Datum: 26.07.2021
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: großer Saal der Stadthalle am Schloss
Gremium: Stadthallensenat


Öffentliche Sitzung, 17:00 Uhr bis 17:55 Uhr

TOP-Nr.SP-Nr. Bezeichnung
1SHS/1/1/21 Bekanntgabe des Jahresabschlusses 2020 der Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg; Bericht über die Abschlussprüfung der Firma Schüllermann und Partner AG, Dreieich (Referent Herr Harald Reinhart - Wirtschaftsprüfer der Schüllermann und Partner AG)
2SHS/1/2/21 SHS/1/2/21
3SHS/1/3/21 Bericht zum laufenden Geschäftsjahr 2021 - Halbjahresbericht
4SHS/1/4/21 Antrag des Bayerischen Landesverbandes der Marktkaufleute und Schausteller vom 02.06.2021 - Verlängerung des Weihnachtsmarktes 2021
5SHS/1/5/21 Antrag des Bayerischen Landesverbandes der Marktkaufleute und Schausteller, Bezirksstelle Aschaffenburg vom 26. Mai 2021 - vorzeitiger Beginn des Aschaffenburger Volksfestes 2022
6SHS/1/6/21 Erweiterung des Stellenplans durch die Verlagerung der Funktion Marktmeister auf die Kongress- und Touristikbetriebe

Nichtöffentliche Sitzung

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1. / SHS/1/1/21. Bekanntgabe des Jahresabschlusses 2020 der Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg; Bericht über die Abschlussprüfung der Firma Schüllermann und Partner AG, Dreieich (Referent Herr Harald Reinhart - Wirtschaftsprüfer der Schüllermann und Partner AG)

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Stadthallensenat 1. Sitzung des Stadthallensenates 26.07.2021 ö Beschließend 1SHS/1/1/21

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Der Jahresabschluss 2020  des Eigenbetriebs Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg besteht gem. § 20 EBV aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang. 
Lt. § 25 Abs. 3 EBV stellt der Stadthallensenat den Jahresabschluss vorberatend fest. Dieser Feststellung gehen die Jahresabschlussprüfung und die örtliche Rechnungsprüfung voraus.
Nach Abschluss und Prüfung durch die beauftragte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die Schüllermann und Partner AG, Dreieich, wird vorbehaltlich der Prüfung durch die örtliche Rechnungsprüfung für das Wirtschaftsjahr 2020 folgendes durch den Wirtschaftsprüfer testierte Ergebnis zur Kenntnis gegeben.

Die Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg schließen das Wirtschaftsjahr 2020 mit einem Verlust von € 1.432.330,96 ab.

Die Abschlussprüfung des Jahresabschlusses 2020 erfolgte im Juni 2021 durch die Firma Schüllermann und Partner AG, Dreieich. Sie hat den Jahresabschluss einschließlich Lagebericht des Wirtschaftsjahres 2020 am 16. Juni 2021 mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen (siehe Anlage).
Die örtliche Rechnungsprüfung ist noch nicht abgeschlossen. Nach Abschluss der örtlichen Rechnungsprüfung wird der Jahresabschluss 2020 dem Stadthallensenat zur Feststellung vorgelegt werden.

.Beschluss:

I. Der Stadthallensenat nimmt das Ergebnis des Jahresabschlusses für das Wirtschaftsjahr 2020 des Eigenbetriebes Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg zusammen mit dem Ergebnis der Abschlussprüfung 2020 durch die Firma Schüllermann und Partner AG, Wirtschaftsprüfungs-/Steuerberatungsgesellschaft, Dreieich, zustimmend zur Kenntnis.

II. Angaben zur Klimawirkung:
Bewertung -  jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
Wenig klimarelevant
Teilweise klimarelevant 
Sehr klimarelevant
[ x ]   keine weiteren Angaben erforderlich
[…..]   kurze Erläuterung in den Begründungen
[…..]  ausführlicher Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
 (Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:
Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [   ]
nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Einstimmig angenommen

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2. / SHS/1/2/21. SHS/1/2/21

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Stadthallensenat 1. Sitzung des Stadthallensenates 26.07.2021 ö Beschließend 2SHS/1/2/21

.Beschluss:

In einer der kommenden beiden Sitzungen des Stadthallensenates wird darüber diskutiert werden, einen eigenen Booker einzustellen, auch im Hinblick auf die bevorstehenden personellen Wechsel bei den Kongress- und Touristikbetrieben im Jahr 2022.

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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3. / SHS/1/3/21. Bericht zum laufenden Geschäftsjahr 2021 - Halbjahresbericht

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Stadthallensenat 1. Sitzung des Stadthallensenates 26.07.2021 ö Beschließend 3SHS/1/3/21

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Nach §4 Abs. 5 Betriebssatzung für den Eigenbetrieb „Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg“ hat die Werkleitung dem Oberbürgermeister und dem Stadthallensenat (Werkausschuss) halbjährlich über die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen sowie über die Abwicklung des Vermögensplanes schriftlich zu berichten.

Für den Zeitraum 01.01. – 30.06.2021 folgendes Bild:
Gewinn- und Verlustrechnung                                                           09.07.2021
Firma:
Kongress- und Touristikbetriebe
                               Zeitraum

der Stadt Aschaffenburg
01.01.2021 - 30.06.2021
Straße:
Schlossplatz 1



PLZ/Ort:
63739 Aschaffenburg








 
GuV-Positionen
 
Aktuelles Jahr
Vorjahr
1.
Umsatzerlöse

351.027,88 €
387.058,19 €





2.
Andere aktivierte Eigenleistungen

0,00 €
0,00 €





3.
Sonstige betriebliche Erträge

1.161,27 €
8.638,81 €

davon Auflösg.Sonderposten m.Rücklagenanteil
0,00 €







4.
Materialaufwand

205.395,10 €
188.347,32 €

a) Aufwand für Roh-, Hilfs-, Betr.stoffe, bez.Waren
  97.924,38€



b) Aufwand für bezogene Leistungen
107.470,72€







5.
Personalaufwand

427.996,62 €
500.856,47 €

a) Löhne und Gehälter
310.691,42€



b) Soziale Abgaben u.Aufwand f.Altersvers.u.Unterst.
117.305,20€



    davon für Altersversorgung
24.998,25€







6.
Abschreibungen

70.138,67 €
67.628,59 €

a) auf immat. Anlagevermögen und Sachanlagen
61.514,66 €







7.
Sonstige betriebliche Aufwendungen

180.478,39 €
231.697,66 €

davon Zuführg.zu Sonderposten m.Rücklagenant.
0,00 €







8.
Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge

0,00 €
0,00 €





9. 
Zinsen und ähnliche Aufwendungen

253,46 €
139,04 €






10.

Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit
 
-532.073,09€
-592.972,08€
 
 
 


11.
Sonstige Steuern

308,00 €
308,00 €






12.

Halbjahresergebnis
 

-532.381,09€

-593.280,08€



Die Umsätze des ersten Halbjahres 2021 sind in der anhaltenden Corona-Pandemie gegenüber dem Vorjahr, in dem von Januar bis Mitte März noch normales Veranstaltungsleben möglich war, noch einmal um 36TEUR (9,3%) zurückgegangen. Das Halbjahresergebnis hat sich trotzdem um 61TEUR verbessert, was vor allem auf der seit 15.08.2020 bestehenden Kurzarbeit beruht (die tatsächliche Einsparung von Personalkosten durch die Kurzarbeit beträgt gegenüber dem Vorjahr
72.859,85€). Bisher wurde von der Bundesagentur für Arbeit Kurzarbeitergeld in Höhe von 37.517,75€ für die Monate Januar bis März 2021 an die Stadt Aschaffenburg für die Kongress- und Touristikbetriebe erstattet (kumuliert von August 2020 – März 2021 insgesamt 61.576,33€).  Auf Grund der aktuellen Entwicklungen im Veranstaltungssektor hat der Eigenbetrieb weitere Kurzarbeit bis zum 31.12.2021 beantragt. 

An staatlichen Hilfen in Form von November- und Dezemberhilfen wurden uns im ersten Halbjahr 2021 80.976,82€ bewilligt und überwiesen. 

Die Entwicklung für das  zweite Halbjahr 2021  wird vor dem Hintergrund gesetzlicher Vorgaben nur schleppend verlaufen. Im Kongressbereich wird man abwarten müssen, wie die zulässigen Besucherzahlen sind und wie die Veranstalter darauf reagieren. Der Tourismus in Aschaffenburg entwickelt sich vorsichtig positiv. Im Veranstaltungsmanagement ist schon jetzt klar, dass das Stadtfest in diesem Jahr wieder ausfallen muss. Für Herbst und Winter sind die Durchführung eines Jahrmarktes und in angepasster Form ein Weihnachtsmarkt geplant, wobei auch deren Realisierung von der Corona-Pandemie abhängig ist.


.Beschluss:

I. Der mündliche Bericht der Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg zum laufenden Geschäftsjahr 2021 – Halbjahresbericht wird zur Kenntnis genommen.

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung -  jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
Wenig klimarelevant
Teilweise klimarelevant 
Sehr klimarelevant
[ x ]   keine weiteren Angaben erforderlich
[…..]   kurze Erläuterung in den Begründungen
[…..]  ausführlicher Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
 (Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [   ]
nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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4. / SHS/1/4/21. Antrag des Bayerischen Landesverbandes der Marktkaufleute und Schausteller vom 02.06.2021 - Verlängerung des Weihnachtsmarktes 2021

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Stadthallensenat 1. Sitzung des Stadthallensenates 26.07.2021 ö Beschließend 4SHS/1/4/21

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Gemäß § 2 Abs. 2 der gültigen Verordnung der Stadt Aschaffenburg über den Aschaffenburger Weihnachtsmarkt auf dem Platz vor der Stadthalle am Schloss (Weihnachtsmarktverordnung)
beginnt der Aschaffenburger Weihnachtsmarkt am letzten Donnerstag vor dem 1. Advent und endet am 22. Dezember. 

Da die Adventszeit je nach kalendarischer Konstellation unterschiedlich lang ist, ergeben sich von Jahr zu Jahr unterschiedlich lange Veranstaltungszeiten für den Aschaffenburger Weihnachtsmarkt. Der Weihnachtsmarkt 2021 wäre 28 Tage lang. 

Der Bayerische Landesverband der Marktkaufleute und Schausteller e.V. beantragt den Weihnachtsmarktbeginn analog 2017, 2018 und 2019 um einen Tag von Donnerstag auf Mittwoch vorzuverlegen. Weihnachtsmarktbeginn wäre somit am Mittwoch, 24.11.2021. 

Aus organisatorischer Sicht spräche nichts gegen einen früheren Beginn. Der Marktaufbau ist trotz des damit engeren Zeitfensters problemlos realisierbar, das zeigen die Erfahrungen der letzten beiden Jahre.
Aussagen der beiden örtlichen Schaustellerverbände zur Folge, war der vorgezogene Eröffnungs-tag in der Vergangenheit umsatzstark und von den Besuchern sehr gut angenommen worden.

Auf den Aschaffenburger Wochenmarkt hat ein früherer Beginn keinerlei Auswirkungen. (Der Aufbau des Weihnachtsmarktes würde am Samstag, 20.11.2021, nach dem Wochenmarkt beginnen, der Wochenmarkt notwendigerweise ab Mittwoch, 24.11.2021, auf dem Ausweichplatz stattfinden.)

Mit dem früheren Weihnachtsmarktbeginn entstünden der Verwaltung Mehrkosten (u.a. für Personalkosten, Sicherheitsdienst und KuT, Rahmenprogrammkosten, Stromverbrauch), die mit einer zusätzlichen Kostenpauschale in Höhe von 5% der Platzgelder aufgefangen werden können.

.Beschluss:

I. Der Beginn des Aschaffenburger Weihnachtsmarktes 2021 wird um einen Tag von Donnerstag, 25.11., auf Mittwoch, 24.11, vorverlegt. Zur besseren Deckung der entstehenden Mehrkosten beschließt der Stadthallensenat eine zusätzliche Kostenpauschale von 5% der Platzgelder zu erheben.

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung -  jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
Wenig klimarelevant
Teilweise klimarelevant 
Sehr klimarelevant
[ x ]   keine weiteren Angaben erforderlich
[…..]   kurze Erläuterung in den Begründungen
[…..]  ausführlicher Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
 (Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [ x ]
nein [  ]

Sofern Kosten entstehen:


Die Kosten sind im laufenden Haushaltsplan veranschlagt
ja [   ]
nein [ x ]
Es entstehen Folgekosten
ja [ x ]
nein [   ]
Häufigkeit der Folgekosten
einmalig
[ x ]
wiederkehrend
[   ]

Abstimmungsergebnis:
Einstimmig angenommen

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5. / SHS/1/5/21. Antrag des Bayerischen Landesverbandes der Marktkaufleute und Schausteller, Bezirksstelle Aschaffenburg vom 26. Mai 2021 - vorzeitiger Beginn des Aschaffenburger Volksfestes 2022

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Stadthallensenat 1. Sitzung des Stadthallensenates 26.07.2021 ö Beschließend 5SHS/1/5/21

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Der reguläre Volksfesttermin im Jahr 2022 ist Freitag, 17. Juni bis Montag, 27. Juli, so Punkt 2.1 der gültigen Richtlinien der Stadt Aschaffenburg für die Zuteilung von Standplätzen auf dem Aschaffenburger Volksfest. 

Aufgrund der kalendarischen Situation, Fronleichnam fällt 2022 auf Donnerstag, 16. Juni, beantragt der Bayerischen Landesverbandes der Marktkaufleute und Schausteller, Bezirksstelle Aschaffenburg, das Volksfest im nächsten Jahr einen Tag früher zu eröffnen und den Feiertag in die Volksfestspielzeit mit einzubeziehen. 

Sollte dem Antrag zugestimmt werden, würde am Fronleichnamstag 2022

  1. der Festbetrieb mit Rücksicht auf die Feierlichkeiten der katholischen Kirche nach den Fronleichnamsprozessionen um 14:00 Uhr beginnen und um 1:00 Uhr enden
  2. die offizielle Eröffnung mit Bieranstich um 19:00 Uhr und das Eröffnungsfeuerwerk um 22:30 Uhr erfolgen 

Herr Dekan Martin Heim vom katholischen Dekanat Aschaffenburg hat sich in einer schriftlichen Stellungnahme positiv zu diesem Antrag geäußert. Er habe keine Einwände gegen einen vorzeitigen Beginn am Feiertag Fronleichnam in der oben dargelegten zeitlichen Konstellation.  

Bei gleichen kalendarischen Gegebenheiten im Jahr 2001, 2003, 2006, 2014, 2016 und 2019 hatte der Stadtrat jeweils einer vorzeitigen Volksfesteröffnung am Feiertag zugestimmt.   

Der Grund für diesen Antrag liegt darin begründet, dass Feiertage erfahrungsgemäß gut besuchte, umsatzstarke Veranstaltungstage sind und insbesondere von Familien stark frequentiert werden. 

Mit der zeitlichen Vorverlegung des Volksfestbeginns und Ausweitung der Veranstaltungsdauer von 11 auf 12 Tage ist nach jetzigem Kenntnistand mit voraussichtlichen Mehrkosten in Höhe von ca. 4.500 Euro zu rechnen (u.a. Mehrkosten für Müllentsorgung, Sicherheitsdienst, Strom- / Wasserverbrauch, Toiletten, Bauzaunmiete, Feuerwehrwache).

.Beschluss:

I. Aus Sicht der Verwaltung ist ein vorzeitiger Beginn des Volksfestes 2022 am Feiertag Fronleichnam, Donnerstag, 16. Juni 2022, zu befürworten.

Zur besseren Kostendeckung des um einen Tag verlängerten Volksfestes 2022 schlägt die Verwaltung vor, von den teilnehmenden Schaustellerbetrieben zusätzlich zu den Platzgeldern und anlassbezogen für das Volksfest 2022 eine Kostenpauschale in Höhe von 5 % (Werte gerundet) der Platzgelder zu erheben.

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung -  jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
Wenig klimarelevant
Teilweise klimarelevant 
Sehr klimarelevant
[ x ]   keine weiteren Angaben erforderlich
[…..]   kurze Erläuterung in den Begründungen
[…..]  ausführlicher Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
 (Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:
Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [ x ]
nein [  ]

Sofern Kosten entstehen:


Die Kosten sind im laufenden Haushaltsplan veranschlagt
ja [   ]
nein [ x ]
Es entstehen Folgekosten
ja [ x ]
nein [   ]
Häufigkeit der Folgekosten
einmalig
[ x ]
wiederkehrend
[   ]

Abstimmungsergebnis:
Einstimmig angenommen

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6. / SHS/1/6/21. Erweiterung des Stellenplans durch die Verlagerung der Funktion Marktmeister auf die Kongress- und Touristikbetriebe

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Stadthallensenat 1. Sitzung des Stadthallensenates 26.07.2021 ö Beschließend 6SHS/1/6/21

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Für die Koordination des Auf- und Abbaus des Aschaffenburger Wochenmarktes sowie durchzuführende Kontrolle gibt es die Funktion eines sog. Marktmeisters. Bislang wurde diese Funktion durch das Ordnungsamt abgedeckt und der Aufwand den Kongress- und Touristikbetrieben in Rechnung gestellt. Dabei entstanden jährlich Kosten in Höhe von rund 11 T€.

Da der entsprechende Mitarbeiter des Ordnungsamtes im November in den Ruhestand geht und das Amt sich nicht in der Lage sieht diese Funktion künftig abdecken zu können, muss diese Stelle extern besetzt und direkt bei den Kongress- und Touristikbetrieben angesiedelt werden.

Da diese Stelle im Stellenplan der Kongress- und Touristikbetriebe bislang nicht vorhanden war, ist eine Beschlussfassung durch den Stadthallensenat erforderlich. Es ist daran gedacht die Funktion mit 10 Wochenstunden auf nebenberuflicher Basis nach TVÖD 5 zu besetzen. Diese würde nach Auskunft des Amtes für zentrale Dienst Kosten in Höhe von 12.275 € jährlich nach sich ziehen, die jedoch größtenteils durch die Einsparung der bisherigen Aufwendungen gegenüber dem Ordnungsamt gedeckt sind.

.Beschluss:

I. Der Stadthallensenat stimmt der Erweiterung des Stellenplans der Kongress- und Touristikbetriebe um die Funktion eines Marktmeisters in Teilzeit ab November 2021 zu. Die Vergütung erfolgt nach TVÖD 5. Die Personalkosten hierfür sollen pro Jahr max. 15.000.- EUR betragen.

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung -  jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
Wenig klimarelevant
Teilweise klimarelevant 
Sehr klimarelevant
[ x ]   keine weiteren Angaben erforderlich
[…..]   kurze Erläuterung in den Begründungen
[…..]  ausführlicher Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
 (Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [ x ]
nein [  ]

Sofern Kosten entstehen:


Die Kosten sind im laufenden Haushaltsplan veranschlagt
ja [   ]
nein [ x ]
Es entstehen Folgekosten
ja [ x ]
nein [   ]
Häufigkeit der Folgekosten
einmalig
[  ]
wiederkehrend
[ x ]

Abstimmungsergebnis:
Einstimmig angenommen

Datenstand vom 25.11.2021 10:58 Uhr