Datum: 09.04.2024
Status: Einladung
Sitzungsort: Großer Sitzungssaal
Gremium: Digitalisierungs- und Organisationssenat
Öffentliche Sitzung, 17:00 Uhr
Nichtöffentliche Sitzung

Öffentliche Sitzung

TOP-Nr.	SP-Nr.	Bezeichnung
1		Bericht über das digitale Baugenehmigungsverfahren
2		Ideenwettbewerb "kommunal? digital!"; Bericht der Verwaltung über den Prototyp der „Digitalen Manufaktur“ (dima)
3		Förderprogramm DATI-Pilot des Bundesministeriums für Bildung und Forschung

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1. Bericht über das digitale Baugenehmigungsverfahren

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	4. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	09.04.2024	ö	Beschließend	1

.Beschlussvorschlag

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Die Verwaltung hat bereits in der Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenats vom 24.11.2022 über den Verfahrensstand zum digitalen Baugenehmigungsverfahren berichtet. Eine besondere Herausforderung stellte die hohe Komplexität des Verfahrens, die große Anzahl der Verfahrensbeteiligten (Bauherren, Architekten, Nachbarn, interne und externe Fachdienststellen), die Neuorganisation der digitalen Verfahrensabläufe mit Einbindung verschiedener IT-Verfahren und deren Schnittstellen, die digitale Bearbeitung von Antragsunterlagen, insb. Pläne, digitale Signaturverfahren, sowie eine abschließende qualifizierte elektronische Signatur der Baugenehmigung, einschließlich Planunterlagen und sonstiger Anlagen, statistische Berichte an Finanzamt, Vermessungsamt, Bay. Statistisches Landesamt, etc. dar. Viele technische Prozesse, z.B. das digitale Signaturverfahren, wie auch die qualifizierte elektronische Signatur kamen im Pilotbetrieb zum Einsatz und sollen künftig auf weitere Dienststellen übertragen werden. Arbeitsprozesse mussten neu definiert und einem digitalen Workflow angepasst werden.

Die technischen und organisatorischen Anforderungen wurden in einer Arbeitsgruppe koordiniert, welche sich aus Mitarbeiter/innen des Bauordnungsamtes zusammensetzte und vom Amt für IT und Digitalstrategie unterstützt wurde.

Vor Aufnahme des Betriebs fanden Schulungen der Mitarbeiter/innen des Bauordnungsamtes und Einweisungen der Mitarbeiter/innen betroffener Ämter statt. In einem, am 14.11.2023 im großen Sitzungssaal durchgeführten Architektenseminar wurden die Entwurfsverfasser ausführlich über das Verfahren informiert und für eine Teilnahme am digitalen Verfahren geworben. Mitarbeiter/innen beteiligter Fachämter, insbesondere des Amtes für Stadtplanung und Klimamanagement, Tiefbauamt und Amt für Umwelt- und Verbraucherschutz wurden in das Beteiligungsformat eingewiesen.

Im Echtbetrieb sind noch zahlreiche Anpassungen im Detail, sowohl in organisatorischer als auch technischer Hinsicht vorzunehmen. Die grundsätzlichen Festlegungen wurden bereits von der Arbeitsgruppe getroffen. Trotz aller Vorbereitungen bleibt die Digitalisierung ein permanent dynamischer Prozess.

Nach Vorarbeiten, welche bereits seit dem Jahr 2020 laufen, hat die Arbeitsgruppe ihre Arbeit im Oktober 2022 aufgenommen und nach ca. 1 ½ Jahren ihren Auftrag erfolgreich abgeschlossen. Die lange Dauer des Umstellungsprozesses ist darauf zurückzuführen, dass für die sehr umfassende technische und organisatorische Verfahrensumstellung kein zusätzliches Personal zur Verfügung stand, sondern der gesamte Prozess mit vorhandenem Personal, neben der eigentlichen Arbeit bewältigt werden musste. Die erfolgreiche Umsetzung des Projektes ist wesentlich auf die hohe Leistungsbereitschaft der beteiligten Mitarbeiter/innen zurückzuführen. Eine deutliche Beschleunigung hätte mit einer Prozessbegleitung mit Fachkenntnissen im IT-Bereich erreicht werden können. Gleichzeitig könnten Erkenntnisse aus dem Transformationsprozess auf andere Dienststelle übertragen werden.

Eine große Herausforderung bleibt die digitale Nacherfassung von ca. 30.000 Hausakten, aller genehmigten Gebäude im Keller des Rathauses. Geplant war eine Digitalisierung in einem Zeitraum von ca. 4-5 Jahren durch einen externen Dienstleister. Hierfür müssen jährlich ca. 6.000 – 8.000 Akten ausgesondert, erfasst, an den Dienstleister übermittelt, der digitale Datensatz geprüft und in das Fachverfahren integriert werden. Hierfür wäre eine 50 %-Teilzeitkraft mit Kenntnissen im Archivwesen erforderlich. Andernfalls ist davon auszugehen, dass jährlich max. 1 % der vorhandenen Hausakten digitalisiert werden können.

Der Start des digitalen Baugenehmigungsverfahrens stellt einen wichtigen Meilenstein der Aschaffenburger Digitalstrategie dar und erhöht die Anzahl der Onlinedienste bei der Stadt Aschaffenburg um weitere 17 Anwendungen auf derzeit 144 Anwendungen (Stand 18.03.2024).

Dem Digitalisierungs- und Organisationssenat wird der Bericht der Verwaltung über das digitale Baugenehmigungsverfahren zur Kenntnisnahme gegeben.

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2. Ideenwettbewerb "kommunal? digital!"; Bericht der Verwaltung über den Prototyp der „Digitalen Manufaktur“ (dima)

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	4. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	09.04.2024	ö	Beschließend	2

.Beschlussvorschlag

Ebenfalls wird zur Kenntnis genommen, dass sich vom 01.04.2024 bis 31.03.2025 die förderrechtlich obligatorische Verwertungsphase mit den dargelegten Zielen anschließt.

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

In der Anlage ist die Projektdokumentation Projektdokumentation zum Prototyp der „Digitalen Manuafaktur“ (dima) beigefügt, die im Folgenden zusammengefasst wird:

Projekthintergrund und -zielsetzung

Das Projekt "Digitale Manufaktur" (dima), ins Leben gerufen durch die Stadt Aschaffenburg in Kooperation mit der Technischen Hochschule Aschaffenburg, ist ein innovatives Vorhaben, gefördert im Rahmen des Ideenwettbewerbs „kommunal?digital!“ des Bayerischen Staatsministeriums für Digitales. Ziel war es, im Bereich der Smart Cities kreative und nachhaltige digitale Lösungen zu entwickeln. Dima, als eines der zehn prämierten Projekte, zielt darauf ab, die Bürgerbeteiligung neu zu denken, indem es digitale und dialogorientierte Ansätze mit Methoden des Design Thinking verbindet und durch künstliche Intelligenz (KI) unterstützt wird.

Entwicklung und Konzept

Die Entwicklung der dima erstreckte sich vom 01.01.2022 bis zum 31.03.2024 mit einem Fördervolumen von insgesamt 448.199 Euro. Die Vision hinter der dima ist eine zentrale Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger zu schaffen, um digitale Ideen für die Stadtgestaltung und -entwicklung einzubringen. Ein entscheidender Aspekt dabei ist der Einsatz von KI, um die Einreichung und Bearbeitung von Vorschlägen zu optimieren und die Verwaltungsabläufe effizienter zu gestalten. Der dima-Prototyp umfasst eine Webseite und eine sogenannte Projektmappe, die den städtischen Mitarbeitenden bei der Bearbeitung der Bürgerideen unterstützt.

Funktionsweise und digitale Tools

Die Webseite dient als Plattform, auf der Bürgerinnen und Bürger ihre Ideen einreichen können. Die Projektmappe enthält neben der eigentlichen Idee weitere nützliche Informationen, die durch KI-basierte Tools generiert werden. Diese Tools umfassen unter anderem ein Design Thinking Board, GPT-dima für die Ideenspezifikation, rechtliche Hinweise durch GPT-Juri, eine Zusammenfassung relevanter Stadtratsprotokolle durch GPT-RIS und die Empfehlung zur Priorisierung von Ideen durch Bay-KI.

Erfahrungen und Ausblick

Die Stadtverwaltung hat durch das dima-Projekt bedeutende Fortschritte in Richtung einer smart city gemacht und wertvolle Erfahrungen im Bereich Bürgerbeteiligung und der Anwendung von KI gesammelt. Die Bürgerinnen und Bürger Aschaffenburgs zeigen sich interessiert und engagiert, ihre Stadt mitzugestalten. Das Projekt hat gezeigt, dass eine zentrale Anlaufstelle für Bürgerbeteiligung, die einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt und empathisch auf die Bedürfnisse der Bürger eingeht, von großer Bedeutung ist.

Mit der einjährigen Verwertungsphase, die am 01.04.2024 beginnt, soll der dima-Prototyp in ein fertiges Produkt überführt und die Praxistauglichkeit der einzelnen Komponenten getestet und optimiert werden. Zudem ist geplant, ein Netzwerk mit anderen Kommunen zu etablieren, um an Themen der KI-Implementierung in der öffentlichen Verwaltung zu arbeiten und Synergieeffekte zu erzielen.

Das dima-Projekt verdeutlicht die Potenziale der Kombination aus Bürgerbeteiligung, agilen Methoden und Künstlicher Intelligenz für die Stadtentwicklung und stellt einen wegweisenden Ansatz für die digitale Transformation in der kommunalen Verwaltung dar.

Die Digitale Manufaktur ist ein Beispiel für die erfolgreiche Erprobung neuartiger Technologien in der öffentlichen Verwaltung. Sie beweist, dass sich die digitale Transformation und eine menschenzentrierte Stadtverwaltung nicht gegenseitig ausschließen. Im Gegenteil: Künstliche Intelligenz erweitert das digitale Serviceangebot der Stadtverwaltung und schafft durch die Beschleunigung von Routineprozessen mehr Raum für eine auf Dialog und Inklusion ausgerichtete Stadtentwicklung.

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3. Förderprogramm DATI-Pilot des Bundesministeriums für Bildung und Forschung

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	4. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	09.04.2024	ö	Beschließend	3

.Beschlussvorschlag

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [  ]

Sofern Kosten entstehen:
Die Kosten sind im laufenden Haushaltsplan veranschlagt	ja [  ]	nein [  ]
Es entstehen Folgekosten	ja [  ]	nein [  ]
Häufigkeit der Folgekosten	einmalig [  ]	wiederkehrend [  ]

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

1. Hintergrund zum Förderprojekt

Das Programm DATI-Pilot des Bundesministeriums für Bildung und Forschung ist ein Förderprogramm zur Beschleunigung der Entwicklung technologischer und sozialer Innovationen. Ziel ist der Wissens- und Technologietransfer zwischen wissenschaftlichen Einrichtungen und Verwaltungen: theoretische Forschung soll in der Praxis erprobt werden. 
Das Fördervolumen beläuft sich über einen vierjährigen Förderzeitraum auf einen nicht zurückzuzahlenden Zuschuss in Höhe von 5 Millionen Euro (zum Finanzplan siehe Pkt. 4). 

Die Stadt Aschaffenburg hat sich für die Förderung einer sogenannten sozialen Innovationscommunity beworben.

Mit der Förderung wird die konsequente Fortführung und Erweiterung der mit den Projekten wie „Dialog City“ und „Digitale Manufaktur“ begonnenen dialogorientierten Bürgerbeteiligung im digital-analogen Raum bezweckt (vgl. Pkt. 3).

2. Aktueller Stand und weiteres Vorgehen

Die Stadt Aschaffenburg hat sich gemeinsam mit der TH Aschaffenburg, Lehrstuhl für Wissensmanagement und Strukturwandel von Prof. Dr. Timea Illes-Seifert, in der ersten Bewerbungsstufe um eine Förderung beworben. 

Das Auswahlverfahren ist zweistufig angesetzt. 

Die schriftliche Bewerbung mit Darlegung der Konzeptskizze wurde zum 16.10.2023 bereits eingereicht (erste Stufe). 

Die Stadt Aschaffenburg erwartet gegen Ende März 2024 die Entscheidung, ob das erarbeitete Konzept in die zweite Bewerbungsstufe aufgenommen wird.

Sollte das der Fall sein, folgt Mitte/Ende April eine Präsentation des Vorhabens vor einer Fachjury in Berlin. Wird diese Hürde genommen, darf der förmliche Förderantrag eingereicht werden, über den im Juni/Juli 2024 entschieden werden wird. Programmstart ist dann der 01.09.2024.

3. Das Konzept

WebWerk Aschaffenburg – Eine Innovation für dialogische Bürgerbeteiligung

Das WebWerk Aschaffenburg repräsentiert ein zukunftsorientiertes Projekt, das sich der Förderung einer dialogischen Bürgerbeteiligung widmet, indem es die digitale und analoge Welt miteinander verbindet. Ziel ist die Schaffung einer inklusiven Plattform, die alle Bürgerinnen und Bürger – unabhängig von Alter, Technikaffinität oder sozialem Hintergrund – zusammenbringt, um gemeinsam an der Gestaltung ihrer Stadt zu arbeiten. Durch die Etablierung von generationenübergreifenden "Innovation-Hubs" nutzt das Projekt die kollektive Intelligenz und die Vielfalt der Community, um nachhaltige Lösungen für die Stadtgesellschaft zu entwickeln.

Was haben wir vor?

Das Vorhaben der Stadt ist es, durch das WebWerk eine Brücke zwischen der Bevölkerung und der Stadtverwaltung zu bauen. Die Initiative zielt darauf ab, durch die Einrichtung von Innovation-Hubs einen Rahmen zu schaffen, in dem Bürgerinnen und Bürger jeden Alters aktiv an der Planung und Umsetzung von Projekten teilhaben können. Diese Projekte reichen von der Entwicklung digitaler Anwendungen zur Verbesserung der urbanen Lebensqualität bis hin zur Konzeption von Räumen, die kulturelle und soziale Interaktion fördern. Ein besonderer Fokus liegt auf der Einbeziehung von Kindern und Senioren, um sicherzustellen, dass alle Perspektiven und Bedürfnisse Berücksichtigung finden.

Mit welchem Ziel?

Das Hauptziel des WebWerks Aschaffenburg ist es, die Bürgerbeteiligung signifikant zu steigern und die Stadtgemeinschaft nachhaltig zu stärken. Indem eine aktive Einbindung von 5% der Bevölkerung erreicht werden soll, werden neue Maßstäbe für eine partizipative Stadtentwicklung gesetzt. Dies soll nicht nur die Identifikation der Bürgerinnen und Bürger mit ihrer Stadt erhöhen, sondern auch innovative Lösungen hervorbringen, die Aschaffenburg als Modell für andere Kommunen etabliert. Darüber hinaus zielt das Projekt darauf ab, die digitalen Kompetenzen der Teilnehmenden zu erweitern und ein Verständnis für die Bedeutung von Nachhaltigkeit und sozialem Zusammenhalt zu fördern.

Was ist unser Gewinn?

Der Gewinn des Engagements ist vielschichtig. 

Zum einen wird eine messbare Verbesserung der Lebensqualität in Aschaffenburg durch die direkte Umsetzung der im Rahmen der Innovation-Hubs entwickelten Projekte erwartet. Dies umfasst die Schaffung neuer digitaler Angebote für die Bürgerinnen und Bürger, die Optimierung städtischer Dienstleistungen und die Gestaltung lebenswerter urbaner Räume. 

Zum anderen profitiert die Stadt von einer gestärkten Gemeinschaft, die sich durch ein hohes Maß an sozialer Inklusion und Partizipation auszeichnet. 
Durch die aktive Beteiligung der Bevölkerung an der Stadtentwicklung entsteht ein Gefühl der Zugehörigkeit und Mitverantwortung, das die Basis für eine nachhaltige und resiliente Stadtgesellschaft bildet.

Langfristig betrachtet positioniert sich Aschaffenburg durch das WebWerk-Projekt als Vorreiter in der digitalen Transformation und der sozial nachhaltigen Stadtentwicklung. Die gewonnenen Erkenntnisse und Erfahrungen dienen als wertvolle Ressourcen für andere Kommunen, die ähnliche Herausforderungen bewältigen möchten. Somit trägt das Projekt zur positiven Außendarstellung der Stadt bei, indem es die Innovationskraft und Offenheit Aschaffenburgs unter Beweis stellt. 

Insgesamt wird erwartet, dass das WebWerk Aschaffenburg mehr als nur ein Projekt zur Förderung der Bürgerbeteiligung ist. Es ist ein ambitioniertes Vorhaben, das darauf abzielt, die Stadtgesellschaft nachhaltig zu transformieren und ein lebendiges Beispiel für die Möglichkeiten einer integrierten, partizipativen und technologiegestützten Stadtentwicklung zu schaffen. Durch die aktive Einbeziehung aller Bevölkerungsgruppen und die Nutzung der kollektiven Intelligenz streben wir danach, Aschaffenburg zu einem lebenswerten, innovativen und zukunftsfähigen Ort zu machen, dessen Entwicklung von seinen Bürgerinnen und Bürgern mitgestaltet wird.

4. Angaben zu den Kosten

Fördervolumen:        5 Millionen

aufgeteilt zwischen Stadt 2.302.000 Euro und TH 2.698.000 Euro; 
TH muss wegen Forschung höheren Anteil erhalten

Förderzeitraum:        vier Jahre (01.09.2024 bis 31.08.2028‘)

Förderart:        nicht zurückzuzahlender Zuschuss

Förderquote:        bis zu 100%

Eigenbeteiligung:        10% der städtischen Gesamtkosten in Höhe von 2.302.000 Euro sicherheitshalber angenommen