Datum: 13.01.2025
Status: Abgeschlossen
Sitzungsort: Großer Sitzungssaal
Gremium: Haupt- und Finanzsenat
Nichtöffentliche Sitzung
Öffentliche Sitzung, 17:20 Uhr bis 19:00 Uhr

Öffentliche Sitzung

TOP-Nr.	SP-Nr.	Bezeichnung
1	HFS/1/9/25	Digitalisierungsprojekt im Stadt- und Stiftsarchiv ab Frühjahr 2025
2	HFS/1/10/25	Personalsituation und Stellenanpassungen für das Jahr 2025 - Antrag v. Hr. Stadtrat Dr. Lothar Blatt (UBV) vom 09.10.2024

zum Seitenanfang

1. / HFS/1/9/25. Digitalisierungsprojekt im Stadt- und Stiftsarchiv ab Frühjahr 2025

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Haupt- und Finanzsenat	1. Sitzung des Haupt- und Finanzsenates	13.01.2025	ö	Beschließend	1	HFS/1/9/25

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Geplant ist die Digitalisierung von knapp 640.000 Scans in der Digitalisierungswerkstatt des Archivs. Im Rahmen einer Vereinbarung mit dem Dienstleister „Family Search“ erhält das Archiv die Möglichkeit, für diesen Zweck zwei Teilzeitstellen (jeweils 50%, EG 4) für 20 Monate zu besetzen. Die Vereinbarung bietet die Möglichkeit einer Vollfinanzierung (100% Förderung) der genannten Stellen. Eigenmittel werden nicht benötigt. 

Die Digitalisate werden gleichermaßen zukünftig über die Online-Angebote des Archivs wie auch von Family Search verfügbar gemacht. Family Search arbeitet mit zahlreichen deutschen Archiven im Bereich der Digitalisierung zusammen und hält sich an die DSGVO und sonstige Datenschutzvorgaben. 

Das Projekt soll von der inhaltlichen Seite her im Verlauf des Vorhabens dann vertiefter im Stadtrat (Kultursenat oder DOS) dargestellt werden.

.Beschluss:

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 16, Dagegen: 0

zum Seitenanfang

2. / HFS/1/10/25. Personalsituation und Stellenanpassungen für das Jahr 2025 - Antrag v. Hr. Stadtrat Dr. Lothar Blatt (UBV) vom 09.10.2024

Gremium	Sitzung	Sitzungsdatum	ö / nö	Beratungstyp	TOP-Nr.	SP-Nr.
Haupt- und Finanzsenat	1. Sitzung des Haupt- und Finanzsenates	13.01.2025	ö	Vorberatend	2	HFS/1/10/25

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

Für das Jahr 2025 wurde bei den Dienststellen eine Abfrage hinsichtlich notwendiger Stellenanpassungen durchgeführt. Dienststellen haben hierzu Berechnungen und Schätzungen vorgelegt, mit denen der Bedarf begründet wurde. Nach dieser ersten Abfrage wurde ein Bedarf von 93,28 Vollzeitäquivalenten (VZÄ) gemeldet. Daraufhin wurde bewertet, ob die Stellen Pflichtaufgaben wahrnehmen oder ob es sich um freiwillige Aufgaben handelt. Ebenso wurde analysiert, ob ein direkter Zusammenhang zwischen den beantragten Stellen und den Handlungsempfehlungen der KGSt im Rahmen der Organisationsuntersuchung besteht. Dieser Analyse- und Bewertungsprozess erbrachte erste Vorschläge zur Minderung.

Im nächsten Schritt wurde in einer Abstimmung mit dem Oberbürgermeister der geprüfte und geminderte Bedarf aus einer erweiterten Perspektive plausibilisiert. Hieraus konnten weitere Minderungen abgeleitet werden. Weitere Minderungen haben sich zum Abschluss der ersten Runde durch weitere Gespräche mit den Ämtern und Referaten ergeben. Der nun ermittelte Bedarf betrug 50,63 VZÄ.

In einer weiteren Abstimmungsrunde wurde der Anpassungsbedarf auf der Grundlage der Grenze der verantwortbaren größtmöglichen Minimierung festgelegt. Es handelt sich hierbei um 38,48 VZÄ. 

Im Laufe des Jahres konnten 9,06 Stellen gestrichen werden. Davon waren sechs Stellen nicht besetzt und bei drei Stellen sind die Aufgaben im Laufe des Jahres weggefallen. Dies entspricht bewährter Verwaltungspraxis, da nicht besetzte Stellen die Flexibilität und Handlungsspielräume erhöhen, um unterjährig Aufgabenanforderungen flexibel und ressourcenschonend erfüllen zu können. Durch neue, qualitativ hochwertig hinzugekommene Aufgaben ist es nicht möglich, die bisherigen Stellen im Rahmen einer Querbewegung anderweitig heranzuziehen, da die Dotierung und die Qualifikation der neuen Stellen die bisherigen Eingruppierungen in den meisten Fällen übersteigen wird.

Haushaltswirksam ergibt sich somit ein Anpassungsbedarf von 38,48 VZÄ. Die reine Stellenzahl würde sich um 29,42 VZÄ erhöhen. Bezogen auf die Gesamtzahl der städtischen Stellen ist dies eine Anpassung um ca. 2,5%.

Die Liste mit den beantragten Stellen sowie den entsprechenden Begründungen ist als Anlage 1 beigefügt.

Bei der Einrichtung verschiedener Stellen wurden Fördermittel in Aussicht gestellt bzw. ist eine (teilweise) Gegenfinanzierung gegeben. Dies ist auch in der Anlage vermerkt.

Der Anpassungsbedarf beinhaltet 4,78 Stellen, welche bereits unterjährig durch den Stadtrat beschlossen wurden. Die Umgliederung des Veterinärwesens aus dem Ordnungsamt in das Amt für Umwelt und Verbraucherschutz erfolgte, da die bisherigen Aufgaben im Bereich des Veterinärwesens im Ordnungsamt nicht wahrgenommen werden konnten. Hier ist ein Stellenumfang von 0,75 VZÄ vorgesehen (Plenum 28.07.2023, TOP 1, Beschluss 4, Nr. 3.3 und Plenum 18.09.2023, TOP 2 Beschluss 1 Nr. I.1).

Die Minimalliste bzw. eine weitere Kürzung der Liste erhöht das Risiko, dass sich der aktuelle Transformationsprozess aus mangelnden Ressourcen erheblich verlangsamen wird. Damit werden Effizienz- und Effektivitätspotenziale sowie die Wissenssicherung im Rahmen einer nachhaltigen, zukunftsorientierten Stadt Aschaffenburg stark gefährdet. Der Personalbedarf würde sich bei zunehmender Erstarrung der Verwaltung in den nächsten Jahren stetig fortsetzen. Die Belastungssituation in den Ämtern wird dadurch weiter steigen, was sich wiederum in Personalausfällen darstellt. Dies zeigt sich in den Krankheitstagen und Überlastungsanzeigen. Offene Stellen können in einem solchen Fall noch schwieriger besetzt werden und wird die Arbeitgeberattraktivität der Stadt Aschaffenburg belasten. Mittelfristig besteht das Risiko, dass die Erfüllung der Pflichtaufgaben nicht gewährleistet werden kann.

Durch Fluktuation und Langzeiterkrankungen sind täglich ca. 140 Stellen unbesetzt.  

Im Durchschnitt verliert die Verwaltung altersbedingt jährlich ca. 50 Personen. Bis zum Jahr 2034 sind dies 528 Personen. Hinzu kommt noch die jährliche Fluktuation durch Kündigungen und Auflösungsverträge.

.Beschluss:

1. Der Bericht der Verwaltung über die Personalsituation und über den notwendigen Personalbedarf zur Sicherstellung der Aufgabenerfüllung wird zur Kenntnis genommen (Anlage 1).
2. Der Bericht der Verwaltung zum Antrag von Herrn Stadtrat Dr. Lothar Blatt (UBV) vom 09.10.2024 wird zur Kenntnis genommen.
3. Die Entscheidungen über die Stellenanpassungen 2025 (Anlage 2) werden im Rahmen der Haushaltsberatungen getroffen.

II. Angaben zur Klimawirkung:

Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant	teilweise klimarelevant	sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich	[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen	[  ]  ausführliche Erläuterung  in den Begründungen

Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:

Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:

ja [  ]

nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0