Datum: 25.07.2023
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: Großer Sitzungssaal im Rathaus
Gremium: Stadthallensenat
Öffentliche Sitzung, 16:59 Uhr bis 18:25 Uhr
Nichtöffentliche Sitzung


Öffentliche Sitzung

TOP-Nr.SP-Nr. Bezeichnung
1SHS/1/1/23 Bekanntgabe des Jahresabschlusses 2022 der Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg Bericht über die Abschlussprüfung der Firma Dornbach GmbH Mainz (Referent xxx – Wirtschaftsprüfer der Dornbach GmbH)
2SHS/1/2/23 SPNr. nach TOP 1 ö
3SHS/1/3/23 Erweiterung des Stellenplans um eine zusätzliche Halbtagskraft für die Reinigung
4SHS/1/4/23 Bericht zum laufenden Geschäftsjahr 2023 Halbjahresbericht
5SHS/1/5/23 Preisanpassungen für die Stadthalle

zum Seitenanfang

1. / SHS/1/1/23. Bekanntgabe des Jahresabschlusses 2022 der Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg Bericht über die Abschlussprüfung der Firma Dornbach GmbH Mainz (Referent xxx – Wirtschaftsprüfer der Dornbach GmbH)

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Stadthallensenat 1. Sitzung des Stadthallensenates 25.07.2023 ö Beschließend 1SHS/1/1/23

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Der Jahresabschluss 2022 des Eigenbetriebs Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg besteht gem. § 20 EBV aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang. 
Lt. § 25 Abs. 3 EBV stellt der Stadthallensenat den Jahresabschluss vorberatend fest. Dieser Feststellung gehen die Jahresabschlussprüfung und die örtliche Rechnungsprüfung voraus.
Nach Abschluss und Prüfung durch die beauftragte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die Dornbach GmbH, Mainz, wird vorbehaltlich der Prüfung durch die örtliche Rechnungsprüfung für das Wirtschaftsjahr 2022 folgendes durch den Wirtschaftsprüfer testierte Ergebnis zur Kenntnis gegeben.

Die Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg schließen das Wirtschaftsjahr 2022 mit einem Verlust von € 1.667.783,35 ab.

Die Abschlussprüfung des Jahresabschlusses 2022 erfolgte im Juli 2023 durch die Firma Dornbach GmbH, Mainz. Sie hat den Jahresabschluss einschließlich Lagebericht des Wirtschaftsjahres 2022 mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen (siehe Anlage).
Die örtliche Rechnungsprüfung ist noch nicht abgeschlossen. Nach Abschluss der örtlichen Rechnungsprüfung wird der Jahresabschluss 2022 dem Stadthallensenat zur Feststellung vorgelegt werden.

Anlage:
17 Berichte über die Prüfung des Jahresabschlusses 2022 der Firma Dornbach GmbH, Wirtschaftsprüfungs-/Steuerberatungsgesellschaft, Mainz

.Beschluss:

I. Der Stadthallensenat nimmt das Ergebnis des Jahresabschlusses für das Wirtschaftsjahr 2022 des Eigenbetriebes Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg zusammen mit dem Ergebnis der Abschlussprüfung 2022 durch die Firma Dornbach GmbH, Wirtschaftsprüfungs-/Steuerberatungsgesellschaft, Mainz, zur Kenntnis (Anlage 1).

II. Angaben zur Klimawirkung:
Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant
teilweise klimarelevant
sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich
[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen
[  ]  ausführliche Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:
Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [  ]
nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

zum Seitenanfang

2. / SHS/1/2/23. SPNr. nach TOP 1 ö

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Stadthallensenat 1. Sitzung des Stadthallensenates 25.07.2023 ö Beschließend 2SHS/1/2/23

.Beschluss:

Die Verwaltung nimmt Bezug auf den Antrag der CSU-Stadtratsfraktion vom 20.07.2023 (Anlage 2) und berichtet über den Sachstand bzgl. der Elektroanschlüsse auf dem Marktplatz (Anlage 3).

Die Verwaltung sagt zu, die Angelegenheit bei Gelegenheit in Kooperation mit dem Marktmeister und den Marktbeschickern anzugehen, sobald es die personellen Möglichkeiten des Amtes für Hochbau und Gebäudewirtschaft zulassen. Evtl. wäre auch die Einbindung der Stadtwerke Aschaffenburg denkbar.

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

zum Seitenanfang

3. / SHS/1/3/23. Erweiterung des Stellenplans um eine zusätzliche Halbtagskraft für die Reinigung

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Stadthallensenat 1. Sitzung des Stadthallensenates 25.07.2023 ö Beschließend 3SHS/1/3/23

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Seit Juli 2012 verfügen die Kongress- und Touristikbetriebe über eine Reinigungskraft in Teilzeit (50 %). Schon damals plädierten einige Vertreter des Stadtrates dafür, die Anteile der Eigenreinigung zu erhöhen. Mittlerweile ist die jetzige Stelleninhaberin xxx. Eine Neuausschreibung als Schwangerschaftsvertretung erbrachte kein Ergebnis. Deshalb greift die Werkleitung den ursprünglichen Wunsch auf, den Stellenplan zu erweitern und eine zusätzliche Halbtagskraft fest einzustellen. Aus Gründen der Personalbindung soll diese unbefristet erfolgen. Nach xxx zwei Jahren soll der Stellenplan nochmals um eine Halbtagsstelle aufgestockt werden, so dass dann 1,5 Stellen in der Reinigung vorhanden wären.
Die Kosten betragen für eine Halbtagsstelle zurzeit jährlich rund 17.500 €. Für 2023 ist demnach mit zusätzlichen Personalkosten in Höhe von 4.375 € zu rechnen.

Aktuell
0,5 Stellen
09.2023 – 09.2025 
1,0 Stellen
Ab 09.2025
1,5 Stellen

.Beschluss:

I. Der Stadthallensenat beschließt, den Stellenplan zu erweitern und eine weitere Reinigungskraft in Teilzeit (50 %) einzustellen.

II. Angaben zur Klimawirkung:
Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant
teilweise klimarelevant
sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich
[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen
[  ]  ausführliche Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:
Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [ x ]
nein [  ]

Sofern Kosten entstehen:

Die Kosten sind im laufenden Haushaltsplan veranschlagt
ja [  ]
nein [ x ]
Es entstehen Folgekosten
ja [ x ]
nein [  ]
Häufigkeit der Folgekosten
einmalig
[  ]
wiederkehrend
[ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 16, Dagegen: 1

zum Seitenanfang

4. / SHS/1/4/23. Bericht zum laufenden Geschäftsjahr 2023 Halbjahresbericht

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Stadthallensenat 1. Sitzung des Stadthallensenates 25.07.2023 ö Beschließend 4SHS/1/4/23

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Nach §4 Abs. 5 Betriebssatzung für den Eigenbetrieb „Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg“ hat die Werkleitung dem Oberbürgermeister und dem Stadthallensenat (Werkausschuss) halbjährlich über die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen sowie über die Abwicklung des Vermögensplanes schriftlich zu berichten.

Für den Zeitraum 01.01. – 30.06. zeigt sich folgendes Bild:

Siehe Gewinn- und Verlustrechnung!

Der Geschäftsverlauf hat sich jetzt, nach Ende der Corona-Pandemie, in allen Betriebsbereichen  wieder normalisiert. Die Umsätze des ersten Halbjahres 2023 sind gegenüber dem Vorjahr weiter angestiegen. 
Das Halbjahresergebnis hat sich  um 18 TEUR (3%) verbessert.

Für das 2. Halbjahr erwarten wir weiterhin eine positive Entwicklung. So sind im Kongressbereich die Kapazitäten bis zum Jahresende gut ausgelastet.
Auch der Tourismus in Aschaffenburg zieht erfreulicherweise weiter an.
Im Veranstaltungsmanagement werden wir im August erstmals ein dreitägiges Stadtfest haben,
welches mit seiner Kostenintensivität das Defizit zusätzlich belasten wird.

Siehe Erfolgsübersicht!

Anlage
Gewinn- und Verlustrechnung
Erfolgsübersicht

.Beschluss:

I. Der mündliche Bericht der Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg zum laufenden Geschäftsjahr 2023 – Halbjahresbericht wird zur Kenntnis genommen (Anlage 4).
Der Antrag der CSU-Stadtratsfraktion vom 20.07.2023 wird zur Kenntnis genommen (Anlage 5).

II. Angaben zur Klimawirkung:
Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant
teilweise klimarelevant
sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich
[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen
[  ]  ausführliche Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:
Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [  ]
nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

zum Seitenanfang

5. / SHS/1/5/23. Preisanpassungen für die Stadthalle

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Stadthallensenat 1. Sitzung des Stadthallensenates 25.07.2023 ö Beschließend 5SHS/1/5/23

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

zu a)
In einem regelmäßigen Turnus werden die Mietpreise der Stadthalle angepasst. Dies wird jeweils von den KuT vorgeschlagen und vom Stadthallensenat beschlossen.
Innerhalb der letzten zehn Jahre wurden die Preise jeweils 2012, 2018, 2020 und letztmalig zum 01.01.2023 angepasst.

Dadurch, dass Veranstaltungen üblicherweise weit im Voraus geplant und Räumlichkeiten gebucht werden, entsprechen die Mietkonditionen zum Vertragsabschluss oft nicht den Mietkonditionen, die zum Zeitpunkt der Veranstaltung gültig sind. Beispielsweise haben 25% der Veranstaltungen in 2023 ihren Mietvertrag bereits 2020 abgeschlossen. Zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses galt demnach die Preisliste von 2020. Die Verwaltung schlägt daher eine jährliche Steigerung von 1,5% zum 01.01. des jeweiligen Kalenderjahres vor, um dadurch Planungssicherheit zu erlangen.

zu b) 
Die Kongress- und Touristikbetriebe gewähren der Stadt Aschaffenburg und Vereinen, Sonderkonditionen für die Anmietung von Räumlichkeiten bzw. Veranstaltungstechnik. Dabei werden den einzelnen Mietern folgende Rabattierungen gewährt: 

Stadt Aschaffenburg – Büro des Oberbürgermeisters & Kulturamt 
Das Büro des Oberbürgermeisters und das Kulturamt zahlen 90% der Raummiete, 50% der Miete für Technikkomponenten sowie 100% der aufgerufenen Personalkosten der jeweils gültigen Preisliste.

Übrigen Ämter der Stadt Aschaffenburg & Vereine
Die übrigen Ämter und Vereine erhalten lediglich 10% Nachlass bei den Raummieten und müssen die übrigen Preise entsprechend der Preisliste zahlen.

Da die o.g. Vorgehensweise bislang lediglich auf einer mündlichen Vereinbarung fußt, folgen wir dem Vorschlag des Rechnungsprüfungsamts mit seinem Bericht Nr. 675/2023 vom 27.06.2023, einen Beschluss des Stadthallensenats zu den Sondermietkonditionen herbeizuführen. 

zu c) 
Politische Parteien können den Konferenzraum Dalberg (K2) gemäß Beschluss des Stadthallensenats vom 04.03.1999, erneuert per Beschluss des Stadthallensenats vom 26.04.2010, anmieten und zahlen lediglich die damals festgelegte Betriebskostenpauschale für Heizung, Reinigung, Klimaanlage und Bestuhlung.
Im Rahmen der vom Stadthallensenat am 28.07.2022 beschlossenen Mieterhöhungen von rund zehn Prozent, wurde die Betriebskostenpauschale entsprechend angepasst. Die Verwaltung schlägt vor, den Konferenzraum Dalberg für politische Parteien generell zu den jeweils gültigen Betriebskosten des Konferenzraums bei dessen Nutzung zur Verfügung zu stellen.  

.Beschluss: 1

I. Der Stadthallensenat beschließt, folgende Preisanpassungen für die Anmietung von Räumlichkeiten und technischen Artikeln für Kunden der Stadthalle, insbesondere für die Stadt Aschaffenburg, Vereine und Politischen Parteien: 

a) Der Stadthallensenat beschließt, die Mietkonditionen für die Stadthalle mit Gültigkeit zum 01.01.2024 automatisch mit einer jährlichen Steigerung von 1,5% zum 01.01. des jeweiligen Kalenderjahres vorzunehmen. Bei außerplanmäßigen Kostensteigerungen, z. B. von Energiekosten, können bei Bedarf trotzdem weitergehende Preissteigerungen vorgenommen werden, die mit dem Stadthallensenat abzustimmen sind.

Abstimmungsergebnis:
Einstimmig angenommen

.Beschluss: 2

b) Die Kongress- und Touristikbetriebe gewähren der Stadt Aschaffenburg und Vereinen Sonderkonditionen für die Anmietung von Räumlichkeiten bzw. Veranstaltungstechnik in Höhe der in der Begründung erläuterten Konditionen.  

Abstimmungsergebnis:
Einstimmig angenommen

.Beschluss: 3

c) Die Verwaltung schlägt vor, den Konferenzraum Dalberg für politische Parteien zu den jeweils gültigen Betriebskosten des Konferenzraums bei dessen Nutzung zur Verfügung zu stellen.  

II. Angaben zur Klimawirkung:
Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant
teilweise klimarelevant
sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich
[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen
[  ]  ausführliche Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:
Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [  ]
nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Einstimmig angenommen

Datenstand vom 28.11.2023 08:25 Uhr