vielmehr die Gefahr, dass der ganze angestoßene Transformations- und Modernisierungsprozess verkümmert und im Sande verläuft. Dies hätte negative Auswirkungen auf alle Arbeitsbereiche. Das Risiko einer dysfunktionalen Entwicklung der Stadtverwaltung würde sich erhöhen. Eine zukunftsfähige, nachhaltige, moderne Stadtverwaltung kann so nicht erreicht werden.
Auch im Bereich Stellenbeschreibung, Stellenbewertung und Stellenplan besteht Handlungsbedarf. Aktuell gibt es dort eine Vollzeitstelle die zu 0,75 besetzt ist. Im Organisationsgutachten (HE 3 des KGST-Berichts für Referat 3) ist von einer Mindestausstattung von 3,5 Vollzeitstellen die Rede, welche notwendig sind. Hier wird eine Mehrung um zwei Stellen vorgeschlagen, da die Regelungen für die Gesamtverwaltung noch im Büro des Oberbürgermeisters angesiedelt sind, perspektivisch aber auch durch das Sachgebiet Organisation übernommen werden sollen. Aktuell sind die Wartezeiten für Stellenbewertungen und Höhergruppierungen länger als eineinhalb Jahre. Dies führt zu Frust bei den betroffenen Mitarbeiter*innen. Um die Dauer der Verfahren abzukürzen werden aktuell auch Stellen zur Bewertung extern vergeben. Dies ist aber ein großer Kostenfaktor. Auch um zu verhindern, dass „Bewertungswissen“ nach außen abfließt, ist eine Erhöhung der Stellen in diesem Bereich dringend geboten. Weiterhin hat auch in diesem Bereich die Personalentwicklung nicht mit der allgemeinen Entwicklung im Rathaus Schritt gehalten und es ist dringend nachzusteuern. Der Anstieg des Stellenplans seit 2012 beträgt ca. 30%, im Bereich der Sachbearbeitung des Stellenplans gab es seitdem keine Mehrung. Vielmehr ist im Rahmen der Umstrukturierung zum 01.05.2024 eine Vollzeitstelle im Personalamt verblieben und nicht mit in das Sachgebiet Organisation umstrukturiert worden. Doch nicht nur die gesamte Stellenanzahl ist angestiegen, auch die unterjährige Pflege des Stellenplans ist deutlich aufwändiger geworden. Dies liegt zum einen an der erhöhten Mitarbeiterzahl und zum anderen an der deutlich höheren Fluktuation bei den Mitarbeitern. Dies belegt auch die Anzahl der gestiegenen Stellenausschreibungen.
Insgesamt sind somit folgende Stellenmehrungen notwendig:
- Zwei Stellen für Stellenbewertung und Stellenplan
- Die Entfristung einer Stelle für das OE Projekt
- Eine Stelle Projektmanagement
