Datum: 02.07.2013
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: Großer Sitzungssaal
Gremium: Stadthallensenat
Öffentliche Sitzung, 17:00 Uhr bis 19:15 Uhr
Nichtöffentliche Sitzung
Öffentliche Sitzung
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1. / shs/2/1/13. Weihnachtsmarkt Regelung der Gebührenordnung;
hier Tiefenzuschlag
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Gremium
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Sitzung
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Sitzungsdatum
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ö / nö
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Beratungstyp
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TOP-Nr. | SP-Nr. |
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Stadthallensenat
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2. Sitzung des Stadthallensenates
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02.07.2013
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ö
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Beschließend
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1 | shs/2/1/13 |
.Beschluss:
Mit Zustimmung des Stadthallensenates der Stadt Aschaffenburg wird der TOP 3 d. ö. S. "Weihnachtsmarkt Regelung der Gebührenordnung;
hier Tiefenzuschlag" abgesetzt.
Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0
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2. / shs/2/2/13. Bekanntgabe des Jahresabschlusses 2012 der Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg;
- Bericht über die Abschlussprüfung der Firma WIKOM AG, Frankfurt am Main
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Gremium
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Sitzung
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Sitzungsdatum
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ö / nö
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Beratungstyp
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TOP-Nr. | SP-Nr. |
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Stadthallensenat
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2. Sitzung des Stadthallensenates
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02.07.2013
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ö
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Beschließend
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2 | shs/2/2/13 |
.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.
Der Jahresabschluss 2012 des Eigenbetriebs Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg besteht gem. § 20 EBV aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang.
Lt. § 25 Abs. 3 EBV stellt der Stadthallensenat den Jahresabschluss vorberatend fest. Dieser Feststellung gehen die Jahresabschlussprüfung und die örtliche Rechnungsprüfung voraus.
Nach Abschluss und Prüfung durch die beauftragte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, der WIKOM AG, Frankfurt a. Main, wird vorbehaltlich der Prüfung durch die örtliche Rechnungsprüfung für das Wirtschaftsjahr 2012 folgendes durch den Wirtschaftsprüfer testierte Ergebnis zur Kenntnis gegeben.
Die Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg schließen das Wirtschaftsjahr 2012 mit einem Verlust von € 1.098.458,55 ab.
Der höhere Verlust im Vergleich zum vorangegangenen Wirtschaftsjahr 2011 wurde durch die infolge Preiserhöhungen zum 01.01.2012 gestiegenen Reinigungskosten und zusätzliche Per-sonalkosten für das neu eingestellte hauseigene Reinigungspersonal verursacht. Nähere Erläuterungen hierzu erfolgen im mündlichen Vortrag.
Die Abschlussprüfung des Jahresabschlusses 2012 durch die Firma WIKOM AG, Frankfurt a. Main, ist am 04.06.2013 erfolgt. Sie hat den Jahresabschluss einschließlich Lagebericht des Wirtschaftsjahres 2012 mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen (siehe Anlage).
Die örtliche Rechnungsprüfung ist noch nicht abgeschlossen. Nach Abschluss der örtlichen Rechnungsprüfung wird der Jahresabschluss 2012 dem Stadthallensenat zur Feststellung vorgelegt werden.
Anlage
Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses 2012 der Firma WIKOM AG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Frankfurt a. Main (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung für das Wirtschaftsjahr 2011 siehe Prüfungsbericht, Seite E, Anlagen 1 und 2).
.Beschluss:
Der Stadthallensenat nimmt das Ergebnis des Jahresabschlusses für das Wirtschaftsjahr 2012 des Eigenbetriebes Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg zusammen mit dem Ergebnis der Abschlussprüfung 2012 durch die Firma WIKOM AG, Frankfurt a. Main, zur Kenntnis (Anlage 1).
Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0
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3. / shs/2/3/13. Bericht zum abgelaufenen Geschäftsjahr 2012 sowie Ausblick auf das Geschäftsjahr 2013
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Gremium
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Sitzung
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Sitzungsdatum
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ö / nö
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Beratungstyp
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TOP-Nr. | SP-Nr. |
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Stadthallensenat
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2. Sitzung des Stadthallensenates
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02.07.2013
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ö
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Beschließend
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3 | shs/2/3/13 |
.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.
Es erfolgt ein mündlicher Bericht
.Beschluss: 1
Der mündliche Bericht der Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg über das abgelaufene Geschäftsjahr 2012 sowie der Ausblick auf das Geschäftsjahr 2013 wird zur Kenntnis genommen.
Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0
.Beschluss: 2
Nach dem Sachvortrag zu TOP 2 der Sitzung wird aus Mitte des Stadthallensenates gefordert, dass im Eigenbetrieb eine Kostenleistungsrechnung eingeführt und dass in einer der kommenden Sitzungen über die Abrechnung des Suppenschulballs berichtet werden soll
.
Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0
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4. / shs/2/4/13. Preisanpassung Stadthalle
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Gremium
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Sitzung
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Sitzungsdatum
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ö / nö
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Beratungstyp
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TOP-Nr. | SP-Nr. |
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Stadthallensenat
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2. Sitzung des Stadthallensenates
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02.07.2013
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ö
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Beschließend
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4 | shs/2/4/13 |
.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.
In der Sitzung vom 29.06.2011 hat der Stadthallensenat kürzere Intervalle für Mietpreisanpassungen gewünscht. Nach zwei Betriebsjahren mit Preisstabilität sollen nun weitere moderate Anpassungen vorgenommen werden.
Aus Erkenntnissen, die aus Benchmarks resultieren, wird vorgeschlagen keine Preisanpassungen für die Vermietung von Veranstaltungstechnik vorzunehmen.
Vielmehr sollen Anpassungen genau dort vorgenommen werden, wo auch ein erhöhter Aufwand entsteht. Dies ist für den Kunden nachvollziehbar, transparent und wird vielerorts bereits praktiziert.
Als Kriterium für die Preisfindung wird die Veranstaltungsdauer inklusive Auf- und Abbau herangezogen. Oftmals sind Veranstaltungen, bei denen Fremdtechnik zum Einsatz kommt, die zeitintensivsten im Auf- und Abbau. Gleichzeitig erzielen Kongressbetriebe dadurch weniger Einnahmen. Weiterhin halten sich Veranstalter nicht immer an ihre eigenen Zeitvorgaben, was zu erhöhtem Personalaufwand (Überstunden) führt.
? Es wird vorgeschlagen, dass bei Veranstaltungen mit einer Dauer von bis zu 14 Stunden die zurzeit gültige Preisliste zur Anwendung kommt. Hierunter fällt die überwiegende Mehrheit der Veranstaltungen.
? Bei Veranstaltungen von 14 bis zu 18 Stunden Dauer, soll für den Großen Saal eine zusätzliche Betriebskostenpauschale in Höhe von 400 €, für den Kleinen Saal von 150 € erhoben werden.
? Für Veranstaltungen von über 18 Stunden Dauer fallen die Kosten für einen zusätzlichen Aufbau- bzw. Abbautag an. Für den großen Saal entspricht die 1.037,50 €, für den Kleinen Saal 430 €.
Mit dieser zusätzlichen Betriebskostenpauschale wird der personelle Mehraufwand, die Kosten für die verlängerte Nutzung von Klimaanlage, Licht etc. kompensiert. Durch diese Variante haben es die Veranstalter durch eine optimierte Planung in der Vorbereitung in der Hand Kosten zu sparen. Die Kongress- und Touristikbetriebe versprechen sich davon insgesamt weniger Überstunden, bessere Zeitvorgaben, mehr Einnahmen und mehr „Gerechtigkeit“ gegenüber den Veranstaltern.
Für die neue Vermietungsvariante unbestuhlter Veranstaltungen im Großen Saal, wird folgender Tarif vorgeschlagen. Es darf aufgrund der zulässigen Gesamtbesucherzahl zeitgleich keine Veranstaltung im Kleinen Saal stattfinden (Notausgangssituation). Aus diesem Grund soll ein Zuschlag von 860 € für unbestuhlte Veranstaltungen erhoben werden. Dies entspricht dem Mietpreis für den Kleinen Saal. Außerdem ist die Reinigung nach unbestuhlten Veranstaltungen zeit- und kostenintensiver. Zudem kommt ein erhöhter Aufwand für das Umstuhlen hinzu.
.Beschluss:
1. Der Bericht der Verwaltung über die beabsichtigte Anpassung der Mietpreise in der Stadthalle am Schloss wird zur Kenntnis genommen.
2. In der anschließenden Diskussion wird der Vorschlag von den anwesenden Mitgliedern kontrovers diskutiert. Die Verwaltung bittet den Stadthallensenat dennoch um Zustimmung zur vorgestellten Anpassung des Mietpreises.
3. Die Verwaltung wird daher ermächtigt, folgende Mietpreise für Veranstaltungen in der Stadthalle am Schloss ab sofort Neukunden anbieten zu können:
- Für Veranstaltungen bis 14 Stunden inkl. Auf- und Abbau bleibt der Mietpreis unverändert.
- Für Veranstaltungen von 14 bis 18 Stunden inkl. Auf- und Abbau wird eine Betriebskostenpauschale in Höhe von 400,-- € für den Großen Saal und in Höhe von 150,-- € für den Kleinen Saal erhoben.
- Für Veranstaltungen über 18 Stunden inkl. Auf- und Abbau wird eine Betriebskostenpauschale in Höhe von 1.037,50 € für den Großen Saal und 430,-- € für den Kleinen Saal erhoben. Dieser Betrag entspricht einem Auf- bzw. Abbautag.
- Für unbestuhlte Veranstaltungen im Großen Saal wird ein Zuschlag in Höhe von 860,-- €
erhoben.
4. Die Verwaltung wird beauftragt, ab Januar 2015 dem Stadthallensenat über die Erfahrungen mit dieser neuen Preisgestaltung zu berichten.
Abstimmungsergebnis:
Dafür: 15, Dagegen: 0
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5. / shs/2/5/13. Voraussetzung zur Zulassung von Fremdcateringfirmen
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Gremium
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Sitzung
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Sitzungsdatum
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ö / nö
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Beratungstyp
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TOP-Nr. | SP-Nr. |
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Stadthallensenat
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2. Sitzung des Stadthallensenates
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02.07.2013
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ö
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Beschließend
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5 | shs/2/5/13 |
.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.
Laut § 5 (3) Satz 2 ist der Stadthallensenat für die Festsetzung der Benutzungsbedingungen für die Nutzung der Stadthalle zuständig.
Mit Beschluss vom 19.03.2007 hat der Stadthallensenat auch Fremdfirmen das Catering von Großveranstaltungen in der Stadthalle grundsätzlich ermöglicht.
Es wird vorgeschlagen, dass bei Veranstaltungen mit Abverkauf von Speisen und Getränken grundsätzlich die Hausgastronomie catert. Dadurch ist gewährleistet, dass verlässliche Umsatzzahlen gemeldet werden, die als Grundlage zur Provisionsabrechnung dienen.
Wie bisher soll für Konzertveranstaltungen, Messen und Ausstellungen kein Fremdcatering möglich sein. Um aber den Ballveranstaltern eine Art „Bestandsschutz“ einzuräumen zu können, sind Ausnahmen auf Kundenwunsch möglich, sofern der Pächter der Hausgastronomie und die Verwaltung der Stadthalle am Schloss ihre Zustimmung geben.
Ferner wird auf Wunsch des Pächters vorgeschlagen, den Beschluss des Stadthallensenats vom 29.06.2011, in dem die Mindestgröße einer Veranstaltung für Fremdcatering von 200 auf 500 Teilnehmer hochgesetzt wurde, zu präzisieren und die Teilnehmerzahl auf 500 je Veranstaltungstag zu fixieren.
.Beschluss: 1
Dem mündlichen Antrag von Herrn Stadtrat Jürgen Herzing, ab sofort keine Fremdfirmen für das Catering für alle Veranstaltungen in der Stadthalle am Schloss mehr zuzulassen, wird zugestimmt.
Abstimmungsergebnis:
Dafür: 4, Dagegen: 12
Abstimmungsbemerkung:
Der Antrag ist damit abgelehnt.
.Beschluss: 2
Einer Abstimmung über den vorliegenden Beschlussvorschlag wird zugestimmt. Eine Vertagung der Abstimmung wird damit abgelehnt.
Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0
Abstimmungsbemerkung:
Mit Stimmenmehrheit so beschlossen.
.Beschluss: 3
Bei Veranstaltungen mit Abverkauf von Speisen und Getränken catert grundsätzlich der Pächter der Hausgastronomie.
Ausnahmen von dieser Regelung auf Kundenwunsch
bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung vom Pächter der Hausgastronomie und der Verwaltung der Stadthalle am Schloss und kann nur für Bälle gegeben werden.
Die Mindestteilnehmerzahl für Veranstaltungen in der Stadthalle am Schloss, die durch eine Fremdfirma gecatert werden kann, wird auf 500 je Veranstaltungstag festgesetzt.
Abstimmungsergebnis:
Dafür: 14, Dagegen: 2
Datenstand vom 31.03.2015 15:58 Uhr