Datum: 19.11.2024
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: Großer Sitzungssaal
Gremium: Digitalisierungs- und Organisationssenat
Öffentliche Sitzung, 17:00 Uhr bis 19:21 Uhr


Öffentliche Sitzung

TOP-Nr.SP-Nr. Bezeichnung
1DOS/7/1/24 Organisationsuntersuchung; Vorstellung des Maßnahmenplans für Referat 1
2DOS/7/2/24 SPNr. nach TOP 1 ö
3DOS/7/3/24 Digitale Dienste im Stadt- und Stiftsarchiv

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1. / DOS/7/1/24. Organisationsuntersuchung; Vorstellung des Maßnahmenplans für Referat 1

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat 7. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates 19.11.2024 ö Beschließend 1DOS/7/1/24

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) hat im Zuge der Organisationsuntersuchung den bereits vorliegenden Abschlussbericht für Referat 1 erstellt. 

Auf Grundlage der Berichtsergebnisse wurde durch städtische Projektgruppen eine Bewertung und Festlegung der weiteren Planungen in Form eines Maßnahmenplans für die einzelnen KGSt-Handlungsempfehlungen ausgearbeitet. 

Nach Vorstellung der Ergebnisse gegenüber den Mitarbeitenden von Referat 1 wird der Maßnahmenplan dem Digitalisierungs- und Organisationssenat auszugsweise präsentiert.

.Beschluss:

I. Der im Rahmen der Organisationsuntersuchung erstellte Maßnahmenplan für Referat 1 wird zur Kenntnis genommen (Anlage 1). 

II. Angaben zur Klimawirkung:
Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant
teilweise klimarelevant
sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich
[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen
[  ]  ausführliche Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:
Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [  ]
nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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2. / DOS/7/2/24. SPNr. nach TOP 1 ö

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat 7. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates 19.11.2024 ö Beschließend 2DOS/7/2/24

.Beschluss: 1

Herr Stadtrat Jürgen Zahn (KI) fragt an, ob und in welchem Umfang das Stadttheater gegen Wasser- bzw. Löschwasser-Schäden versichert ist. Je nach Situation regt er den Abschluss einer solchen Versicherung an. Frau 2. Bürgermeisterin Jessica Euler sagt zu, dass die Verwaltung die Angelegenheit prüft und Stadtrat Zahn eine Antwort erhält.

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

.Beschluss: 2

Da nur noch acht Mitglieder des Digitalisierungs- und Organisationssenates anwesend sind, ist die Beschlussfähigkeit nicht mehr gegeben.

Frau Stadträtin Anna Hajek (CSU) und Herr Stadtrat Dr. Erich Henke (SPD) regen an, dass beim nachfolgenden Tagesordnungspunkt nur ein Vortrag samt Kenntnisnahme erfolgt, jedoch keine zustimmende Kenntnisnahme. Frau 2. Bürgermeisterin Jessica Euler folgt diesem Vorschlag.

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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3. / DOS/7/3/24. Digitale Dienste im Stadt- und Stiftsarchiv

Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat 7. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates 19.11.2024 ö Beschließend 3DOS/7/3/24

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Im geplanten Bericht wird ein Überblick zum aktuellen Stand der Digitalen Dienste des Stadt- und Stiftsarchivs gegeben. Schwerpunkte sind dabei die Digitalisierung und Präsentation (online) von Archivalien sowie der Aufbau des digitalen Langzeitarchivs der Verwaltung.

Im Jahr 2021 hatte das Stadt- und Stiftsarchiv mit Förderung des digitalen Kulturerbe-Portals des Freistaats (bavarikon) ein erstes großes Projekt zur systematischen Digitalisierung seiner Bestände erfolgreich abgeschlossen (Bestand Stiftsarchiv, online über bavarikon). Weitere Digitalisierungsaktionen folgten, ebenso der Aufbau einer Digitalisierungswerkstatt und von Workflows zur Digitalisierung. Im August dieses Jahres hat ein weiteres, noch größeres Projekt seinen Abschluss gefunden: die Digitalisierung des historischen Altbestandes „SMZ“ (Stadtarchiv Mainzer Zeit). Das Projekt war mit 117.000€ durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) gefördert worden. Vorbereitend waren mit Drittmittelförderung die SMZ-Archivalien konservatorisch bearbeitet und erschlossen worden. 
Die SMZ-Digitalisate sind vor kurzem über das Portal der Deutschen Digitalen Bibliothek (DDB) online gestellt worden. Im Zuge dessen wurden auch alle weiteren vom Datenschutz bzw. Schutzfristen freien Bestände des Archivs online gestellt – auch solche, die noch nicht gescannt wurden, sind hier nun recherchierbar. Insgesamt 181 Bestände, fast 50.000 Einzelobjekte und ca. 300.000 Scans sind online einsehbar. Für die nähere Zukunft sind weitere ähnliche Projekte bzw. Kooperationen in Arbeit, um die unikalen Bestände des Archivs zu sichern, zu digitalisieren und online zu veröffentlichen.
Seit Jahren macht das Stadt- und Stiftsarchiv Fortschritte im Bereich der Digitalisierung und wurde dahingehend schon von der DDB als Paradebeispiel bezeichnet. 
Zuletzt hat das Archiv auch den Bestand des Medienzentrums übernommen – insgesamt 85 Umzugskartons an Film- und Bildmaterial sowie 14TB an Daten (Filme, digitalisierte Filme usw.). Insgesamt umfasst das digitale Archiv für Archivalien (Stand Oktober 2024) derzeit fast 40TB. 

Hinzu kommt das neue Digitale Langzeitarchiv: Die Archivierung elektronischer Unterlagen stellt eine Pflichtaufgabe nach dem Bayerischen Archivgesetz dar. Archive müssen für ihre Träger in der Lage sein, „born digitals“ zu übernehmen und angemessen zu verwahren. Hierzu zählen dann auch die Übernahmen aus dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Fachverfahren der Ämter, von digitalisierten „Altakten“ und sonstigen archivierungswürdigen digitalen Daten der Ämter. 
Das Digitale Langzeitarchiv dient der Rechtssicherung, der ordnungsgemäßen digitalen Aktenführung sowie dem dauerhaften und revisionssicheren Nachweis digitaler Dokumente und Entscheidungen – der gesamten Stadtverwaltung. Ein drohender irreversibler Verlust unverzichtbarer Informationsquellen zum Verwaltungshandeln und zur kommunalen Geschichte muss verhindert werden. Nach der erfolgten Konzeption und der technischen Etablierung des Digitalen Langzeitarchivs ist es notwendig, die anstehenden Aussonderungen, Bewertungen und Übernahmen an das Digitale Langzeitarchiv praktisch umzusetzen und dauerhaft in Gang zu bringen.
Im Rahmen der Stellenplanung für das Jahr 2025 hat das Stadt- und Stiftsarchiv deshalb eine Stellenanpassung beantragt (Erhöhung einer bestehenden Stelle im Umfang von 14,2h auf mindestens 24h; Aufgaben: Medienzentrum, Digitale Dienste / Bearbeitung Digitales Langzeitarchiv der Stadt). 

.Beschluss:

I. Der Bericht des Stadt- und Stiftsarchivs über die dort eingesetzten digitalen Dienste wird zur Kenntnis genommen.

II. Angaben zur Klimawirkung:
Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant
teilweise klimarelevant
sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich
[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen
[  ]  ausführliche Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:
Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [  ]
nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

Datenstand vom 27.02.2025 10:37 Uhr