Datum: 16.10.2017
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: Großer Sitzungssaal
Gremium: Haupt- und Finanzsenat
Nichtöffentliche Sitzung
Öffentliche Sitzung, 17:30 Uhr bis 17:50 Uhr

Öffentliche Sitzung

TOP-Nr.	SP-Nr.	Bezeichnung
1	hfs/12/10/17	Personaleinsatz für Klimaschutz im Amt für Umwelt- und Verbraucherschutz
2	hfs/12/11/17	Personal - zusätzliche Stelle Betreiberhaftung/Gefährdungsbeurteilungen im Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft
3	hfs/12/12/17	Godelsberg - Sanierung Pavillon

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1. / hfs/12/10/17. Personaleinsatz für Klimaschutz im Amt für Umwelt- und Verbraucherschutz

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Haupt- und Finanzsenat	12. Sitzung des Haupt- und Finanzsenates	16.10.2017	ö	Beschließend	1	hfs/12/10/17

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Die Aufgaben des Klimaschutzmanagers sind im o. g. Konzept beschrieben und werden sukzessive abgearbeitet. Dabei zeigt sich jedoch schon jetzt, dass manch angestoßenes Projekt nicht im Förderzeitraum beendet werden kann aber weitergeführt werden sollte (Bsp. Wärmebildkampagnen in den Aschaffenburger Stadtteilen, Aufstellung regelmäßiger CO2-Bilanzen).

Änderungen im gesetzlichen Förderrahmen führten zudem zur Änderung der Vorgehensweise beim Bau von Photovoltaik (PV)-Anlagen auf städtischen Liegenschaften. Inzwischen werden die Anlagen unter der Prämisse der Eigenstromerzeugung geplant und gebaut. Die Planung und der Bau dieser Anlagen bedarf umfangreicher Abstimmungen und Wirtschaftlichkeitsprüfungen.

Ein nicht unwesentlicher Punkt der Tätigkeit des Klimaschutzmanagers ist weiterhin die Beratungs- und Öffentlichkeitsarbeit. Diese soll auch nach dem Ende des Förderzeitraums weitergeführt werden. Zu nennen ist hier insbesondere ein neu angestoßenes Projekt zur Beratung von Gewerbebetrieben zur Installation von PV-Anlagen zur Eigenstromnutzung. Weiterhin wird auch zukünftig Unterstützungsbedarf bei der Umstellung auf die E-Mobilität sowohl im städtischen Fuhrpark als auch in der Öffentlichkeit gesehen. Die inzwischen eingeführte jährliche Messe E-Mobilia soll weiterbestehen. Wichtig wird zukünftig auch die energetische Beratung der Bauwilligen im neuen Baugebiet Anwandeweg. Hier ist mit zunehmenden Beratungsbedarf erst nach dem Ablauf der Förderzeit des Klimaschutzmanagers zu rechnen.

Im Förderzeitraum des Klimaschutzmanagers wurden zudem insbesondere im Agenda21-Prozess neue Projekte begonnen, zu nennen ist hier vor allem die Auszeichnung der Stadt Aschaffenburg als Fairtrade-Stadt. Diese neuen Projekte wären bei Wegfall der Stelle des Klimaschutzmanagers nicht mehr weiterzuverfolgen, da dies durch den ursprünglichen Stellenanteil nicht mehr zu leisten wäre.

Als zukünftige Aufgabe wird zudem die Anpassung an den Klimawandel und die Begrenzungen der Auswirkungen des prognostizierten Temperaturanstieges auf die Stadt verstärkt zukommen (Stichwort Pariser Klimaabkommen). Die als Klimaanpassungen bezeichneten Strategien und Maßnahmen sind bisher für die Stadt Aschaffenburg noch nicht umfassend betrachtet worden.

Sinn und Zweck der Förderung einer Stelle für den Klimaschutzschutzmanager war und ist die Institutionalisierung und Verstetigung des Klimaschutzmanagements in der Stadt Aschaffenburg. Dies ist mit der Anschubförderung des Bundes gelungen. Um die beschlossenen Klimaschutzziele aber tatsächlich zu erreichen, muss an den Klimaschutzprojekten kontinuierlich weitergearbeitet werden. Dies gilt auch für die Entwicklung von Klimaanpassungsstrategien, um die Auswirkungen des Klimawandels zu begrenzen. Dies alles erfordert weiterhin die Personalkapazität eines Klimaschutzmanagers.

Bei ganzjähriger Besetzung ohne Förderung entstehen Kosten in Höhe von ca. 64.000 €; im Vergleich dazu beträgt der Eigenanteil in 2017 in Anwendung des aktuellen Förderbescheids rund 38.000 €; die jährlichen Nettokosten erhöhen sich mithin um derzeit rund 26.000 €.

.Beschluss:

1. Der Bericht der Verwaltung zur Personalsituation im Amt für Umwelt- und Verbraucherschutz / Klimaschutz wird zur Kenntnis genommen.

2. Der unbefristeten Fortführung der Vollzeitstelle für den Klimaschutz über den 30.04.2018 wird zugestimmt.

3. Die Stelle ist im Stellenplan 2018 dauerhaft auszuweisen.

II. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:	ja [x]	nein [  ]

Sofern Kosten entstehen:
Die Kosten sind im laufenden Haushaltsplan veranschlagt	ja [x]	nein [  ]
Es entstehen Folgekosten	ja [x]	nein [  ]
Häufigkeit der Folgekosten	einmalig [  ]	wiederkehrend [x]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 15, Dagegen: 0

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2. / hfs/12/11/17. Personal - zusätzliche Stelle Betreiberhaftung/Gefährdungsbeurteilungen im Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Haupt- und Finanzsenat	12. Sitzung des Haupt- und Finanzsenates	16.10.2017	ö	Beschließend	2	hfs/12/11/17

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Auch für die Arbeitssicherheit der Reinigungskräfte und der Hausmeister.

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen folgende Bereiche:

Erarbeiten eines Konzeptes anhand der gesetzlichen Vorgaben sowie von Richtlinien für die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung, inkl. Umsetzung, Modifizierung und Fortschreibung

• Datensammlung und -auswertung,
• Recherche (Gesetzliche Vorgaben, Fachliteratur, verschiedene Kommunen, etc.), Bestandsaufnahme (Planunter­lagen, Ortsbegehungen, Protokolle, Verträge) und Erfassung der relevanten Daten im CAFM-System (Computer-Aided Facility Management = computerunterstütztes Gebäudemanagement) 
• Analyse des Ist-Zustandes,
• Erarbeitung eines Entwurfes,
• Abstimmung mit der Amtsleitung, Erstellung der Richtlinien,
• Ausarbeitung des Konzeptes

Durchführung bzw. Veranlassung der vorgeschriebenen wiederkehrenden Prüfungen, Wartungen, … je nach gesetzlichen Vorschriften

• Ausschreibung/Beauftragung der Fachfirmen, Erfassung der Prüfprotokolle, Prüfung und Anweisung der Rechnungen)

Entwicklung einer Systematik als Kontrollfunktion zur Sicherstellung der Betreiberverantwortung - Eskalationsstufen

• Einbeziehung der technischen Möglichkeiten des CAFM (Computer-Aided Facility Management) -Systems in die Entwicklung einer Systematik, Erarbeitung eines Entwurfes, Besprechung mit der Amtsleitung, Dokumentation der Eskalationsstufen

Kontinuierliche Kontrolle und Überarbeitung der im CAFM-System erfassten technischen Gebäudedaten, der vom Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft betreuten Liegenschaften

• Regelmäßige Aktualisierung der technischen Anlagen unter Einbeziehung baulicher Veränderungen und der damit verbundenen Prüffristen

Koordination der Betreiberverantwortung mit den im Rahmen einer Modernisierung der Verwaltungsstrukturen stattfindenden Arbeiten – Verbesserung der Informationsflüsse (Übergabe Neubauten/Sanierungen an den Unterhalt)

• Einbeziehung der Mitarbeiter des Amtes für Hochbau und Gebäudewirtschaft in die Systematik der Betreiberverantwortung, sowie deren Sensibilisierung für Problemlösungen zur Verbesserung der Verwaltungsstrukturen, Analyse der amtsinternen Arbeitsabläufe auf Effizienz, Verbesserungsvorschläge unterbreiten, Vernetzung mit vergleichbaren Kommunen

Aufbau einer stetigen Dokumentation bzw. Berichtswesen

• Dokumentation der Einhaltung der gesetzlichen und sonstigen relevanten Verordnungen und Richtlinien, z.B. wiederkehrende Prüfungen etc. mit Hilfe des CAFM-Systems
• Konzeption des Inhaltes der Berichte (absolute Zahlen, Kennzah­len, Zeitraum, Turnus, Leistungsbereiche des Amtes, Bezug auf die betreuten Liegenschaften und Gebäude), Abstimmung mit der Amtsleitung, Erstellen von Berichtsvorlagen gekoppelt mit dem CAFM-System Erstellung der jeweiligen Berichte, Darstellung des Berichts- bzw. Analyseergebnisses), Erstellung von Power-Point-Präsentationen zur angemessenen Darstellung im Stadtrat

Einsparmöglichkeiten/Wirtschaftlichkeit

• Durchführung von Detailanalysen, Prüfung der Wirtschaftlichkeit der bisherigen Maßnahmen mit der Zielsetzung, Optimierungspotentiale aufzuzeigen (evtl. Zusammenfassung/Ausschreibung von Wartungs-/Prüfverträgen), Realisierungsvor­schläge unterbreiten, regelmäßige Überprüfung der Zielgrößen auf Aktualität

Erfassung, Pflege und Überwachung von Wartungsverträgen im Verant­wortungsbereich des Amtes für Hochbau und Gebäudewirtschaft

• Einbeziehung der technischen Möglichkeiten des CAFM-Systems (Vertragsverwaltung, Wiedervorlage, ...)

Da die Einrichtung dieser Stelle der Erfüllung neuer bzw. bisher nicht wahrgenommener Aufgaben dient, ist nach Auffassung der Verwaltung der Erlass einer Nachtragshaushaltssatzung nach Art. 68 Abs. 3 Nr. 2 GO entbehrlich. Die Beteiligung des Stadtrates erfolgt im Hinblick auf Ziffer II des Beschlusses vom 21.09.2015 zur Ergänzung des Eckpunktepapiers zur Begrenzung des Anstiegs der Personalkosten.

.Beschluss:

1. Der Bericht der Verwaltung zur Personalsituation im Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft wird zur Kenntnis genommen.

2. Der Ausschreibung und Besetzung einer Vollzeitstelle für die Betreiberhaftung/Gefährdungsbeurteilung ab 01.01.2018 wird zugestimmt.

3. Die Stelle ist im Stellenplan 2018 auszuweisen.

II. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten :

ja [ X ]

nein [   ]

Sofern Kosten entstehen:
Die Kosten sind im laufenden Haushaltsplan veranschlagt	ja [   ]	nein [ X ]
Es entstehen Folgekosten	ja [ X ]	nein [   ]
Häufigkeit der Folgekosten	einmalig [  ]	wiederkehrend [ X ]

Der Beschluss kann am 26.10.2017 der Öffentlichkeit bekannt gegeben werden.

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 17, Dagegen: 0

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3. / hfs/12/12/17. Godelsberg - Sanierung Pavillon

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Haupt- und Finanzsenat	12. Sitzung des Haupt- und Finanzsenates	16.10.2017	ö	Beschließend	3	hfs/12/12/17

.Beschluss:

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 17, Dagegen: 0