Datum: 10.01.2024
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: Großer Sitzungssaal
Gremium: Digitalisierungs- und Organisationssenat
Öffentliche Sitzung, 17:00 Uhr bis 20:30 Uhr

Öffentliche Sitzung

TOP-Nr.	SP-Nr.	Bezeichnung
1	DOS/1/1/24	Organisationsuntersuchung; Einführung eines referatsübergreifenden Prozessmanagements für die Stadtverwaltung Aschaffenburg
2	DOS/1/2/24	Änderung der Aufbauorganisation im Garten- und Friedhofsamt (Amt 67)
3	DOS/1/3/24	Online-Beteiligung zur Umbenennung Aschaffenburger Straßennamen
4	DOS/1/4/24	Bericht über den Sachstand der Feinkonzeption Website-Relaunch
5	DOS/1/5/24	Bericht über umzusetzende Open Data Verordnung

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1. / DOS/1/1/24. Organisationsuntersuchung; Einführung eines referatsübergreifenden Prozessmanagements für die Stadtverwaltung Aschaffenburg

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	1. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	10.01.2024	ö	Beschließend	1	DOS/1/1/24

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Gemäß Stadtratsbeschluss vom 19.07.2021 wurde die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) mit einer Organisationsuntersuchung für die Stadtverwaltung Aschaffenburg beauftragt. 

Der Abschlussbericht für Referat 3 vom 31.03.2023 empfiehlt, ein referatsübergreifendes Prozessmanagement einzuführen. Dieser Bericht dient der Umsetzung dieser Handlungsempfehlung. 

Darüber hinaus hat die KGSt in allen Referaten und Ämtern die Einführung von Prozessthemen empfohlen. Da Prozessmanagement ein neues Thema für die Stadtverwaltung Aschaffenburg ist, sollte es im Rahmen der weiteren Organisationsentwicklung von Seiten der zentralen Organisation implementiert werden. Von dort erhalten die Ämter Grundlagen und organisationsweite verbindliche Standards zu Rahmenvorgaben, Modellierungskonventionen, Schulungsinhalten und Methodik, um diese Handlungsempfehlung umzusetzen. 

II. Nutzen - Prozessmanagement: Alle haben etwas davon

Prozessmanagement richtet sich an viele verschiedene Zielgruppen, darunter Mitarbeiter*innen, Führungskräfte, Bürger*innen, Unternehmen, Politik und die Stadt Aschaffenburg als Organisation.

Prozessmanagement schafft in erster Linie Transparenz, indem es Arbeitsabläufe (Prozesse), Schnittstellen und Arbeitsmittel sichtbar macht. Diese Transparenz ermöglicht eine verbesserte Zusammenarbeit und fördert die Einbeziehung externer Akteure. Sie erleichtert auch die Bewältigung komplexer Fragestellungen, sowie die Planung von Ressourcen und Aufgaben.

Die Qualität von Arbeitsergebnissen wird durch beschriebene und optimierte Prozesse erheblich verbessert. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) wird eingeleitet, dieser ermöglicht die Entwicklung von Kennzahlen, Evaluation und Optimierung. 

Die Servicequalität der Verwaltung wird durch transparente und klare Abläufe ebenfalls erhöht, was die Bürger*innen-Orientierung fördert.

Die demografische Entwicklung und der damit verbundene Fachkräftemangel stellen die Stadtverwaltung vor sehr große Herausforderungen. In den nächsten zehn Jahren verlassen über 700 Mitarbeitende die Stadtverwaltung. Davon geht der größte Teil in den Ruhestand. Prozess-management bietet grundsätzlich die Möglichkeit, die Arbeitserfahrungen zu dokumentieren und den enormen Wissensverlust zu kompensieren. Es kann dazu beitragen, Wissen nicht nur zu bewahren, sondern auch den Übergang zu einer digitalen Verwaltung deutlich zu erleichtern.

Darüber hinaus leistet Prozessmanagement einen Beitrag dazu, die Arbeitsgebermarke "Stadt Aschaffenburg" attraktiver zu gestalten und dem "War of Talents" besser zu begegnen. 

So vereinfacht sich beispielsweise das Onboarding und die Vertretungssituation bei Fehlzeiten oder Krankheit, da klar dokumentierte Prozesse die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern erheblich erleichtern, was insbesondere angesichts hoher Krankheitsquoten von Bedeutung ist.

Prozessmanagement bietet die Möglichkeit, Arbeitsabläufe gesamtheitlich und organisatorisch darzustellen. Es legt den Grundstein für eine erfolgreiche Verwaltungsdigitalisierung und ermöglicht die zielgerichtete Ermittlung des künftigen Stellenbedarfs. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess wird angestoßen, der die Handlungsfähigkeit der Verwaltungsorganisationen nachhaltig sicherstellt. So wird die Voraussetzung geschaffen, bei künftigen Stellenbesetzungen zu ermitteln, wie durch konsequentes Prozessmanagement vor allem standardisierte Tätigkeiten kompensiert werden können.

Dem Stadtrat wird in regelmäßigen Abständen über die Fortentwicklung des Prozessmanagements und den dadurch transparenteren Stellennachbesetzungen berichtet.

Um organisationales Wissen zu dokumentieren, wird die Prozessplattform der Firma PICTURE GmbH als ein Tool für Wissensmanagement in der Stadt Aschaffenburg künftig eingesetzt. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung von Prozessmanagement ein entscheidender Schritt zur Modernisierung der Stadtverwaltung Aschaffenburg ist. Es wird die Effizienz steigern, die Transparenz erhöhen und die Stadtverwaltung in die Lage versetzen, besser auf künftige Herausforderungen und auf die Bedürfnisse der Bürger*innen einzugehen.

Die notwendigen personellen und finanziellen Ressourcen sollen für die genannten Aufgaben im kommenden Haushaltsplan für das Jahr 2024 und darüber hinaus zur Verfügung gestellt werden.

.Beschluss:

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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2. / DOS/1/2/24. Änderung der Aufbauorganisation im Garten- und Friedhofsamt (Amt 67)

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	1. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	10.01.2024	ö	Beschließend	2	DOS/1/2/24

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Im Garten- und Friedhofsamt sind insgesamt 105 Arbeitskräfte, 9 Auszubildende und 26 Saisonkräfte (01.04.- 30.11. des jeweiligen Jahres) beschäftigt. Es ist damit das größte Amt im Referat 6. 

Im Rahmen der Organisationsuntersuchung hat die KGSt einige Handlungsempfehlungen herausgearbeitet, um das Garten- und Friedhofsamt in der Aufbau- und Ablauforganisation zukunftsfähig zu machen. Hierzu gehört insbesondere die Optimierung von Prozessen im Amt selbst und die Schnittstellen mit anderen Ämtern. Ein besonderes Augenmerk muss in Zukunft auch auf die Digitalisierung des Amtes gelegt werden. Die bereits seit Jahrzehnten bestehende Aufbauorganisation hat die neuen fachlichen Herausforderungen nur bedingt nachgezogen und bedarf daher einer grundlegenden Anpassung.

Durch bevorstehende personelle Veränderungen in der Führungsspitze des Garten- und Friedhofsamtes Anfang 2025 besteht jetzt die große Chance, eine zukunftsfähige Aufbauorganisation zu schaffen, die die großen Herausforderungen der Gegenwart und der Zukunft annimmt, um zu einer prozessoptimierten, nachhaltigen und wirtschaftlichen Aufgabenerledigung zu kommen.

Das Garten- und Friedhofsamt wird daher in seiner Aufbauorganisation in Sachgebiete und Fachbereiche gegliedert. Es folgt damit der bewährten Organisation der Ämter des Bau- und Stadtentwicklungsreferats. Die heute bestehende Doppelspitze wird aufgelöst. Dem künftigen Amt steht eine Amtsleitung vor. Die Aufgabenerledigung erfolgt zukünftig durch das Sachgebiet Planung/Friedhöfe, das Sachgebiet Betrieb und das Sachgebiet Verwaltung/Digitalisierung. Auf das beiliegende Organigramm wird verwiesen. 

Das Sachgebiet Planung wird verstärkt. Die Anforderungen und Aufgaben im Bereich der Grün-und Freiflächenplanung sind in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen. Aktuell wird der Aufgabenbereich von nur 1,5 Ingenieurinnen abgedeckt. Vor dem Hintergrund der Anforderungen an die Klimaanpassung (Klimabäume, Diversität, Entsiegelung etc.) und der wachsenden Verantwortung in der Bauherrenvertretung (Kostenkontrolle, Projektmanagement) und der Vergabe von Bauleistungen (Europarecht, Nachhaltigkeitskriterien etc.) besteht der dringende Bedarf an einer weiteren Stelle. 

Das große Sachgebiet Betrieb wird mit seiner Sachgebietsleitung den Fokus vor allem auf die Steuerung der Bau- und Pflegemaßnahmen bei gleichzeitiger wirtschaftlicher Betriebsführung haben. Hierzu gehören z.B. die Erstellung von Pflegeplänen, die Planung und Koordination des Personaleinsatzes, der Maschineneinsatz einschließlich Betreuung des Maschinen- und Geräteparks. Hier erfolgt auch die Betreuung des bereits fast vollständig aufgebauten digitalen Grünflächeninformationssystems, für das eine Technikerstelle erforderlich ist. Sie ist Dienstleiter für die operativ tätigen Fachbereiche und Grundlage für die Kosten- und Leistungsrechnung. 

Im Sachgebiet Verwaltung erfolgt die administrative Aufgabenerledigung für die bis zu 130 Beschäftigen des Amtes. Um die zentralen Prozesse des Haushaltswesens, der e-Rechnung, des Dokumentenmanagementsystems, der internen Verrechnung und der Lohnbuchhaltung zu implementieren, ist eine Sachgebietsleitung zu schaffen. 

Die Umsetzung der neuen Aufbauorganisation erfolgt schrittweise zum Jahresbeginn 2025. Der Stellenbedarf wird beantragt. 

.Beschluss:

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [ x ]

nein [  ]

Sofern Kosten entstehen:
Die Kosten sind im laufenden Haushaltsplan veranschlagt	ja [  ]	nein [ x ]
Es entstehen Folgekosten	ja [ x ]	nein [  ]
Häufigkeit der Folgekosten	einmalig [  ]	wiederkehrend [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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3. / DOS/1/3/24. Online-Beteiligung zur Umbenennung Aschaffenburger Straßennamen

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	1. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	10.01.2024	ö	Beschließend	3	DOS/1/3/24

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Seit dem 13.11.23 können die Bürger*innen bei der 4-wöchigen (bis 08.12.23) Online-Beteiligung „Aschaffenburger Straßennamen“ auf der Beteiligungsplattform, die unter https://abstimme.aschaffenburg.de/ zu erreichen ist, ihre Vorschläge für die Umbenennung bzw. Umwidmung der Straßen einreichen. Dieses Online-Projekt ist eine begleitende Maßnahme zu den bereits stattgefundenen Präsenzveranstaltungen für die Anwohner*innen (19./30.10.23), in denen die Anwohner*innen Ihre Vorschläge einreichen konnten.

Nach Abschluss des Verfahrens wird eine Vorschlagsliste erarbeitet und dem Stadtrat zum Beschluss vorgelegt. 

.Beschluss:

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

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4. / DOS/1/4/24. Bericht über den Sachstand der Feinkonzeption Website-Relaunch

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	1. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	10.01.2024	ö	Beschließend	4	DOS/1/4/24

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

In der Feinkonzeption wurden die folgenden Ziele berücksichtigt:

• Gestaltung einer zukunftsorientierten, leicht zu pflegenden Website, die sich an technische Neuerungen anpassen lässt
• Bürgerzentrierter Aufbau (unter Berücksichtigung der Customer Journey)
• Technische, funktionelle, redaktionelle und gestalterische Neuentwicklung
• Umsetzung in agilen Sprints, um Teile der Website schneller neuzugestalten
• Perspektivisch: Einbindung einzelner Webseiten in Hauptseite um Ressourcen zu schonen

Für die Feinkonzeption, sowie für deren Umsetzung wurde ein Projektteam gebildet, dessen Kernteam aus Mitarbeiterinnen der Ämter 10 (Büro des Oberbürgermeisters) und 39 (Amt für IT und Digitalstrategie) besteht und das in einem erweiterten Team von Mitarbeiterinnen aus weiteren Ämtern ergänzt wird. Der Projektlenkungsausschuss ist auf Referenten und Amtsleiterebene angesiedelt (Referat für Digitalstrategie, Personalmanagement und zentrale Dienste, Amt 10 und Amt 39).

Die Feinkonzeption wird derzeit erstellt und danach dem Lenkungsausschuss vorgestellt.

In den nächsten Schritten sind

• die Ausschreibung der Umsetzung des Relaunchs (im 1. Quartal 2024),
• die Überarbeitung bestehender Seiten (ca. 6.000) zusammen mit den jeweiligen Fachdienststellen und
• ab dem zweiten Halbjahr 2024 der „Go Live“ der ersten Seiten

geplant.

Für den Relaunch der Website sind finanzielle und befristet auch personelle Ressourcen erforderlich. Bei der Ausschreibung der Umsetzung des Relaunchs soll ein Stadtratsbeschluss zur Vergabe erfolgen.

.Beschluss:

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [ x ]

nein [  ]

Sofern Kosten entstehen:
Die Kosten sind im laufenden Haushaltsplan veranschlagt	ja [ x ]	nein [  ]
Es entstehen Folgekosten	ja [ x ]	nein [  ]
Häufigkeit der Folgekosten	einmalig [  ]	wiederkehrend [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 14, Dagegen: 1

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5. / DOS/1/5/24. Bericht über umzusetzende Open Data Verordnung

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat	1. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates	10.01.2024	ö	Beschließend	5	DOS/1/5/24

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Die Stadtverwaltung stellt schon jetzt einige Daten, die unter die Kategorie Open-Data fallen, zur Verfügung, allerdings verteilt und unübersichtlich. Deshalb muss ein Open Data Portal aufgebaut werden, in dem die offenen Daten in der geforderten Form bereitgestellt werden können. Um die offenen Daten intern zu beschaffen, zu formatieren und die Lizensierung zu klären, sind zusätzliche Ressourcen erforderlich.

Für die Bereitstellung der offenen Daten in einem Open Data Portal bieten sich zwei Varianten an:

Variante 1: Betrieb eines eigenen Portals

Diese Variante hat einerseits den Vorteil, dass ein eigenes Portal so angepasst und konfiguriert werden kann, dass es sich nahtlos in die Webpräsenz der Stadt Aschaffenburg integrieren lässt. Auf der anderen Seite ist ein eigenes Portal jedoch um ein Vielfaches kosten- und zweitaufwendiger als die Mitnutzung eines zentralen Portals.

Variante 2: Hosting durch Freistaat Bayern über ein Angebot der Agentur „byte - Bayerische Agentur für Digitales GmbH“

Vorteile:

• Zentrale Bereitstellung
• Open Data Portal Infrastruktur ist für die Stadt Aschaffenburg kostenlos
• Geringerer (Personal-)Aufwand seitens der Stadt Aschaffenburg für das Einfügen der Daten und Pflege des Portals
• Automatische Dateninklusion in Open Bayern Portal

Nachteile:

• Kaum auf die Stadt Aschaffenburg personalisierbar
• Nicht in die Website der Stadt Aschaffenburg integriert, sondern in das Open Data Bayern Portal (z.B. aschaffenburg.bydata.de)
• Menüführung noch suboptimal

Die Verwaltung schlägt vor, aus Kosten- und Ressourcen-Gründen die vom Land Bayern bereitgestellte Portal-Lösung und das Angebot von der Agentur Byte als technologische Basis für das städtische Open Data Portal zu nutzen.

Weiter wird vorgeschlagen, eine Open Data Strategie auszuarbeiten und ein Open Data Programm aufzusetzen, bei dem in einem ersten Projekt

• das Open Data Portal erstellt und
• die ersten 100 Datensätze eingepflegt

werden.

.Beschluss:

1. Der Bericht der Verwaltung über den Sachstand zur EU-Durchführungsverordnung 2023/138 (Open Data Verordnung) und der dafür erforderlichen Ressourcen wird zustimmend zur Kenntnis genommen.
2. Die Verwaltung wird beauftragt, ein Open Data Programm aufzusetzen und eine Open Data Strategie auf der Grundlage der Open Data Verordnung und des städtischen Leitbilds Digitalisierung auszuarbeiten.

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [ x ]

nein [  ]

Sofern Kosten entstehen:
Die Kosten sind im laufenden Haushaltsplan veranschlagt	ja [  ]	nein [ x ]
Es entstehen Folgekosten	ja [ x ]	nein [  ]
Häufigkeit der Folgekosten	einmalig [  ]	wiederkehrend [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Einstimmig angenommen