Datum: 24.11.2020
Status: Einladung
Sitzungsort: kleinen Saal der Stadthalle Aschaffenburg
Gremium: Stadthallensenat


Öffentliche Sitzung, 17:00 Uhr

TOP-Nr.SP-Nr. Bezeichnung
1 Vorzeitige Wiederbesetzung der Leitung Buchhaltung
2 Wirtschaftsplan 2021
3 Auswahl des Wirtschaftsprüfers für das Geschäftsjahr 2020
4 Marktverlegungstermine 2021
5 Bericht zur Lage der Kongress- und Touristikbetriebe

Nichtöffentliche Sitzung

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1. Vorzeitige Wiederbesetzung der Leitung Buchhaltung

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Stadthallensenat 2. Sitzung des Stadthallensenates 24.11.2020 ö Beschließend 1

.Beschlussvorschlag

I.
Der Stadthallensenat stimmt der vorzeitigen Wiederbesetzung der Leitung der Buchhaltung ab April 2021 in der TVÖD-Entgeltgruppe 8 zu. Es ist vorgesehen, dass diese Person in Vollzeit die Nachfolge der ab 01.02.2022 in Altersteilzeit gehenden Leiterin der Buchhaltung antritt und zusätzliche Aufgaben in der IT-Administration und im Gebiet der Digitalisierung übernimmt. Mit der rechtzeitigen Wiederbesetzung dieser Schlüsselposition soll eine nahtlose Übergabe der Aufgaben, besonders der Abschlussprüfung und Wirtschaftsplanaufstellung gewährleistet werden.



II. Angaben zur Klimawirkung: (bitte ankreuzen)


Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
Wenig klimarelevant
Teilweise klimarelevant
Sehr klimarelevant
 keine weiteren
Angaben erforderlich
[…..]  kurze Erläuterung in den
Begründungen
[…..] ausführlicher Erläuterung in den Begründungen
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentl. Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative - Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)






III. Angaben zu den Kosten (bitte ankreuzen):

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:        ja  ]        nein [   ]

Sofern Kosten entstehen:

Die Kosten sind im laufenden Haushaltsplan veranschlagt
ja [x ]
nein [ x ]
Es entstehen Folgekosten
ja [ ]
nein [ x ]
Häufigkeit der Folgekosten
einmalig
 []
wiederkehrend
 ]

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Ab 01.02.2022 wird die Leiterin Buchhaltung in die Freistellungsphase der Altersteilzeit wechseln. Für diesen zentralen Aufgabenbereich ist eine ordentliche Übergabe unabdingbar. So ist es erforderlich, dass eine Nachfolge eingewiesen wird in den Prozess der Vorbereitung einer Wirtschaftsprüfung, die üblicherweise im Mai stattfindet, sowie in die Erstellung eines Wirtschaftsplans (September/Oktober). In diesen beiden Zeiträumen ist eine Einarbeitung dringend anzuraten.

Um auch in den Zeiträumen bis zur Übergabe voll ausgelastet zu sein, ist vorgesehen, dass der oder die Stelleninhaberin ein Digitalisierungskonzept für die Kongress- und Touristikbetriebe erarbeitet, welches eine lückenlose Dokumentation der gesamten Betriebsabläufe und den zentralen Zugriff alle Mitarbeiter unter Berücksichtigung der Nachhaltigkeit und Klimaneutralität ermöglicht.

Zum Zeitpunkt des Übertritts der Leiterin Buchhaltung in die Freistellungsphase, soll der oder die Stelleninhaberin nach TVÖD 9a, Stufe 1 vergütet werden. Bis dahin soll die Vergütung nach TVÖD 8, Stufe 1 erfolgen.

Da die Digitalisierung nicht zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen sein kann, weil sich dieses Handlungsfeld stetig weiterentwickelt und wandelt, soll dieser Aufgabenbereich auch weiterhin dort angesiedelt bleiben. Das hat zur Folge, dass die 78 %ige Teilzeitstelle der Leitung Buchhaltung in eine Vollzeitstelle umgewandelt wird. Auch das Thema IT-Administration soll dann dort angesiedelt sein. Eine Refinanzierung erfolgt in Höhe von jährlich ca. 6 T€ durch Einsparungen von IT-Dienstleistungen (Installationen, kleine Havarien), die bislang extern vergeben werden mussten.

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2. Wirtschaftsplan 2021

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Stadthallensenat 2. Sitzung des Stadthallensenates 24.11.2020 ö Beschließend 2

.Beschlussvorschlag

  1. Der Stadthallensenat stellt den Wirtschaftsplan der Kongress- und Touristikbetriebe
der Stadt Aschaffenburg für das Wirtschaftsjahr 2021 (Anlage) fest:



  1. Plan Kongressbetrieb

       Erfolgsplan €                                                  Vermögensplan €

       Erlöse/Erträge      €    648.000,-                          Deckungsmittel aus
                                                                               Abschreibungen                 €    112.170,-
                                                                                                            
       Aufwendungen    €  1.445.620,-                          Deckungsmittel aus                 €              0,-
                                               Kreditaufnahme

       Verlust                 €     797.620,-                        Ausgaben                                 €   112.170,-



  1. Plan Touristikbetrieb

       Erfolgsplan €                                                  Vermögensplan €

       Erlöse/Erträge       €    80.400,-                       Deckungsmittel aus
                                                                                Abschreibungen                    €    26.200
       Aufwendungen     €   685.575,-                        Deckungsmittel aus                    €             0,-
                                               Kreditaufnahme

       Verlust                  €   605.175,-                   Ausgaben                              €    26.200,-









  1. Plan Veranstaltungs-Management

       Erfolgsplan €                                                  Vermögensplan €

       Erlöse/Erträge       €  419.900,-                          Deckungsmittel aus
                                                                             Abschreibungen                    €        14.400,-

       Aufwendungen     €   753.970,-                          Deckungsmittel aus                €                0,-
                                               Kreditaufnahme

       Verlust                  €   334.070,-                            Ausgaben                                 €        14.400,-




  1. Gesamtplan                                        

Erfolgsplan €                                        Vermögensplan €

       Erlöse/Erträge    €   1.148.300,-                         Deckungsmittel aus
                                                                                  Abschreibungen                      €   152.770,-
                                                
       Aufwendungen  €    2.885.165,-                         Deckungsmittel aus
                                                Kreditaufnahme                       €             0,-

       Verlust                €   1.736.865,-                         Ausgaben                                €  152.770,-



II. Angaben zur Klimawirkung: (bitte ankreuzen)


Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
Wenig klimarelevant
Teilweise klimarelevant
Sehr klimarelevant
[…x..]  keine weiteren
Angaben erforderlich
[…..]  kurze Erläuterung in den
Begründungen
[…..] ausführlicher Erläuterung in den Begründungen
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentl. Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative - Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)



III. Angaben zu den Kosten (bitte ankreuzen):

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:        ja [ x ]        nein [   ]

Sofern Kosten entstehen:

Die Kosten sind im laufenden Haushaltsplan veranschlagt
ja  ]
nein [ x ]
Es entstehen Folgekosten
ja  ]
nein [ x ]
Häufigkeit der Folgekosten
einmalig
[ ]
wiederkehrend
 ]

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Der Eigenbetrieb Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg hat gemäß
§ 13 EBV den Wirtschaftsplan für das Wirtschaftsjahr 2021 bestehend aus Erfolgsplan und Vermögensplan aufgestellt. Dieser wurde gemäß § 9, Absatz 1, der Betriebssatzung mit der Kämmerei der Stadt Aschaffenburg abgestimmt.

Vorabinformation zu dem starken Anstieg des Jahresverlustes 2021:
Der starke Anstieg des Jahresverlustes 2021 liegt in erster Linie an der Berücksichtigung der coronabedingten Einflüsse bzgl. der Umsatzentwicklung und der ansteigenden Ausgaben
für Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen.

Dem Stadthallensenat wird der Wirtschaftsplan 2021 zur Beschlussvorlage vorgelegt.




      Anlage
      Wirtschaftsplan 2021

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3. Auswahl des Wirtschaftsprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Stadthallensenat 2. Sitzung des Stadthallensenates 24.11.2020 ö Beschließend 3

.Beschlussvorschlag

Als Abschlussprüfer für den Jahresabschluss 2020 der Kongress- und Touristikbetriebe der
Stadt Aschaffenburg wird die Firma xxx, Wirtschaftsprüfungs-
und Steuerberatungsgesellschaft, xxx, xxx,
gemäß §6 Abs. 1, Nr. 7 der Betriebssatzung bestellt.






II. Angaben zur Klimawirkung: (bitte ankreuzen)


Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
Wenig klimarelevant
Teilweise klimarelevant
Sehr klimarelevant
[…x..]  keine weiteren
Angaben erforderlich
[…..]  kurze Erläuterung in den
Begründungen
[…..] ausführlicher Erläuterung in den Begründungen
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentl. Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative - Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)



III. Angaben zu den Kosten (bitte ankreuzen):

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:        ja [ x ]        nein [   ]

Sofern Kosten entstehen:

Die Kosten sind im laufenden Haushaltsplan veranschlagt
ja  ]
nein [ x ]
Es entstehen Folgekosten
ja  ]
nein [ x ]
Häufigkeit der Folgekosten
einmalig
[ ]
wiederkehrend
 ]

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Die Kongress- und Touristikbetriebe bitten die Prüfung des Jahresabschlusses 2020 mit Prüfung der Trennungsrechnung nach dem erst im Vorjahr erfolgten Wechsel wieder an die Firma xxx, Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft, xxx, xxx, zu vergeben.

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4. Marktverlegungstermine 2021

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Stadthallensenat 2. Sitzung des Stadthallensenates 24.11.2020 ö Beschließend 4

.Beschlussvorschlag

Die aufgelisteten Wochenmarktverlegungstermine werden zustimmend zur Kenntnis genommen.



II. Angaben zur Klimawirkung: (bitte ankreuzen)


Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
Wenig klimarelevant
Teilweise klimarelevant
Sehr klimarelevant
[x]  keine weiteren
Angaben erforderlich
[…..]  kurze Erläuterung in den
Begründungen
[…..] ausführlicher Erläuterung in den Begründungen
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentl. Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative - Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)



III. Angaben zu den Kosten (bitte ankreuzen):

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:        ja  ]        nein [ X ]

Sofern Kosten entstehen:

Die Kosten sind im laufenden Haushaltsplan veranschlagt
ja  ]
nein  ]
Es entstehen Folgekosten
ja  ]
nein  ]
Häufigkeit der Folgekosten
einmalig
[ ]
wiederkehrend
 ]

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Wochenmarktverlegungstermine infolge von Veranstaltungen auf dem Schloßplatz

Für das Jahr 2021 sind Veranstaltungen auf dem Schloßplatz geplant, aufgrund dessen an einigen Markttagen der Wochenmarkt vom Schloßplatz auf den Ausweichplatz zwischen Schloss und Mar-stallgebäude verlegt werden muss. Unter Vorbehalt der weiteren Corona-Entwicklung werden 2021 veranstaltungsbedingt 17 Verlegungstermine erforderlich (ohne Fischmarkt 13 Verlegungstermine).

Veranstaltungszeit
Veranstaltung
Verlegungstage
Verlegungstermine
22.04. - 02.05.2021
Hamburger Fischmarkt
4 Markttage
Mi        21.04.2021
Sa        24.04.2021
Mi          28.04.2021
Sa        01.05.2021
28.08. - 29.08.2021
Stadtfest
1 Markttag
Sa        28.08.2021
16.09. - 18.09.2021
Linde German Stapler Cup 1)
3 Markttage
Sa        11.09.2021
Mi        15.09.2021
Sa        18.09.2021
25.11. - 22.12.2021
Weihnachtsmarkt  
9 Markttage
Mi        24.11.2021
Sa        27.11.2021
Mi        01.12.2021
Sa        04.12.2021
Mi        08.12.2021
Sa        11.12.2021
Mi        15.12.2021
Sa        18.12.2021
Mi        22.12.2021        


17 Markttage
(13 Markttage ohne Fischmarkt)  


1) Der dritte Verlegungstermin ist aufgrund der Vorarbeiten für die temporäre Asphaltierung des Schloßplatzes notwendig.

               
Historie Wochenmarktverlegungstermine
2010
16 Verlegungstermine
2011
17 Verlegungstermine
2012
16 Verlegungstermine
2013
16 Verlegungstermine
2014
16 Verlegungstermine
2015
17 Verlegungstermine
2016
17 Verlegungstermine
2017
16 Verlegungstermine
2018
17 Verlegungstermine
2019
16 Verlegungstermine
2020
keine infolge der Corona Pandemie

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5. Bericht zur Lage der Kongress- und Touristikbetriebe

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Stadthallensenat 2. Sitzung des Stadthallensenates 24.11.2020 ö Beschließend 5

.Beschlussvorschlag

Der mündliche Bericht der Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg zum laufenden Wirtschaftsjahr 2020 – Bericht zum 30.09.2020 wird zur Kenntnis genommen.

II. Angaben zur Klimawirkung: (bitte ankreuzen)


Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
Wenig klimarelevant
Teilweise klimarelevant
Sehr klimarelevant
[…x..]  keine weiteren
Angaben erforderlich
[…..]  kurze Erläuterung in den
Begründungen
[…..] ausführlicher Erläuterung in den Begründungen
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentl. Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative - Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)



III. Angaben zu den Kosten: (bitte ankreuzen)

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja
nein

Sofern Kosten entstehen:


Die Kosten sind im laufenden Haushaltsplan veranschlagt
ja
nein
Es entstehen Folgekosten
ja
nein

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Nach §5 Abs. 4 der Betriebssatzung für den Eigenbetrieb „Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg“ hat die Werkleitung den Oberbürgermeister und den Stadthallensenat (Werkausschuss)  über erfolggefährdende Mehraufwendungen des Erfolgsplanes (§14 Abs. 3 Satz 2 der Eigenbetriebsverordnung), soweit sie den Betrag von 10.000,00€ übersteigen, zu informieren.

Für den Zeitraum 01.01. – 30.09.2020 zeigt sich folgendes Bild:


Gewinn- und Verlustrechnung                                                           06.11.2020
Firma:
Kongress- und Touristikbetriebe
                               Zeitraum

der Stadt Aschaffenburg
01.01.2020 - 30.09.2020
Straße:
Schlossplatz 1



PLZ/Ort:
63739 Aschaffenburg








 
GuV-Positionen
 
Aktuelles Jahr
Vorjahr
1.
Umsatzerlöse

509.547,85 €
964.282,46 €





2.
Andere aktivierte Eigenleistungen

0,00 €
0,00 €





3.
Sonstige betriebliche Erträge

9.798,81 €
5.559,97 €

davon Auflösg.Sonderposten m.Rücklagenanteil
0,00 €







4.
Materialaufwand

294.221,03 €
506.409,38 €

a) Aufwand für Roh-, Hilfs-, Betr.stoffe, bez.Waren
130.263,77€



b) Aufwand für bezogene Leistungen
163.957,26€







5.
Personalaufwand

734.314,27 €
768.863,41 €

a) Löhne und Gehälter
572.922,05€



b) Soziale Abgaben u.Aufwand f.Altersvers.u.Unterst.
161.392,22€



    davon für Altersversorgung
44.874,17€







6.
Abschreibungen

103.610,97 €
91.531,16 €

a) auf immat. Anlagevermögen und Sachanlagen
93.981,89 €







7.
Sonstige betriebliche Aufwendungen

339.280,91 €
378.600,75 €

davon Zuführg.zu Sonderposten m.Rücklagenant.
0,00 €







8.
Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge

50.956,83 €
-3,04 €





9.
Zinsen und ähnliche Aufwendungen

222,41 €
150,63 €






10.

Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit
 
-901.346,10€
-775.715,94€
 
 
 
11.
Sonstige Steuern

308,00 €
308,00 €






12.

Ergebnis 01.01.-30.09.
 

-901.654,10€

-776.023,94€





Die Umsätze der drei ersten Quartale  2020 sind durch die Corona-Pandemie um 455TEUR (47,15%) in Folge der Absage sämtlicher Veranstaltungen in der Stadthalle ab 18.03.2020, Ausfall aller touristischen Aktivitäten wie Schiffsanlegungen und Stadtführungen und im Bereich des Veranstaltungsmanagements durch Wegfall des Frühlingsmarktes, des Aschaffenburger Volksfestes und des Stadtfestes eingebrochen.

Allerdings sind durch die herrschende Situation auch der Materialaufwand  um 213TEUR (-41,9%), die Personalkosten auf Grund der nicht benötigten Aushilfen und der Kurzarbeit in verschiedenen Abteilungen seit 15.08.2020 um 35 TEUR (-4,49%)  und die sonstigen  Aufwendungen  um 39TEUR (-10,38%) zurückgegangen, so dass der Verlust  gegenüber dem Vorjahr 2019 nur um 126 TEUR (+16,18%) gestiegen ist.

Datenstand vom 13.11.2020 11:32 Uhr