Datum: 24.11.2022
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: kleiner Saal der Stadthalle am Schloss
Gremium: Digitalisierungs- und Organisationssenat
Öffentliche Sitzung, 17:01 Uhr bis 20:16 Uhr

Öffentliche Sitzung

TOP-Nr.	SP-Nr.	Bezeichnung
1	DOS/5/1/22	Organisationsuntersuchung; Vorstellung der Handlungsempfehlungen von Referat 2 durch die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt)
2	DOS/5/2/22	SPNr. nach TOP1ö
3	DOS/5/3/22	Bericht über die Podcast-Reihen „Aschaffenburger Geschichten“ und „Lebensgeschichten der Digitalisierung“
4	DOS/5/4/22	Bericht der Verwaltung über das digitale Baugenehmigungsverfahren
5	DOS/5/5/22	Sachstandsbericht über Digitalisierungsprojekte der Verwaltung

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1. / DOS/5/1/22. Organisationsuntersuchung; Vorstellung der Handlungsempfehlungen von Referat 2 durch die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt)

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	5. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	24.11.2022	ö	Beschließend	1	DOS/5/1/22

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Im Rahmen der Plenumssitzung vom 19.09.2022 wurden die Ergebnisse der Organisationsuntersuchung von Referat 2 sowie der Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg auszugsweise präsentiert. 

Die einzelnen Handlungsempfehlungen für Referat 2 werden nun innerhalb des Digitalisierungs- und Organisationssenates näher vorgestellt. Derzeit beschäftigt sich damit das Referat 2. 

Unter Einbeziehung der Projektsteuerungsgruppe wird bis März 2023 ein Maßnahmenplan erarbeitet. Dieser wird in der darauffolgenden Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates vorgestellt.

Empfehlungen für die zweite Phase der Organisationsuntersuchung werden – soweit nach der Geschäftsordnung erforderlich – dem Stadtrat zur weiteren Beschlussfassung vorgelegt.

.Beschluss:

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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2. / DOS/5/2/22. SPNr. nach TOP1ö

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	5. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	24.11.2022	ö	Beschließend	2	DOS/5/2/22

.Beschluss:

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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3. / DOS/5/3/22. Bericht über die Podcast-Reihen „Aschaffenburger Geschichten“ und „Lebensgeschichten der Digitalisierung“

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	5. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	24.11.2022	ö	Beschließend	3	DOS/5/3/22

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Beide Reihen haben unterschiedliche Schwerpunkte: Die „Aschaffenburger Geschichten“ wollen vor allem Menschen, Vereine und Institutionen vorstellen, die mit der Geschichte der Stadt untrennbar verbunden sind. Die eingeladenen Gäste berichten aus ihrem Wissensfundus, erläutern wichtige Hintergründe und teilen mit uns auch persönliche Momente. Dabei richtet sich der Blick sowohl auf die „großen Zusammenhänge“ als auch auf die „vielen kleinen Details“: Die Tätigkeit des Stadt- und Stiftsarchivs, der schwierige Umgang mit der NS-Vergangenheit, die Erfahrungen der ehemaligen “Gastarbeiter*innen” und die Erfolgsgeschichte der Industrie- und Handelskammer sind nur einige der Themen, die bereits online zu hören sind. Die Reihe zählt bislang 21 Episoden. Moderiert wird sie von Mitarbeiter*innen des Stadt- und Stiftsarchivs.

Bei den „Lebensgeschichten der Digitalisierung“ geht es um die Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft der Digitalisierung. Diese Reihe, die eine Kooperation mit dem „Main-Echo“ darstellt und bisher 12 Episoden zählt, möchte technische Entwicklungen und Probleme ansprechen und die Aschaffenburger*innen dazu motivieren, an der digitalen Transformation ihrer Gesellschaft mitzuwirken. Von der Verwaltungs- und Schuldigitalisierung bis zu Wikipedia und Open Data – ein breites Themenspektrum wird abgedeckt. Zu den eingeladenen Gästen gehören beispielsweise Expert*innen aus dem Bereich der Digitalisierung sowie Vertreter*innen der Stadt Aschaffenburg. 

Beide Podcast-Reihen werden im Digitalladen der Stadt Aschaffenburg (Roßmarkt 11), das über das erforderliche technische Equipment verfügt, aufgenommen. Auch weitere Podcast-Aufnahmen sind für dieses beziehungsweise nächste Jahr geplant, unter anderem zum Thema des Widerstands gegen den Nationalsozialismus in der Rhein-Main-Region („Aschaffenburger Geschichten“) und zu Fragen der Mobilität, Senior*innen und Digitalisierung sowie zu Fragen der Verwaltung der Zukunft („Lebensgeschichten der Digitalisierung“).

.Beschluss:

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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4. / DOS/5/4/22. Bericht der Verwaltung über das digitale Baugenehmigungsverfahren

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	5. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	24.11.2022	ö	Beschließend	4	DOS/5/4/22

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Die Rechtsänderungen sind am 01.02.2021 in Kraft getreten.

Die bisherige Praxis hat gezeigt, dass ein gesetzlich normiertes Verfahren nicht einfach digitalisiert werden kann. Das Bayerische Staatsministerium für Wohnen Bau und Verkehr hat dies frühzeitig erkannt und hat ein digitales Bauantragsverfahren entwickelt, welches zunächst an 15 Pilot-Landratsämtern praktisch erprobt wurde. Diesen Erkenntnissen folgend wurden in die neue Bay. Bauordnung bereits einige Regelungen, z.B. i.S. Unterschriftsleistung durch Architekten, Bauherren, Nachbarn und sonstige Schriftformerfordernisse, bzw. eine Verordnungsermächtigung zum Erlass notwendiger Verfahrensvorschriften aufgenommen.

Das Bayerische Staatsministerium für Wohnen Bau und Verkehr hat zwischenzeitlich, mit dem BayernPortal ein zentrales Postfach für die digitale Bauantragseinreichung eingerichtet. Die Stadt Aschaffenburg hat hier bereits einen Zugang beantragt und eingerichtet. Allerdings ist mit der Übernahme eines digitalen Bauantrages noch lange kein digitales Baugenehmigungsverfahren verbunden. Im Genehmigungsverfahren sind zahlreiche Dritte, insbesondere Behörden digital zu beteiligen. Zudem müssen die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für eine digitale Verfahrensabwicklung geschaffen werden. Die marktgängige Software ist zudem noch nicht dazu in der Lage ein Baugenehmigungsverfahren medienbruchfrei abzuwickeln. Hier läuft derzeit eine Abstimmung mit dem Softwareanbieter. Darüber hinaus ist zu bedenken, dass mit Einführung eines digitalen Baugenehmigungsverfahrens nach wie vor in erheblichem Umfang Bauanträge in Papierform eingehen werden und erst sukzessive mit einer Umstellung bei den Architekten auf eine rein digitale Antragstellung zu rechnen ist. Die in Papierform eingehenden Bauanträge müssen mit sämtlichen Planunterlagen aufwändig eingescannt werden, um diese dann, im neu zu implementierenden digitalen Baugenehmigungsverfahren bearbeiten zu können. Es muss zudem sichergestellt sein, dass digitale Bauanträge mit entsprechenden digitalen Tools bearbeitet werden können.

Derzeit laufen im Bauordnungsamt die Vorbereitungen für eine digitale Bauantragsbearbeitung. Da hier allerdings viele Beteiligte am Verfahren zu berücksichtigen sind und zudem eine hohe Abhängigkeit vom Softwareanbieter besteht, lässt sich derzeit noch keine verbindliche Aussage treffen, zu welchem Zeitpunkt eine Umstellung erfolgen kann. Grundsätzlich ist eine solche im Laufe des Jahres 2023 geplant. 

Dem Umwelt-, Klima- und Verwaltungssenat wird der Bericht der Verwaltung über das digitale Baugenehmigungsverfahren zur Kenntnisnahme gegeben.

.Beschluss:

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

zum Seitenanfang

5. / DOS/5/5/22. Sachstandsbericht über Digitalisierungsprojekte der Verwaltung

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	5. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	24.11.2022	ö	Beschließend	5	DOS/5/5/22

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Zuletzt wurde am 29.09.2022 im Digitalisierungs- und Organisationssenat über die OZG-Um-setzung berichtet. Zu diesem Zeitpunkt hatte Aschaffenburg 90 Online-Verfahren zur Verfügung gestellt. Bis zum 7. November 2022 sind 8 Dienste hinzugekommen, folglich bietet die Stadt Aschaffenburg 98 Online-Dienste.

Damit liegt Aschaffenburg im Vergleich der bayerischen kreisfreien Städte der Größenklasse 4 weiterhin (50 - 100.000 EW) auf Platz 1.

Aktuell arbeitet die Verwaltung an der Einführung weiterer Online-Verfahren, darunter das digitale Baugenehmigungsverfahren, Führerscheinwesen sowie Aufenthaltstitel. Die Online-Dienste im Führerscheinwesen und die des Aufenthaltstitels werden zeitnah (bis Anfang Dezember) freigeschaltet.

2.        24/7 Dokumentenabholstation

Nach der erfolgreichen Montage der 24/7 Dokumentenabholstation wurden nun auch die Mitarbeiter des BSBs geschult. Sobald von Seiten der IT die letzten Anpassungen erledigt wurden, folgt die Öffentlichkeitsarbeit zur Bekanntmachung für die Bürger*innen.

3.         Einführung DMS (Dokumentenmanagementsystem)
Anfang Oktober fand die Kick-off-Veranstaltung zur Einführung des DMS statt. Die technischen Voraussetzungen werden derzeit durch die IT vorangebracht.

4.        Ausblick 2023

Viele Verwaltungsabläufe sind über die Jahre historisch gewachsen und das Wissen liegt bei einzelnen Mitarbeiter*innen. Für eine bessere Organisation, die Optimierung von Abläufen und ein gesammeltes Wissensmanagement, wird ein Prozessmanagement eingeführt. Alte, analoge Vorgehensweisen werden hierbei nicht 1:1 digitalisiert, sondern hinterfragt, optimiert und erst dann in digitaler Form abgebildet.

Die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen im Rahmen des OZG hat sich bisher auf den Weg „bis zur Rathaustür“ beschränkt. Die Bürger*innen können die Möglichkeit der Online-Formulare nutzen, doch intern ist der Arbeitsablauf für die Mitarbeiter*innen meist noch analog und unverändert. Ziel von OZG 2.0 ist es, die Digitalisierung auch in den Behördenabläufen zu realisieren. Die aus den Online-Formularen generierten Daten fließen dann direkt in die Fachverfahren, was für die Mitarbeiter*innen eine enorme Arbeitserleichterung darstellt. Das händische Einpflegen von Daten fällt dadurch weg.
Bisher konnten schon einige eAkten in Fachverfahren eingeführt werden. Ziel ist, den Anteil an eAkten weiter zu erhöhen und Stück für Stück die Papierakte zu ersetzen und die Möglichkeiten des DMS zu nutzen.

.Beschluss:

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0