Datum: 26.04.2023
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: Großer Sitzungssaal im Rathaus
Gremium: Digitalisierungs- und Organisationssenat
Öffentliche Sitzung, 17:01 Uhr bis 19:40 Uhr
Nichtöffentliche Sitzung


Öffentliche Sitzung

TOP-Nr.SP-Nr. Bezeichnung
1DOS/2/1/23 Organisationsuntersuchung; Vorstellung der Maßnahmenpläne für Referat 2 sowie die Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg
2DOS/2/2/23 Teilnahme am Förderprogramm TwinBy des Bayerischen Staatsministeriums für Digitales
3DOS/2/3/23 Beteiligungsformat zur Fortschreibung des "Leitbild Digitalisierung" von 2019
4DOS/2/4/23 Bericht über ausgewählte Digitalisierungsprojekte der Verwaltung

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1. / DOS/2/1/23. Organisationsuntersuchung; Vorstellung der Maßnahmenpläne für Referat 2 sowie die Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat 2. Gemeinsame Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates mit dem Stadthallensenat 26.04.2023 ö Beschließend 1DOS/2/1/23

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) hat im Zuge der Organisationsuntersuchung die bereits vorliegenden Abschlussberichte für Referat 2 und die Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg erstellt. 

Auf Grundlage der Berichtsergebnisse wurde durch städtische Projektgruppen eine Bewertung und Festlegung der weiteren Planungen in Form von Maßnahmenplänen für die einzelnen KGSt-Handlungsempfehlungen ausgearbeitet. 

Nach Vorstellung der Ergebnisse gegenüber den Mitarbeitenden von Referat 2 sowie der Kongress- und Touristikbetriebe werden die Maßnahmenpläne innerhalb einer gemeinsamen Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates mit dem Stadthallensenat auszugsweise präsentiert. 

.Beschluss:

I. Die im Rahmen der Organisationsuntersuchung erstellten Maßnahmenpläne für Referat 2 sowie die Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg werden zur Kenntnis genommen (Anlage 1). 

II. Angaben zur Klimawirkung:
Bewertung -  jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
Wenig klimarelevant
Teilweise klimarelevant 
Sehr klimarelevant
[ x ]   keine weiteren Angaben erforderlich
[  ]   kurze Erläuterung in den Begründungen
[  ]  ausführlicher Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
 (Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:
Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [  ]
nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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2. / DOS/2/2/23. Teilnahme am Förderprogramm TwinBy des Bayerischen Staatsministeriums für Digitales

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat 2. Gemeinsame Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates mit dem Stadthallensenat 26.04.2023 ö Beschließend 2DOS/2/2/23

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Das Bayerische Digitalministerium unterstützt Kommunen beim Aufbau Digitaler Zwillinge mithilfe von Beratungs-, Coaching- und technischen Unterstützungsleistungen durch ausgewählte Dienstleister. Im Rahmen des Projekts erhalten die Kommunen damit Zugang zu Qualifizierungsmaßnahmen, Software sowie finanzielle Mittel für fachliche und technische Unterstützung.
Mit dem Projekt „TwinBy – Digitale Zwillinge für Bayern“ möchte das Digitalministerium einen bayernweiten Standard für den Auf- und Ausbau Digitaler Zwillinge etablieren. Für die Planung und Einführung Digitaler Zwillinge wird als einheitlicher Rahmen die Smart District Data Infrastructure (SDDI) genutzt.
Die Stadt Aschaffenburg hat am 30.01.2023 einen Antrag für das Förderprogramm „TwinBy – Digitale Zwillinge für Bayern“ eingereicht und plant die praktische Einrichtung eines „Smart Data Dashboards (SDD)“ als Prototyp für einen Digitalen Zwilling. Dabei soll eine Auswahl von Echtzeitdaten aus Aschaffenburg, die für eine nachhaltige Stadtentwicklung wichtig sind, auf einem öffentlichen „Smart Data Dashboard“ (als Desktop- und Mobile-Anwendung) visualisiert werden.
Die ursprüngliche Idee zu diesem Daten-Dashboard ist aus dem Klimaplenum entstanden. Hierüber wurde bereits am 06.10.2021 im Umwelt-, Klima- und Verwaltungssenat berichtet.
Mit Zuwendungsbescheid vom 22.02.2023 wurde die Projektförderung als Zuwendung des Freistaats Bayern für den Zeitraum 01.04.2023 bis zum 31.03.2024 in Höhe von 50.000,00 Euro bewilligt. Es handelt sich um eine „100 %-Förderung“, ein Eigenanteil ist mit Ausnahme von Personalkapazitäten für die Projektdurchführung und der Hardwarekosten nicht erforderlich.

.Beschluss:

I. Die Teilnahme am Förderprogramm „TwinBy – Digitale Zwillinge für Bayern“ des Bayerischen Staatsministeriums für Digitales wird zur Kenntnis genommen.

II. Angaben zur Klimawirkung:
Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant
teilweise klimarelevant
sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich
[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen
[  ]  ausführliche Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:
Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [ x ]
nein [  ]

Sofern Kosten entstehen:

Die Kosten sind im laufenden Haushaltsplan veranschlagt
ja [ x ]
nein [  ]
Es entstehen Folgekosten
ja [ x ]
nein [  ]
Häufigkeit der Folgekosten
einmalig
[  ]
wiederkehrend
[ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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3. / DOS/2/3/23. Beteiligungsformat zur Fortschreibung des "Leitbild Digitalisierung" von 2019

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat 2. Gemeinsame Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates mit dem Stadthallensenat 26.04.2023 ö Beschließend 3DOS/2/3/23

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Der Stadtrat hat am 27.05.2019 das „Leitbild der Digitalisierung in der Stadt Aschaffenburg“ beschlossen. Dieses Leitbild stellte zum damaligen Zeitpunkt eine umfassende Richtschnur dar, um die Digitalisierung in der Stadt und in der Stadtverwaltung zu etablieren und voranzutreiben. Mit dem Beginn und dem Anhalten der Corona-Pandemie hat sich die Sicht auf Digitalisierung verändert und beschleunigt. Zudem zeigte sich, dass das Leitbild an manchen Stellen nachgeschärft werden muss.
Aufgrund des Beschlusses des Digitalisierungs- und Organisationssenats vom 06.07.2022 wurden bereits in einem ersten Entwurf der Fortschreibung des Leitbildes in dem digitalen Tool „Conceptboard“ weitere Themenbereiche (Digitale Kultur, Digitale Gesellschaft, Digitale Nachhaltigkeit) beschrieben, die das neue Leitbild ergänzen. Da auf dem Conceptboard insgesamt nur zwei Kommentare abgegeben wurden, konnte das Leitbild noch nicht aktualisiert werden.
Da die Stadt Aschaffenburg mit der Deutung der Smart City als „DialogCity“ eine neue, kommunikative und beteiligungsorientierte digitale Stadtentwicklung angestoßen hat, schlägt die Verwaltung vor, auch bei der Fortschreibung des Leitbilds auf Dialog zu setzen und zur Fortschreibung des Leitbilds eine Bürger*innenbeteiligung mit der Online-Beteiligungsplattform adhocracy+ (URL: https://beteiligung.aschaffenburg.de/) durchzuführen. Dadurch können noch weitere Aspekte bzw. Ergänzungen in das Leitbild aufgenommen werden. Dies schafft zum einen Transparenz und steigert die Akzeptanz unter den Bürger*innen. Außerdem trägt die Vorgehensweise der Online-Beteiligung dazu bei, das Leitbild und die Digitalisierungsstrategie der Stadt Aschaffenburg unter den Bürger*innen zu kommunizieren.

Zudem bietet das Online-Beteiligungsverfahren die Möglichkeit erste Erfahrungen mit der Beteiligungsplattform adhocracy+ zu sammeln und diese bei weiteren Online-Beteiligungsverfahren einzusetzen und weiterzuentwickeln.

.Beschluss:

I. Der Senat beauftragt die Verwaltung eine Online-Beteiligung zur „Fortschreibung des Leitbildes der Digitalisierung“ in der Stadt Aschaffenburg auf der Online-Beteiligungsplattform adhocracy+ durchzuführen und daraus einen Beschlussvorschlag zur inhaltlichen Fortschreibung des Leitbildes Digitalisierung zu erarbeiten.

II. Angaben zur Klimawirkung:
Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant
teilweise klimarelevant
sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich
[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen
[  ]  ausführliche Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:
Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [  ]
nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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4. / DOS/2/4/23. Bericht über ausgewählte Digitalisierungsprojekte der Verwaltung

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat 2. Gemeinsame Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates mit dem Stadthallensenat 26.04.2023 ö Beschließend 4DOS/2/4/23

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

1.        Umsetzung Onlinezugangsgesetz (OZG)
Zuletzt wurde am 24.11.2022 im Digitalisierungs- und Organisationssenat über die OZG-Um-setzung berichtet. Zu diesem Zeitpunkt hatte Aschaffenburg 103 Online-Verfahren zur Verfügung gestellt. Bis zum 06.04.2023 sind 14 Dienste hinzugekommen; aktuell bietet die Stadt Aschaffenburg 117 Online-Dienste.

2.        Einführung von E-Akten aus Fachverfahren und Einführung des DMS (Dokumentenmanagementsystem)
Aufgrund des Ausbaus E-Akten aus Fachverfahren wurden die Nutzer-Lizenzen erhöht. Die Einführung des DMS für die weitere Nutzung über E-Akten hinaus beginnt voraussichtlich ab Juni 2023.

3.        Prozessmanagement
Mit einer Prozessmodellierungssoftware werden die ersten Prozesse, insbesondere im Bereich der IT modelliert und dokumentiert.

4.        Einführung des elektronischen Rechnungseingangsbuchs und des Anordungsworkflows (eREB)
Das eREB wird Amt für Amt eingeführt und wird voraussichtlich im Juni 2024 abgeschlossen sein.

5.        Kommunikation der digitalen Transformation
Bei der Kommunikation liegt der Fokus darauf, konkrete Vorteile der Digitalisierung zu vermitteln. Dabei werden die Sozialen Medien, E-Mail Newsletter, aber auch analoge Medien genutzt, um alle Bevölkerungsgruppen zu erreichen.

6.        Digitale Beteiligung
Mit adhocracy+ können die Beteiligungsformate auf einer zentralen Plattform um Online-Beteiligung erweitert werden, z. B. zur Fortschreibung des Leitbildes der Digitalisierung.
Verwaltungsintern gibt es im „Denkraum 30“ auf Arbeitsebene in regelmäßigen Treffen einen Austausch über die digitale Transformation der Stadtverwaltung.

.Beschluss:

I. Der Sachstandsbericht der Verwaltung zu maßgeblichen Digitalisierungsprojekten wird zustimmend zur Kenntnis genommen (Anlage 2).

II. Angaben zur Klimawirkung:
Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant
teilweise klimarelevant
sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich
[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen
[  ]  ausführliche Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:
Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [  ]
nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

Datenstand vom 20.06.2023 09:34 Uhr