Datum: 24.03.2022
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: großer Saal der Stadthalle am Schloss
Gremium: Digitalisierungs- und Organisationssenat


Öffentliche Sitzung, 17:00 Uhr bis 18:07 Uhr

TOP-Nr.SP-Nr. Bezeichnung
1DOS/2/1/22 "Aschaffenburger Geschichten"; Die neue Smartphone-App zum digitalen Stadtlabor "Aschaffenburg 2.0" (Vortrag: Vertreter des Start-Ups Geomodo)
2DOS/2/2/22 Projektbericht "Einführung des Bayerischen Einheitsaktenplans in der Stadtverwaltung Aschaffenburg"
3DOS/2/3/22 Bericht der Verwaltung zum Projektstand der Organisationsuntersuchung
4DOS/2/4/22 Einführung neues Social Intranet - Bericht
5DOS/2/5/22 Ergebnisbericht Umfrage Verwaltungsdigitalisierung Bericht
6DOS/2/6/22 Behandlung des Antrags von Herrn Stadtrat Dr. Lothar Blatt (UBV) vom 17.12.2021 wegen "Informationen über das Log4j-Sicherheitsproblem" und Bekanntgabe der Stellungnahme der Verwaltung vom 17.01.2022

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1. / DOS/2/1/22. "Aschaffenburger Geschichten"; Die neue Smartphone-App zum digitalen Stadtlabor "Aschaffenburg 2.0" (Vortrag: Vertreter des Start-Ups Geomodo)

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat 2. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates 24.03.2022 ö Beschließend 1DOS/2/1/22

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Vor kurzem konnte die App zum digitalen Stadtlabor „Aschaffenburg 2.0“, die „Aschaffenburger Geschichten“, veröffentlicht werden. Die App bildet somit die hochmobile Version des Stadtlabors. Über eine Karte, Push-Benachrichtigungen, Audiodateien und verschiedene Routen können historische Orte und Ereignisse, aber auch persönliche Lebenserzählungen unterwegs entdeckt werden. Die App ist kostenfrei und in den gängigen App-Stores (Google Play und Apple App Store) erhältlich. Durch die App wird, ergänzend zum Stadtlabor, die Geschichte und Kultur der Stadt einfach zugänglich gemacht. Eine Auswahl des Stadtlaborangebots kann bereits in der App abgerufen werden, die Inhalte werden in Zukunft regelmäßig aktualisiert und erweitert, eine direkte Weiterleitung zur Plattform „Aschaffenburg 2.0“ ist stets gewährleistet.
Die Entwicklung der App wurde in Zusammenarbeit mit dem jungen Aschaffenburger Start-up Geomodo realisiert.

.Beschluss:

I. Der Bericht des Stadt- und Stiftsarchivs wird zustimmend zur Kenntnis genommen (Anlage 1).

II. Angaben zur Klimawirkung:
Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant
teilweise klimarelevant
sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich
[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen
[  ]  ausführliche Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:
Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [  ]
nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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2. / DOS/2/2/22. Projektbericht "Einführung des Bayerischen Einheitsaktenplans in der Stadtverwaltung Aschaffenburg"

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat 2. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates 24.03.2022 ö Beschließend 2DOS/2/2/22

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Die Einführung des Bayerischen Einheitsaktenplans (EAPl) in der gesamten Stadtverwaltung Aschaffenburg als neue Ablagestruktur wurde zum 01.01.2019 hin beschlossen. Sie liefert die strukturelle und systematische Aktenablagestruktur, die für die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems benötigt wird. Seit diesem Zeitpunkt ist das Stadt- und Stiftsarchiv Aschaffenburg mit der Umsetzung und der Einführung des EAPl’s betraut. In der Sitzung des DOS am 24.3.2022 möchten wir Sie auf den aktuellen Stand der Einführung bringen, Neuerungen vorstellen und die weiteren Schritte diesbezüglich ausführen.

.Beschluss:

I. Der Bericht des Stadt- und Stiftsarchivs zum Projekt „Einführung des Bayerischen Einheitsaktenplans“ wird zustimmend zur Kenntnis genommen.

II. Angaben zur Klimawirkung:
Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant
teilweise klimarelevant
sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich
[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen
[  ]  ausführliche Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:
Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [  ]
nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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3. / DOS/2/3/22. Bericht der Verwaltung zum Projektstand der Organisationsuntersuchung

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat 2. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates 24.03.2022 ö Beschließend 3DOS/2/3/22

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

.Beschluss:

I. Der Bericht der Verwaltung zum Projektstand der Organisationsuntersuchung wird zur Kenntnis genommen.

II. Angaben zur Klimawirkung:
Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant
teilweise klimarelevant
sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich
[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen
[  ]  ausführliche Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:
Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [  ]
nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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4. / DOS/2/4/22. Einführung neues Social Intranet - Bericht

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat 2. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates 24.03.2022 ö Beschließend 4DOS/2/4/22

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

I. Neue Formen der Zusammenarbeit sind ein essenzieller Bestandteil der digitalen und kulturellen Transformation der Verwaltung. Vor diesem Hintergrund hat die Stadtverwaltung Aschaffenburg ein neues Social Intranet eingeführt, das das bisherige Intranet der Stadt vollständig ablösen wird. Damit ist die technische Voraussetzung für eine kollaborative, ämterübergreifende Arbeit geschaffen, welche nun auch in die tägliche Amtspraxis überführt werden soll. Im bisherigen Intranet der Stadt waren nur statische Informationen abrufbar. Das neue social Intranet besteht u.a. aus 

  • einer persönlichen Startseite für die Mitarbeiter*innen
  • einem Nachrichtenbereich
  • einem Gruppenbereich (für Arbeits- und Projektgruppen)
  • einem Informationsportal mit allen wichtigen Basisinformationen
  • einem Chat

Das Social Intranet ist per App und im Browser abrufbar. Zu Beginn erhielten ca. 1.250 Mitarbeiter*innen Zugang. 

Das neue Social Intranet der Stadt ist eine SaaS-Plattform des Anbieters Viadesk. Sie ist DSGVO-konform und wird entsprechend der geltenden Standards der IT der Stadt Aschaffenburg betreut.

.Beschluss:

I. Der Sachstandsbericht zur Einführung des neuen Social Intranets wird zustimmend zur Kenntnis genommen (Anlage 2).   

II. Angaben zur Klimawirkung:
Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant
teilweise klimarelevant
sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich
[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen
[  ]  ausführliche Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:
Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [  ]
nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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5. / DOS/2/5/22. Ergebnisbericht Umfrage Verwaltungsdigitalisierung Bericht

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat 2. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates 24.03.2022 ö Beschließend 5DOS/2/5/22

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

I. Ende 2021 hat das Amt für IT und Digitalstrategie der Stadt Aschaffenburg eine interne Umfrage zur Verwaltungsdigitalisierung in der Stadtverwaltung durchgeführt. Angeschrieben wurden alle Mitarbeiter*innen und der Stadtverwaltung mit einer städtischen E-Mailadresse. Von 926 Mitarbeiter*innen nahmen insgesamt 429 Personen an der Befragung teil. Die Rücklaufquote betrug damit 46 %.

Die Befragung zielte darauf ab, den Status Quo der Einstellung und Haltung zur Verwaltungsdigitalisierung aus Sicht der Mitarbeiter zu eruieren. Potentiale und Hemmnisse sollten mit Hilfe der Befragung identifiziert werden. Denn die Digitalisierung ist nicht nur eine technische Entwicklung, sondern eine soziale und gesellschaftliche Transformation. Dieser Wandel muss bewusst gestaltet werden.  

Ziel ist es, aus der Umfrage relevante Maßnahmen abzuleiten, die dazu beitragen, die Verwaltung im Bereich Digitalisierung zukunftsfähig zu machen und die Mitarbeiter*innen auf diesem Weg mitzunehmen.

Die Auswertung der Umfrage zeigt, dass grundsätzlich die Forderung nach einer stärkeren Digitalisierung von Verwaltungsprozessen bei den Mitarbeiter*innen auf eine unterstützende Grundhaltung trifft. Der Digitalisierung wird allgemein eine hohe Wichtigkeit zugeschrieben. Auch Formen des modernen Arbeitens durch Videokonferenzen und mobiles Arbeiten finden verstärkt Anklang. Das Amt für IT und Digitalstrategie nimmt eine herausgehobene Rolle im Digitalisierungsprozess ein, die Mitarbeiter*innen sehen die Verantwortung mehrheitlich jedoch in allen Bereichen der Stadtverwaltung. 

Gleichzeitig zeigt sich, dass die Stadtverwaltung den Mitarbeiter*innen bestimmte Themen wie das Onlinezugangsgesetz oder auch das Leitbild der Digitalisierung als Treiber vieler Modernisierungsprozesse in der Stadtverwaltung noch stärker vermitteln muss. Dieser Vermittlungsfunktion kommt in Zukunft eine deutlich stärkere Rolle zu – ebenso wie einem wachsenden Maß an Schulungen zur Vermittlung von Digitalkompetenzen. 

Die ausführlichen Ergebnisse erhalten Sie im beigefügten Ergebnisbericht. 

In einer Nachbefragung wurde zudem explizit nochmal danach befragt, wie die Digitalisierung der Verwaltung schneller vorangetrieben werden könnte. Hier gaben noch einmal 111 Teilnehmer*innen Ihre Einschätzung ab. Es zeigt sich, dass vor allem im Bereich IT (Ausstattung, Personal und Support) das größte Anforderungspotential gesehen wird. Zudem besteht der klare Wunsch, verstärkt analoge Prozesse zu digitalisieren und den Change Prozess und die Kommunikation zu verbessern. 

.Beschluss:

I. Der Sachstandsbericht zu den Ergebnissen der Umfrage zur Verwaltungsdigitalisierung wird vom Stadtrat zustimmend zur Kenntnis genommen (Anlage 3).  

II. Angaben zur Klimawirkung:
Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant
teilweise klimarelevant
sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich
[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen
[  ]  ausführliche Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:
Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [  ]
nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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6. / DOS/2/6/22. Behandlung des Antrags von Herrn Stadtrat Dr. Lothar Blatt (UBV) vom 17.12.2021 wegen "Informationen über das Log4j-Sicherheitsproblem" und Bekanntgabe der Stellungnahme der Verwaltung vom 17.01.2022

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat 2. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates 24.03.2022 ö Beschließend 6DOS/2/6/22

.Beschluss:

Der Antrag von Herrn Stadtrat Dr. Lothar Blatt (UBV) vom 17.12.2021 und die Stellungnahme der Verwaltung vom 17.01.2022 werden zur Kenntnis genommen (Anlage 4).

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

Datenstand vom 14.07.2022 15:51 Uhr