Datum: 23.10.2024
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: Großer Sitzungssaal
Gremium: Digitalisierungs- und Organisationssenat
Öffentliche Sitzung, 17:00 Uhr bis 19:20 Uhr

Öffentliche Sitzung

TOP-Nr.	SP-Nr.	Bezeichnung
1	DOS/6/1/24	Vorstellung der digitalen Projekte “Freiheitswerkstatt” und “heimat:data”
2	DOS/6/2/24	Organisationsuntersuchung; Vorstellung des Maßnahmenplans für Referat 6
3	DOS/6/3/24	Zusätzlicher Stellenbedarf des Sachgebiets Organisation im Amt 39
4	DOS/6/4/24	Wahlhelfereinteilung und Wahlhelferakquise für zukünftige Wahlereignisse

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1. / DOS/6/1/24. Vorstellung der digitalen Projekte “Freiheitswerkstatt” und “heimat:data”

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	6. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	23.10.2024	ö	Beschließend	1	DOS/6/1/24

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Mit künstlerisch inspirierten Aktivitäten über das Leben und die parlamentarische Arbeit des Aschaffenburger Politikers Jean Stock, der von den Nationalsozialisten verfolgt worden ist und sich an den Beratungen zur Entstehung des Grundgesetzes beteiligt hat, sollen wichtige Akzente zum Thema Freiheit diskutiert werden. Insgesamt erhalten 15 Freiheitswerkstätten in ganz Deutschland die Möglichkeit, sich mit einer eigenen Fragestellung und Methodik dem Thema zu widmen. Die gesammelten Dokumente und Aktivitäten werden in einem digitalen “Freiheitsarchiv” gezeigt.

Das vor kurzem gestartete Projekt “heimat:data” wiederum ist eine sinnvolle Ergänzung bzw. Erweiterung des schon etablierten Projektes “heimat:hub“ und wird finanziell durch das Bayerische Staatsministerium der Finanzen und für Heimat gefördert. Die Projektzeit beträgt drei Jahre, bis Ende Juni 2027 (Juli 2024 bis Juni 2027). Ziel ist es, die Zusammenarbeit mit Vereinen und Organisationen zu intensivieren, die über lokale und regionale Datenbanken mit Bildern, Texten und anderen Archivalien verfügen. Mit “heimat:data” entsteht ein digitaler Ort, in dem die Datenbanken gesichert und auch öffentlich wahrgenommen werden können. So wird ein weiterer Schritt getan, um die Geschichte des unterfränkischen Raumes in zukunftsfähiger Weise zu dokumentieren, zu bewahren und der wissenschaftlichen sowie der regionalhistorischen Forschung verlässliche Daten zur Verfügung zu stellen. Weiterhin dient das Projekt der Vermittlung und Anwendung digitaler Standards (z.B. FAIR Prinzipien) in der regionalhistorischen Forschung.

An dem Projekt beteiligt sind die Stadt Aschaffenburg sowie die Landkreise Aschaffenburg, Miltenberg und Main-Spessart sowie der Bezirk Unterfranken Auch das Spessartprojekt, die Kulturlandschaft Kahlgrund und die Burglandschaft Spessart/Odenwald gehören dazu. Die Koordination erfolgt durch das Stadt- und Stiftsarchiv. Wichtig ist auch, dass die analogen Ankerpunkte des Projektes “heimat:hub” in Aschaffenburg, Eschau, Gemünden und Mömbris auch für “heimat:data” bestehen bleiben.

Die zugesagte maximale Fördersumme (Förderquote 90%) beträgt für heimat:data, ähnlich wie beim vorangehenden heimat:hub, knapp 330.000€. Die für die Projektlaufzeit aufzubringenden Eigenmittel (10%) belaufen sich voraussichtlich auf knapp 33.000€. Das Projekt wird zunächst über ein bereits eingerichtetes Verwahrkonto abgewickelt. Nach Abschluss und Überprüfung der Maßnahme werden die Eigenmittel der Stadt in den Haushalt des Stadt- und Stiftarchivs (UA 3440) übernommen. 

.Beschluss:

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Einstimmig angenommen

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2. / DOS/6/2/24. Organisationsuntersuchung; Vorstellung des Maßnahmenplans für Referat 6

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	6. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	23.10.2024	ö	Beschließend	2	DOS/6/2/24

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Auf Grundlage der Berichtsergebnisse wurde durch städtische Projektgruppen eine Bewertung und Festlegung der weiteren Planungen in Form eines Maßnahmenplans für die einzelnen KGSt-Handlungsempfehlungen ausgearbeitet. 

Nach Vorstellung der Ergebnisse gegenüber den Mitarbeitenden von Referat 6 wird der Maßnahmenplan nun dem Digitalisierungs- und Organisationssenat auszugsweise präsentiert. 

.Beschluss:

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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3. / DOS/6/3/24. Zusätzlicher Stellenbedarf des Sachgebiets Organisation im Amt 39

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	6. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	23.10.2024	ö	Beschließend	3	DOS/6/3/24

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Die Stadt Aschaffenburg befindet sich in einem Organisationsentwicklungsprozess, der zu einer effektiven sowie effizienten und damit zukunftsfähigen, nachhaltigen modernen Stadtverwaltung führen soll. Kritischer Erfolgsfaktor ist u.a., das bislang nicht vorhandene oder kaum ausgeprägte Aufgaben notwendig werden. Der Organisationsentwicklungsprozess bewirkt also in einigen Organisationsbereichen auch ganz normale Aufgabenmehrungen. 

Das gestartete OE-Projekt mit den Handlungsempfehlungen ist ein gewaltiger Transformationsprozess, der von dem Sachgebiet Organisation begleitet werden muss. Aktuell gibt es hierzu eine Vollzeitstelle. Um das Projekt aber erfolgreich weiter begleiten und die Transformation in Gang halten zu können, ist es äußerst wichtig, dass der Transformationsprozess kommunikativ unterstützt wird (Change Kommunikation). Durch diese kommunikative Begleitung sollen die Mitarbeiter abgeholt und mitgenommen werden. Dies fördert die Akzeptanz des notwendigen Transformationsprozesses. Auch ist eine Unterstützung der Projektleitung des OE-Projekts notwendig. Hierfür ist es notwendig, dass die bisher bestehende Stelle (befristet bis 31.12.2025) entfristet wird.

Ebenso wichtig für das OE-Projekt ist die Implementierung eines Projektmanagements. Aktuell wird der OE-Prozess mit der KGSt im Rahmen eines Projekts Organisationsentwicklung mit einer Vollzeitstelle durchgeführt. Je weiter dieses Projekt fortschreitet, zeichnet sich ab, dass durch die ausgesprochenen Handlungsempfehlungen immer mehr Arbeit in den Bereichen Organisationsentwicklung und Projektmanagement anfällt. Dies ist vor allem der zentralen Unterstützung der Ämter bei der Umsetzung der Maßnahmenpläne geschuldet. Ebenso nehmen die Controllingaufgaben durch die Handlungsempfehlungen zu. Weiterhin ist geplant, ein zentrales Projektmanagementoffice mit einem Portfoliomanagement in der Verwaltung aufzubauen. Die Stelle Mitarbeiter Project Management Office kann sich dann um die Koordination, Integration und Steuerung der Projekte in der Stadtverwaltung kümmern. Weiterhin können einheitliche und verbindliche Standards gewährleistet werden (vgl. auch hierzu HE 3 und HE 9 des KGST-Berichts für Referat 3). Der Bedarf hierfür beträgt eine Vollzeitstelle.

Wenn diese Stellen nicht geschaffen werden, kann das Projekt Organisationsentwicklung nicht richtig funktionieren. Es besteht vielmehr die Gefahr, dass der ganze angestoßene Transformations- und Modernisierungsprozess verkümmert und im Sande verläuft. Dies hätte negative Auswirkungen auf alle Arbeitsbereiche. Das Risiko einer dysfunktionalen Entwicklung der Stadtverwaltung würde sich erhöhen. Eine zukunftsfähige, nachhaltige, moderne Stadtverwaltung kann so nicht erreicht werden. 

Auch im Bereich Stellenbeschreibung, Stellenbewertung und Stellenplan besteht Handlungsbedarf. Aktuell gibt es dort eine Vollzeitstelle die zu 0,75 besetzt ist. Im Organisationsgutachten (HE 3 des KGST-Berichts für Referat 3) ist von einer Mindestausstattung von 3,5 Vollzeitstellen die Rede, welche notwendig sind. Hier wird eine Mehrung um zwei Stellen vorgeschlagen, da die Regelungen für die Gesamtverwaltung noch im Büro des Oberbürgermeisters angesiedelt sind, perspektivisch aber auch durch das Sachgebiet Organisation übernommen werden sollen. Aktuell sind die Wartezeiten für Stellenbewertungen und Höhergruppierungen länger als eineinhalb Jahre. Dies führt zu Frust bei den betroffenen Mitarbeiter*innen. Um die Dauer der Verfahren abzukürzen werden aktuell auch Stellen zur Bewertung extern vergeben. Dies ist aber ein großer Kostenfaktor. Auch um zu verhindern, dass „Bewertungswissen“ nach außen abfließt, ist eine Erhöhung der Stellen in diesem Bereich dringend geboten. Weiterhin hat auch in diesem Bereich die Personalentwicklung nicht mit der allgemeinen Entwicklung im Rathaus Schritt gehalten und es ist dringend nachzusteuern. Der Anstieg des Stellenplans seit 2012 beträgt ca. 30%, im Bereich der Sachbearbeitung des Stellenplans gab es seitdem keine Mehrung. Vielmehr ist im Rahmen der Umstrukturierung zum 01.05.2024 eine Vollzeitstelle im Personalamt verblieben und nicht mit in das Sachgebiet Organisation umstrukturiert worden. Doch nicht nur die gesamte Stellenanzahl ist angestiegen, auch die unterjährige Pflege des Stellenplans ist deutlich aufwändiger geworden. Dies liegt zum einen an der erhöhten Mitarbeiterzahl und zum anderen an der deutlich höheren Fluktuation bei den Mitarbeitern. Dies belegt auch die Anzahl der gestiegenen Stellenausschreibungen.

Insgesamt sind somit folgende Stellenmehrungen notwendig:

Zwei Stellen für Stellenbewertung und Stellenplan
Die Entfristung einer Stelle für das OE Projekt
Eine Stelle Projektmanagement

.Beschluss:

1. Der Bericht der Verwaltung über den zusätzlichen Stellenbedarf des Sachgebiets Organisation im Amt 39 wird zur Kenntnis genommen.

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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4. / DOS/6/4/24. Wahlhelfereinteilung und Wahlhelferakquise für zukünftige Wahlereignisse

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	6. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	23.10.2024	ö	Beschließend	4	DOS/6/4/24

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Entsprechende Ausführungen finden sich in den jeweiligen Wahleinweisungen des Landeswahlleiters. Hier sei beispielhaft der Auszug aus der sog. WA 3 für die Bundestagswahl abgedruckt:

Nr. 4.1 der WA-3 für Gemeinden zur Bundestagswahl
… Die Gemeinde beruft unter entsprechender Berücksichtigung der in der Gemeinde vertretenen politischen Parteien drei bis sieben Wahlberechtigte als Beisitzer; die Mitglieder der Wahlvorstände sollen möglichst im Wahlbezirk, die Mitglieder der Briefwahlvorstände in der Gemeinde wahlberechtigt sein (§ 9 Abs. 2 Satz 4 BWG, § 6 Abs. 2, § 7 Nr. 4 BWO, § 3 Abs. 1 und 3 der o. g. Verordnung). Es ist darauf zu achten, dass sich unter den Beisitzern zwei zum Schriftführer geeignete Personen befinden. Nach § 6 Abs. 4 BWO kann die Gemeinde aus den Beisitzern den Schriftführer und dessen Stellvertreter (wie bei Landtagswahlen) unmittelbar bestellen.

Die Gemeinde hat bei der Auswahl der Mitglieder der Wahlvorstände ihr Ermessen pflichtgemäß auszuüben. Vorrangig sollen freiwillige Wahlhelfer gewonnen werden. Datenübermittlungsbitten gem. § 9 Abs. 4 und 5 BWG sollten vorrangig an ortsansässige Behörden gerichtet werden. Erst nach Ausschöpfung aller Möglichkeiten können die Bitten auch an Behörden im näheren Umkreis herangetragen werden.

Bei der Ernennung der Wahlvorsteher und Stellvertreter sowie der Berufung der Beisitzer handelt es sich um Geschäfte der laufenden Verwaltung; ein Gemeinderatsbeschluss ist also nicht notwendig (Art. 37 Abs. 1 Nr. 1 GO).

Die Berufung und Akquise der ehrenamtlichen Wahlhelfer*innen wird für das Wahlamt von Wahl zu Wahl aufwändiger. Immer weniger Personen wollen dieses Ehrenamt freiwillig übernehmen. Andere Behörden und Organisationen, Schulen und auch die Parteien berufen sich bei Anfragen des Wahlamts jeweils auf den Datenschutz und sind nicht mehr bereit, die Kontaktdaten möglicher Wahlhelfer*innen aus ihrem Bereich zu melden.

Insbesondere die verantwortungsvolleren Tätigkeiten wie Wahlvorsteher*in und Schriftführer*in werden gemieden.

Das Wahlamt der Stadt Aschaffenburg bittet die im Stadtrat vertretenen Parteien zukünftig bei der Wahlhelferakquise aktiv mitzuhelfen. Gewünscht wäre eine Selbstverpflichtung, entsprechend der Stärkeverhältnisse im Stadtrat, geeignete Wahlvorsteher*innen und stellv. Wahlvorsteher*innen zu benennen.

Dies müssen nicht zwangsläufig Stadträte und Stadträtinnen sein, sondern lediglich wahlberechtigte Personen die bereit sind, das Wahlehrenamt eines Wahlvorstehers*in oder stellv. Wahlvorstehers*in zu übernehmen. Dies können z. B. auch Familienmitglieder, Freunde und Bekannte sein.

Bei Europa-, Bundestags-, Landtagswahlen werden bei der Stadt Aschaffenburg 76 Wahl- und Briefwahlvorstände gebildet. Es müssten dann 152 ehrenamtliche Wahlvorsteher*innen und deren Stellvertreter*innen von den Stadtratsfraktionen benannt werden. Um die restlichen 456 notwendigen Wahlhelfer*innen kümmert sich weiterhin die Stadtverwaltung.

Bei Kommunalwahlen ist der Aufwand höher und es werden mehr Wahlvorstände benötigt. Hier waren es im Jahr 2020 insgesamt 88 Wahl- und Briefwahlvorstände.

Gemäß den aktuellen Stärkeverhältnissen erhofft sich das Wahlamt Vorschläge der Parteien in nachfolgender Größenordnung.

Partei                Zahl für allg. Wahlen        Zahl bei Kommunalwahl
CSU        30,39%        46 Wahlhelfer*innen        53 Wahlhelfer*innen
SPD        27,08%        41 Wahlhelfer*innen        48 Wahlhelfer*innen
Grüne        20,88%        32 Wahlhelfer*innen        37 Wahlhelfer*innen
AfD        5,36%        8 Wahlhelfer*innen          9 Wahlhelfer*innen
FDP        5,07%        8 Wahlhelfer*innen          9 Wahlhelfer*innen
ÖDP        4,56%        7 Wahlhelfer*innen          8 Wahlhelfer*innen
KI        3,75%        6 Wahlhelfer*innen          7 Wahlhelfer*innen
UBV        2,80%        4 Wahlhelfer*innen          5 Wahlhelfer*innen

Das Wahlamt der Stadt Aschaffenburg wird den Parteien zeitgerecht vor den Wahlen anschreiben und Vordrucke für die Meldung von freiwilligen Wahlhelfern bereitstellen. 

Eine Plattform zur Online-Meldung von Wahlhelfer*innen wurde bereits eingerichtet.

Link: https://formular.aschaffenburg.de/frontend-server/form/provide/1202

.Beschluss:

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0