I. Einführung
Gemäß Stadtratsbeschluss vom 19.07.2021 wurde die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) mit einer Organisationsuntersuchung für die Stadtverwaltung Aschaffenburg beauftragt.
Der Abschlussbericht für Referat 3 vom 31.03.2023 empfiehlt, ein referatsübergreifendes Prozessmanagement einzuführen. Dieser Bericht dient der Umsetzung dieser Handlungsempfehlung.
Darüber hinaus hat die KGSt in allen Referaten und Ämtern die Einführung von Prozessthemen empfohlen. Da Prozessmanagement ein neues Thema für die Stadtverwaltung Aschaffenburg ist, sollte es im Rahmen der weiteren Organisationsentwicklung von Seiten der zentralen Organisation implementiert werden. Von dort erhalten die Ämter Grundlagen und organisationsweite verbindliche Standards zu Rahmenvorgaben, Modellierungskonventionen, Schulungsinhalten und Methodik, um diese Handlungsempfehlung umzusetzen.
II. Nutzen - Prozessmanagement: Alle haben etwas davon
Prozessmanagement richtet sich an viele verschiedene Zielgruppen, darunter Mitarbeiter*innen, Führungskräfte, Bürger*innen, Unternehmen, Politik und die Stadt Aschaffenburg als Organisation.
Prozessmanagement schafft in erster Linie Transparenz, indem es Arbeitsabläufe (Prozesse), Schnittstellen und Arbeitsmittel sichtbar macht. Diese Transparenz ermöglicht eine verbesserte Zusammenarbeit und fördert die Einbeziehung externer Akteure. Sie erleichtert auch die Bewältigung komplexer Fragestellungen, sowie die Planung von Ressourcen und Aufgaben.
Die Qualität von Arbeitsergebnissen wird durch beschriebene und optimierte Prozesse erheblich verbessert. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) wird eingeleitet, dieser ermöglicht die Entwicklung von Kennzahlen, Evaluation und Optimierung.
Die Servicequalität der Verwaltung wird durch transparente und klare Abläufe ebenfalls erhöht, was die Bürger*innen-Orientierung fördert.
Die demografische Entwicklung und der damit verbundene Fachkräftemangel stellen die Stadtverwaltung vor sehr große Herausforderungen. In den nächsten zehn Jahren verlassen über 700 Mitarbeitende die Stadtverwaltung. Davon geht der größte Teil in den Ruhestand. Prozess-management bietet grundsätzlich die Möglichkeit, die Arbeitserfahrungen zu dokumentieren und den enormen Wissensverlust zu kompensieren. Es kann dazu beitragen, Wissen nicht nur zu bewahren, sondern auch den Übergang zu einer digitalen Verwaltung deutlich zu erleichtern.
Darüber hinaus leistet Prozessmanagement einen Beitrag dazu, die Arbeitsgebermarke "Stadt Aschaffenburg" attraktiver zu gestalten und dem "War of Talents" besser zu begegnen.
So vereinfacht sich beispielsweise das Onboarding und die Vertretungssituation bei Fehlzeiten oder Krankheit, da klar dokumentierte Prozesse die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern erheblich erleichtern, was insbesondere angesichts hoher Krankheitsquoten von Bedeutung ist.
Prozessmanagement bietet die Möglichkeit, Arbeitsabläufe gesamtheitlich und organisatorisch darzustellen. Es legt den Grundstein für eine erfolgreiche Verwaltungsdigitalisierung und ermöglicht die zielgerichtete Ermittlung des künftigen Stellenbedarfs. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess wird angestoßen, der die Handlungsfähigkeit der Verwaltungsorganisationen nachhaltig sicherstellt. So wird die Voraussetzung geschaffen, bei künftigen Stellenbesetzungen zu ermitteln, wie durch konsequentes Prozessmanagement vor allem standardisierte Tätigkeiten kompensiert werden können.
Dem Stadtrat wird in regelmäßigen Abständen über die Fortentwicklung des Prozessmanagements und den dadurch transparenteren Stellennachbesetzungen berichtet.
Um organisationales Wissen zu dokumentieren, wird die Prozessplattform der Firma PICTURE GmbH als ein Tool für Wissensmanagement in der Stadt Aschaffenburg künftig eingesetzt.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung von Prozessmanagement ein entscheidender Schritt zur Modernisierung der Stadtverwaltung Aschaffenburg ist. Es wird die Effizienz steigern, die Transparenz erhöhen und die Stadtverwaltung in die Lage versetzen, besser auf künftige Herausforderungen und auf die Bedürfnisse der Bürger*innen einzugehen.
Die notwendigen personellen und finanziellen Ressourcen sollen für die genannten Aufgaben im kommenden Haushaltsplan für das Jahr 2024 und darüber hinaus zur Verfügung gestellt werden.
