Datum: 09.04.2024
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: Großer Sitzungssaal
Gremium: Digitalisierungs- und Organisationssenat
Öffentliche Sitzung, 17:01 Uhr bis 19:36 Uhr

Öffentliche Sitzung

TOP-Nr.	SP-Nr.	Bezeichnung
1	DOS/4/1/24	Förderprogramm DATI-Pilot des Bundesministeriums für Bildung und Forschung
2	DOS/4/2/24	SPNr. nach TOP 3 d. ö. S.
3	DOS/4/3/24	Bericht über das digitale Baugenehmigungsverfahren
4	DOS/4/4/24	Ideenwettbewerb "kommunal? digital!"; Bericht der Verwaltung über den Prototyp der „Digitalen Manufaktur“ (dima)

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1. / DOS/4/1/24. Förderprogramm DATI-Pilot des Bundesministeriums für Bildung und Forschung

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	4. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	09.04.2024	ö	Beschließend	1	DOS/4/1/24

.Beschluss:

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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2. / DOS/4/2/24. SPNr. nach TOP 3 d. ö. S.

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	4. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	09.04.2024	ö	Beschließend	2	DOS/4/2/24

.Beschluss:

Abstimmungsergebnis:
Einstimmig angenommen

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3. / DOS/4/3/24. Bericht über das digitale Baugenehmigungsverfahren

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	4. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	09.04.2024	ö	Beschließend	3	DOS/4/3/24

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Die Verwaltung hat bereits in der Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenats vom 24.11.2022 über den Verfahrensstand zum digitalen Baugenehmigungsverfahren berichtet. Eine besondere Herausforderung stellte die hohe Komplexität des Verfahrens, die große Anzahl der Verfahrensbeteiligten (Bauherren, Architekten, Nachbarn, interne und externe Fachdienststellen), die Neuorganisation der digitalen Verfahrensabläufe mit Einbindung verschiedener IT-Verfahren und deren Schnittstellen, die digitale Bearbeitung von Antragsunterlagen, insb. Pläne, digitale Signaturverfahren, sowie eine abschließende qualifizierte elektronische Signatur der Baugenehmigung, einschließlich Planunterlagen und sonstiger Anlagen, statistische Berichte an Finanzamt, Vermessungsamt, Bay. Statistisches Landesamt, etc. dar. Viele technische Prozesse, z.B. das digitale Signaturverfahren, wie auch die qualifizierte elektronische Signatur kamen im Pilotbetrieb zum Einsatz und sollen künftig auf weitere Dienststellen übertragen werden. Arbeitsprozesse mussten neu definiert und einem digitalen Workflow angepasst werden.

Die technischen und organisatorischen Anforderungen wurden in einer Arbeitsgruppe koordiniert, welche sich aus Mitarbeiter/innen des Bauordnungsamtes zusammensetzte und vom Amt für IT und Digitalstrategie unterstützt wurde.

Vor Aufnahme des Betriebs fanden Schulungen der Mitarbeiter/innen des Bauordnungsamtes und Einweisungen der Mitarbeiter/innen betroffener Ämter statt. In einem, am 14.11.2023 im großen Sitzungssaal durchgeführten Architektenseminar wurden die Entwurfsverfasser ausführlich über das Verfahren informiert und für eine Teilnahme am digitalen Verfahren geworben. Mitarbeiter/innen beteiligter Fachämter, insbesondere des Amtes für Stadtplanung und Klimamanagement, Tiefbauamt und Amt für Umwelt- und Verbraucherschutz wurden in das Beteiligungsformat eingewiesen.

Im Echtbetrieb sind noch zahlreiche Anpassungen im Detail, sowohl in organisatorischer als auch technischer Hinsicht vorzunehmen. Die grundsätzlichen Festlegungen wurden bereits von der Arbeitsgruppe getroffen. Trotz aller Vorbereitungen bleibt die Digitalisierung ein permanent dynamischer Prozess.

Nach Vorarbeiten, welche bereits seit dem Jahr 2020 laufen, hat die Arbeitsgruppe ihre Arbeit im Oktober 2022 aufgenommen und nach ca. 1 ½ Jahren ihren Auftrag erfolgreich abgeschlossen. Die lange Dauer des Umstellungsprozesses ist darauf zurückzuführen, dass für die sehr umfassende technische und organisatorische Verfahrensumstellung kein zusätzliches Personal zur Verfügung stand, sondern der gesamte Prozess mit vorhandenem Personal, neben der eigentlichen Arbeit bewältigt werden musste. Die erfolgreiche Umsetzung des Projektes ist wesentlich auf die hohe Leistungsbereitschaft der beteiligten Mitarbeiter/innen zurückzuführen. Eine deutliche Beschleunigung hätte mit einer Prozessbegleitung mit Fachkenntnissen im IT-Bereich erreicht werden können. Gleichzeitig könnten Erkenntnisse aus dem Transformationsprozess auf andere Dienststelle übertragen werden.

Eine große Herausforderung bleibt die digitale Nacherfassung von ca. 30.000 Hausakten, aller genehmigten Gebäude im Keller des Rathauses. Geplant war eine Digitalisierung in einem Zeitraum von ca. 4-5 Jahren durch einen externen Dienstleister. Hierfür müssen jährlich ca. 6.000 – 8.000 Akten ausgesondert, erfasst, an den Dienstleister übermittelt, der digitale Datensatz geprüft und in das Fachverfahren integriert werden. Hierfür wäre eine 50 %-Teilzeitkraft mit Kenntnissen im Archivwesen erforderlich. Andernfalls ist davon auszugehen, dass jährlich max. 1 % der vorhandenen Hausakten digitalisiert werden können.

Der Start des digitalen Baugenehmigungsverfahrens stellt einen wichtigen Meilenstein der Aschaffenburger Digitalstrategie dar und erhöht die Anzahl der Onlinedienste bei der Stadt Aschaffenburg um weitere 17 Anwendungen auf derzeit 144 Anwendungen (Stand 18.03.2024).

Dem Digitalisierungs- und Organisationssenat wird der Bericht der Verwaltung über das digitale Baugenehmigungsverfahren zur Kenntnisnahme gegeben.

.Beschluss:

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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4. / DOS/4/4/24. Ideenwettbewerb "kommunal? digital!"; Bericht der Verwaltung über den Prototyp der „Digitalen Manufaktur“ (dima)

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	4. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	09.04.2024	ö	Beschließend	4	DOS/4/4/24

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

In der Anlage ist die Projektdokumentation Projektdokumentation zum Prototyp der „Digitalen Manuafaktur“ (dima) beigefügt, die im Folgenden zusammengefasst wird:

Projekthintergrund und -zielsetzung

Das Projekt "Digitale Manufaktur" (dima), ins Leben gerufen durch die Stadt Aschaffenburg in Kooperation mit der Technischen Hochschule Aschaffenburg, ist ein innovatives Vorhaben, gefördert im Rahmen des Ideenwettbewerbs „kommunal?digital!“ des Bayerischen Staatsministeriums für Digitales. Ziel war es, im Bereich der Smart Cities kreative und nachhaltige digitale Lösungen zu entwickeln. Dima, als eines der zehn prämierten Projekte, zielt darauf ab, die Bürgerbeteiligung neu zu denken, indem es digitale und dialogorientierte Ansätze mit Methoden des Design Thinking verbindet und durch künstliche Intelligenz (KI) unterstützt wird.

Entwicklung und Konzept

Die Entwicklung der dima erstreckte sich vom 01.01.2022 bis zum 31.03.2024 mit einem Fördervolumen von insgesamt 448.199 Euro. Die Vision hinter der dima ist eine zentrale Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger zu schaffen, um digitale Ideen für die Stadtgestaltung und -entwicklung einzubringen. Ein entscheidender Aspekt dabei ist der Einsatz von KI, um die Einreichung und Bearbeitung von Vorschlägen zu optimieren und die Verwaltungsabläufe effizienter zu gestalten. Der dima-Prototyp umfasst eine Webseite und eine sogenannte Projektmappe, die den städtischen Mitarbeitenden bei der Bearbeitung der Bürgerideen unterstützt.

Funktionsweise und digitale Tools

Die Webseite dient als Plattform, auf der Bürgerinnen und Bürger ihre Ideen einreichen können. Die Projektmappe enthält neben der eigentlichen Idee weitere nützliche Informationen, die durch KI-basierte Tools generiert werden. Diese Tools umfassen unter anderem ein Design Thinking Board, GPT-dima für die Ideenspezifikation, rechtliche Hinweise durch GPT-Juri, eine Zusammenfassung relevanter Stadtratsprotokolle durch GPT-RIS und die Empfehlung zur Priorisierung von Ideen durch Bay-KI.

Erfahrungen und Ausblick

Die Stadtverwaltung hat durch das dima-Projekt bedeutende Fortschritte in Richtung einer smart city gemacht und wertvolle Erfahrungen im Bereich Bürgerbeteiligung und der Anwendung von KI gesammelt. Die Bürgerinnen und Bürger Aschaffenburgs zeigen sich interessiert und engagiert, ihre Stadt mitzugestalten. Das Projekt hat gezeigt, dass eine zentrale Anlaufstelle für Bürgerbeteiligung, die einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt und empathisch auf die Bedürfnisse der Bürger eingeht, von großer Bedeutung ist.

Mit der einjährigen Verwertungsphase, die am 01.04.2024 beginnt, soll der dima-Prototyp in ein fertiges Produkt überführt und die Praxistauglichkeit der einzelnen Komponenten getestet und optimiert werden. Zudem ist geplant, ein Netzwerk mit anderen Kommunen zu etablieren, um an Themen der KI-Implementierung in der öffentlichen Verwaltung zu arbeiten und Synergieeffekte zu erzielen.

Das dima-Projekt verdeutlicht die Potenziale der Kombination aus Bürgerbeteiligung, agilen Methoden und Künstlicher Intelligenz für die Stadtentwicklung und stellt einen wegweisenden Ansatz für die digitale Transformation in der kommunalen Verwaltung dar.

Die Digitale Manufaktur ist ein Beispiel für die erfolgreiche Erprobung neuartiger Technologien in der öffentlichen Verwaltung. Sie beweist, dass sich die digitale Transformation und eine menschenzentrierte Stadtverwaltung nicht gegenseitig ausschließen. Im Gegenteil: Künstliche Intelligenz erweitert das digitale Serviceangebot der Stadtverwaltung und schafft durch die Beschleunigung von Routineprozessen mehr Raum für eine auf Dialog und Inklusion ausgerichtete Stadtentwicklung.

.Beschluss:

Ebenfalls wird zur Kenntnis genommen, dass sich vom 01.04.2024 bis 31.03.2025 die förderrechtlich obligatorische Verwertungsphase mit den dargelegten Zielen anschließt. Dazu gehört auch die organisatorische und informative Einbindung des Stadtrates.

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Einstimmig angenommen