Datum: 06.07.2022
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: kleiner Saal der Stadthalle am Schloss
Gremium: Digitalisierungs- und Organisationssenat
Öffentliche Sitzung, 17:03 Uhr bis 19:27 Uhr

Öffentliche Sitzung

TOP-Nr.	SP-Nr.	Bezeichnung
1	DOS/3/1/22	SPNr. vor TOP 1 ö
2	DOS/3/2/22	„Digital-analog-miteinander. Das Projekt HeimatHub für den Bayerischen Untermain“ (2022-2024)
3	DOS/3/3/22	Präsentation EU-Projekt „DialogCity. A holistic approach towards a digital cultural infrastructure in European cities“ (2022-2026)
4	DOS/3/4/22	Projekt zur Digitalisierung; Das „Stadtarchiv Mainzer Zeit (SMZ)“ im Stadt- und Stiftsarchiv Aschaffenburg
5	DOS/3/5/22	Sachstandsbericht zu Digitalisierungsprojekten der Verwaltung
6	DOS/3/6/22	Fortschreibung „Leitbild Digitalisierung“ von 2019

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1. / DOS/3/1/22. SPNr. vor TOP 1 ö

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	3. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	06.07.2022	ö	Beschließend	1	DOS/3/1/22

.Beschluss:

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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2. / DOS/3/2/22. „Digital-analog-miteinander. Das Projekt HeimatHub für den Bayerischen Untermain“ (2022-2024)

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	3. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	06.07.2022	ö	Beschließend	2	DOS/3/2/22

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

In der Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenats wird der aktuelle Planungsstand, der inhaltliche Zuschnitt des Projekts sowie der Kreis der beteiligten Partner näher erläutert werden. Hier soll auch zukünftig über das Projekt regelmäßig berichtet werden. 

Zum Hintergrund: Die Regierung von Unterfranken hat das Projekt „Digital-analog-miteinander. Das Projekt HeimatHub für den Bayerischen Untermain“ bewilligt. Der Förderbescheid ist am 20. Mai in Nürnberg durch Staatsminister Albert Füracker überreicht worden.

Die Bewilligung ist im Rahmen der Richtlinie „Heimat Digital Regional – Förderung von Heimatprojekten mit Schwerpunkt Digitalisierung insbesondere zur Stärkung regionaler Identität in Bayern“ erfolgt. Laufzeit des Projekts: bis 30.6. 2024.

Das Kooperationsprojekt umfasst neben der Stadt Aschaffenburg (Projektträger, Stadt- und Stiftsarchiv) ein umfangreiches Partnergremium am Bayerischen Untermain: Landkreis Aschaffenburg, Landkreis Miltenberg, Bezirk Unterfranken, Spessartbund e.V., Archäologisches Spessartprojekt, Kulturlandschaft Kahlgrund e.V., Burglandschaft e.V. 

Ziel ist es, ein neuartiges digital-analoges Arbeitsmodell für eine zeitgemäße Strukturierung der bürgerschaftlich organisierten kulturhistorischen Tätigkeiten zu schaffen. Zu diesem Zweck werden eine digitale „Mitmach“-Plattform mit hoher Bindungskraft und Anschlussfähigkeit entstehen, ebenso ein digitales „Bürgerarchiv“ für den Bayerischen Untermain. Ergänzt wird dies durch ein im Vorhaben aufzubauendes analoges Netzwerk in der Region (u.a. mit „Ankerpunkten“ als Anlaufstellen – nach dem Vorbild des Aschaffenburger Digitalladens).

.Beschluss:

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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3. / DOS/3/3/22. Präsentation EU-Projekt „DialogCity. A holistic approach towards a digital cultural infrastructure in European cities“ (2022-2026)

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	3. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	06.07.2022	ö	Beschließend	3	DOS/3/3/22

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

In der Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenats wird der aktuelle Planungsstand, der inhaltliche Zuschnitt des Projekts sowie der Kreis der beteiligten Partner näher erläutert werden. Hier soll auch zukünftig über das Projekt regelmäßig berichtet werden. 

Zum Hintergrund: 

Die Europäische Kommission hat das Projekt „DialogCity. A holistic approach towards a digital cultural infrastructure in European cities“ bewilligt. Das Projekt ist als Kooperationsprojekt mit Partnern aus fünf Staaten (Deutschland, Österreich, Frankreich, Italien und Griechenland) im Programm „Creative Europe“ evaluiert und genehmigt worden (Ausschreibung „CREA-CULT-2021-COOP“, Medium sized projects), die Laufzeit ist vom Sommer 2022 bis Anfang 2026. Leadpartner ist die Stadt Aschaffenburg, die Koordination erfolgt durch das Stadt- und Stiftsarchiv. Die TH Aschaffenburg ist ebenfalls Teil des Konsortiums der Partner (assoziierter Partner). Die formalen und vertraglichen Voraussetzungen zum Start des Projekts sind abgeschlossen. Am 23.9. 2022 wird im Rahmen einer internationalen „Unconference“ an der TH Aschaffenburg ein öffentlichkeitswirksamer Projektauftakt erfolgen. 

Zu den Projektinhalten: Indem das Vorhaben neue Möglichkeiten entwickelt, digitale Innovation mit der realen Mitwirkung der Bürger zu verknüpfen, zielt DIALOG CITY darauf ab, den Zugang zu Kultur über einen dialogischen Ansatz zu erweitern. Den Kern unserer Projektidee bildet die Co-Kreation, umfassend eine Plattform für ein Bürger-Archiv (CITIZEN ARCHIVE PLATFORM) für den Sektor des Kulturerbes sowie eine innovative KI für zukünftige Bildungsprojekte (FUTURE LITERACY). Drei hybride Tagungen (HYBRID FESTIVALS) dienen als physische und digitale Plattformen um ein vielfältiges Publikum zu erreichen, außerdem lädt ein Aufenthaltsprogramm für Künstler (ART FOR PUBLIC) dazu ein, Ideen für urbane Interventionen zu entwerfen. Diese basieren auf dem Mitmach-Prinzip und setzen sich mit lokalen oder globalen Themen auseinander, die von großer Bedeutung für die städtische Gesellschaft sind. 

Digitale Transformation ist mehr eine Frage der Mentalität denn eine rein technische Angelegenheit. Daher ist das übergeordnete Ziel des Projekts, ein sozial inkludierendes, umweltfreundliches und ökonomisch nachhaltiges digitales städtisches Umfeld zu schaffen. Mit der Entwicklung eines Web-Tools zur Archivierung aller Arten von datenbasierten Objekten von verschiedensten Bürgergruppen, welches den Bürger*innen die Möglichkeit der direkten Anteilnahme am Interpretationsprozess der Daten bietet, wird die Präsenz des Kulturguts in der Gesellschaft gestärkt. Die Ausarbeitung zukünftiger Bildungsprojekte und die anschließende Durchführung von Workshops, durch ausgebildete Künstler, hat außerordentliches Potential den Bürgern und Interessenvertretern als Orientierungshilfe im Angesicht einer wachsenden Komplexität unserer global vernetzten Welt zu dienen. Das Projekt hat eine Partnerschaft zwischen kleinen und mittelgroßen Städten in fünf europäischen Staaten zum Ziel, basierend auf der Zusammenarbeit von Stadtmuseen, Stadtarchiven, kulturellen Organisationen, städtischen Aktivisten, sozialen Architekten sowie Ausbildungseinrichtungen. Auf diesem Weg werden viele verschiedene Sichtweisen eingebunden und schaffen die Basis für eine humane Digitalisierung und ein fortlaufendes Benutzer-Engagement. Außerdem ermöglicht es ein nachhaltiges Netzwerk, in dem kreative Lösungen beständig in den verschiedensten Gesellschaftsbereichen entwickelt werden.

.Beschluss:

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Einstimmig angenommen

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4. / DOS/3/4/22. Projekt zur Digitalisierung; Das „Stadtarchiv Mainzer Zeit (SMZ)“ im Stadt- und Stiftsarchiv Aschaffenburg

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	3. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	06.07.2022	ö	Beschließend	4	DOS/3/4/22

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Im Projekt fallen Ausgaben in Höhe von 141.900€ an (aufgeteilt auf die HH-Jahre 2023: 100.000€, 2024: 41.900€), denen Projekteinnahmen in Höhe von 117.200€ gegenüberstehen (aufgeteilt auf die HH-Jahre 2023: 88.000€, 2024: 29.200€) gegenüberstehen. 

Die inhaltliche Begleitung des Projektes und dessen Fortschritte werden im Digitalisierungs- und Organisationssenat bzw. Kultursenat vorgestellt.

.Beschluss:

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Einstimmig angenommen

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5. / DOS/3/5/22. Sachstandsbericht zu Digitalisierungsprojekten der Verwaltung

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	3. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	06.07.2022	ö	Beschließend	5	DOS/3/5/22

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

 

1. Umsetzung Onlinezugangsgesetz (OZG)

Zuletzt wurde am 20.01.2022 im Digitalisierungs- und Organisationssenat über die OZG-Um­setzung berichtet. Zu diesem Zeitpunkt hatte Aschaffenburg 54 Online-Verfahren zur Verfügung gestellt, die mittlerweile auf 89 ausgebaut wurden und im BayernPortal zur Verfügung stehen (vgl. https://www.freistaat.bayern/dokumente/behoerde/74109309388?plz=63739&behoerde=74109309388&gemeinde=650078677699 - Stand 09.06.2022).

Damit liegt Aschaffenburg im Vergleich der bayerischen kreisfreien Städte der Größenklasse 4 (50 - 100.000 EW) auf Platz 1.

Der Ausbau der Online-Verfahren erfolgte (neben der Nutzung von zentralen Online-Verfahren und dem Zukauf bei Drittanbietern) durch einen Formularbaukasten für Online-Formulare. Für diesen Formularbaukasten hat die Regierung von Unterfranken mit Bescheid vom 30.05.2022 die Auszahlung einer Zuwendung i. H. v. 20.000,00 € festgesetzt, das entspricht dem Förder­höchstbetrag der Förderrichtlinie digitales Rathaus.

Aktuell arbeitet die Verwaltung an der Einführung weiterer Online-Verfahren, darunter am digitalen Baugenehmigungsverfahren.

2. Stand der Umsetzung des Förderprojektes kommunal? digital! des Bayerischen Staatsministeri­ums für Digitales (Förderzeitraum 01.01.2022 - 31.03.2024)

Die Stadt Aschaffenburg hat sich 2021 für die Teilnahme am Förderprojekt kommunal? digital! mit der Idee der „Digitalen Manufaktur“ beworben. Hier geht es um den Aufbau eines KI-gestützten Prototypen für Bürger*innen-Ideen gemeinsam mit der Technischen Hochschule Aschaffenburg.

Am 23.12.2021 haben wir den Förderbescheid erhalten mit Projektstart zum 01.01.2022.

Am 19.07.2021 wurde der Stadtrat über die Bewerbung beim Förderprogramm in Kenntnis ge­setzt und am 20.09.2021 wurde der Stadtrat über die erfolgreiche Bewerbung informiert.

Die ersten Monate waren durch Einstellung von Projektpersonal und Erstellung des Weiter­leitungsbescheides für die Mittelweiterleitung an die TH gekennzeichnet. Seit 01.03.2022 sind die beiden Projektmitarbeiterinnen für das Projekt und die inhaltliche Umsetzung tätig und haben die ersten Daten der Stadtverwaltung aus vergangenen Umfragen und Beteiligungs­projekten gesichtet und strukturiert und als grundlegende Datensätze für das erste KI Kern­system aufbereitet.

Geplant sind weitere Bürger*innenumfragen und Beteiligungen, um den Prototyp mit aktuellen Datensätzen zu erweitern.

Der Digitalisierungs- und Organisationssenat wird Ende des Jahres über den weiteren Projektverlauf informiert.

3. Website Relaunch von www.aschaffenburg.de

Die Stadt Aschaffenburg möchte die Website www.aschaffenburg.de auf Grundlage des Be­schlusses des Digitalisierungs- und Organisationssenats vom 20.01.2022 einem Relaunch unterziehen. Hierfür hat das Amt für IT und Digitalstrategie im Februar 2022 eine Markt­erkundung bei verschiedenen potenziellen Dienstleistern durchgeführt. Von März bis Anfang Juni mussten weitere Arbeiten an dem Projekt aufgrund des Katastrophenfalls und Verpflich­tungen in der Notunterkunft Erbighalle weitestgehend ruhen, so dass der ursprünglich geplante Zeitplan nicht eingehalten werden kann. Das Amt für IT und Digitalstrategie hat die Arbeiten an der Website wieder aufgenommen. Die Verwaltung berichtet über die Ergebnisse der Markt­erkundung und erläutert, welchen Einfluss die Markterkundung auf die weitere Planung der Vergabe hat. Zudem werden die nächsten Schritte im Projekt vorgestellt. 

4. Ausbau von WLAN-Hotspots auf Grundlage des WLAN-Netzes der Stadtwerke

Auf der Grundlage des Stadtratsbeschlusses vom 21.10.2019 fand am 05.05.20220 eine Be­gehung von mehreren Standorten statt, die die Verwaltung den Stadtwerken für die Einrichtung von weiteren Hotspots vorgeschlagen hat. Dabei handelt es sich um Standorte, die auf Grund der Lage und dem zu erwartenden Nutzungspotential besonders gut für öffentliches WLAN geeignet sind (Stiftsplatz/Stiftskirche, Karlsplatz, Marstallplatz, vhs Richtung Steingasse, Roßmarkt Digitalladen, Freihofsplatz, Stadion am Schönbusch).

Anhand des Begehungsprotokolls wird von den Stadtwerken ein Vorschlag zur Priorisierung der Standorte erstellt mit dem Ziel, noch im Jahr 2022 mit der Einrichtung zu beginnen.

5. E-Mail Signatur

Die Verwaltung hat - auch aus den Reihen des Stadtrats - die Anfrage nach E-Mail Signaturen erreicht. Derzeit wird eine Lösung eingeführt, die eine verlässliche Kommunikation durch auto­matische Signaturen ermöglicht. 

Die digitale Signatur bestätigt die Identität und Richtigkeit des Absenders und dient dem Empfänger als digitaler Ausweis. Der Aussteller dieses Ausweises ist somit ausschlaggebend auf die Aussagekraft des Zertifikates der Signatur. Aus diesem Grund wurde die Bayerische Behörden PKI zur Erstellung der Signaturen\Zertifikate gewählt. Mit der ausgewählten Lösung werden automatisch die ankommenden signierten E-Mails an Hand des mitgelieferten öffentlichen Schlüssels des Empfängers geprüft und – falls er sicher ist – zur Retour­verschlüsselung gespeichert.

Mit dem ausgewählten System können neben der E-Mail-Signatur noch andere Funktionen, wie z. B. die sichere Übertragung großer Dateien abgebildet werden.

Der Test der Lösung ist abgeschlossen, so dass diese nun Zug um Zug ausgerollt wird, zu­nächst bei den Funktionspostfächern der Dienststellen. Da der Ausstellungsprozess der Zertifikate mehrstufig ist, und für jeden Teilnehmer individuell durchgeführt werden muss, ist die Neueinrichtung weiterer Teilnehmer zeitintensiv.

.Beschluss:

1. Der Sachstandsbericht der Verwaltung zu maßgeblichen Digitalisierungsprojekten wird zustimmend zur Kenntnis genommen (Anlage 3).

Die Verwaltung wird eine verschlüsselte Mail an die Mitglieder des Digitalisierungs- und Organisationssenates schicken, dass sich diese mit dem Umgang solcher Mails vertraut machen können. Rückmeldungen sind erwünscht. Diese werden evaluiert und anschließend wird über das weitere Vorgehen entschieden.

2. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Einstimmig angenommen

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6. / DOS/3/6/22. Fortschreibung „Leitbild Digitalisierung“ von 2019

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	3. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	06.07.2022	ö	Beschließend	6	DOS/3/6/22

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Auch in der Stadt Aschaffenburg selbst und der Verwaltung hat es seit 2019 fortschreitende Digitalisierungsprojekte gegeben und die Verwaltungsdigitalisierung ist gerade in den letzten 12 Monaten deutlich vorangeschritten. Darüber hinaus haben wir Förderprojekte vom Freistaat Bayern und der Europäischen Union erhalten. 

Die Verortung der Stadt Aschaffenburg im Wirtschafts- und Kulturraum Rhein-Main ist ein weiterer Grund, die Handlungsfelder der Digitalisierung neu zu betrachten. Wir stehen in einem kommunalen Wettbewerb mit anderen Städten in der Region. Firmen, Start-Ups, Familien und junge Arbeitnehmer*innen, aber auch Kulturschaffende und die Kreativwirtschaft werden sich zukünftig dort ansiedeln, wo der Digitalisierungsgrad hoch ist und die sozialen Strukturen in die Transformation gut eingebettet sind und es sich somit für alle gut leben lässt. Es wird eine Frage des Standortvorteils werden, was wir im Bereich Digitalisierung und damit verbunden moderner Lebensqualität für alle bieten können. 

Zudem hat sich auch die Erwartungshaltung der Menschen durch all diese Entwicklungen an Digitalisierung und an die Entwicklung einer Stadt verändert. Die Bürgerinnen und Bürger wollen bei diesem Prozess mitgenommen und aktiv beteiligt werden. 

Die Stadt Aschaffenburg hat mit der Deutung der Smart City als „DialogCity“ im letzten Jahr im Rahmen der Bewerbung um die Smart City Förderung eine neue, kommunikative und beteiligungsorientierte digitale Stadtentwicklung angestoßen, die auf Dialog im digitalen und analogen Raum setzt. Auch diese Entwicklung gilt es, im fortzuschreibenden Leitbild zu verankern. 

Folgende Handlungsfelder werden als Einstieg empfohlen:

• Nachhaltige Digitalisierung (ökonomisch & ökologisch)
• Soziale/gesellschaftliche Digitalisierung
• Kulturelle Digitalisierung

Die zuständigen Mitarbeiter des Amtes für IT- und Digitalstrategie werden hier unter digitaler Beteiligung (Etherpad, digitale Mindmap o.Ä.) transparent die neue Beschlussvorlage erarbeiten. Der Stadtrat sowie weitere Akteure (Koordinationskreis digitale Transformation, Denraum30, etc.) können transparent kommentieren und sich bis zur Sitzung am 24.11.2022 einbringen.  

.Beschluss:

Der Senat beauftragt die Verwaltung einen entsprechenden Beschlussvorschlag zur inhaltlichen Fortschreibung des Leitbildes bis zur Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenats am 24.11.2022 unter Beteiligung der Senatsmitglieder und weiterer Akteure (Koordinationskreis Digitale Transformation, Denkraum30, etc.) zu erarbeiten. 

2. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Einstimmig angenommen