Die Stadtverwaltung befasst sich seit vielen Jahren mit der Thematik „Digitalisierung“. Mit Einzug der elektronischen Datenverarbeitung mussten nicht nur die technischen Anforderungen an Hard- und Software entwickelt werden, sondern auch marketingbezogene und bauliche Aspekte berücksichtigt werden. Der Internetauftritt der Stadt hat sich in den letzten 16 Jahren von einer rein informativen Plattform zu einem interaktiven Medium weiterentwickelt. Anforderungen an die Datensicherheit haben den Bau von Serverräumen und die dazu notwendige Verkabelung nach IT-Sicherheitsstandards nach sich gezogen und die Benutzung von Datenbanktechniken hat selbstverständlich in allen Verwaltungsbereichen Einzug gehalten. Auch die Vernetzung der Rathausverwaltung mit den Außenstellen ist stetig weiterverfolgt worden, um den sicheren und schnellen Datenaustausch innerhalb der Verwaltungseinheiten sicherzustellen.
Die technische, wie rechtliche Entwicklung, nimmt in den letzten Jahren allerdings signifikant zu. Neue technische Möglichkeiten (z.B. sehr leistungsfähige Smartphones, Tablets) und neue Kommunikationswege (z.B. Social Media, Apps, interaktive Dialogforen etc.) sowie Trends (z.B. BigData, Cloud), aber auch gesetzliche Vorgaben zur Digitalisierung (z.B. EUDSGVO, eIDAS, E-Government-Gesetz Bund, Bayerisches E-Government-Gesetz etc.), machen es erforderlich, dass in der Verwaltung einheitliche technische und organisatorische Lösungen weiterentwickelt werden. Dabei gilt es vor allem, dass bereits bestehende Ansätze, die aber in den einzelnen Dienststellen sehr individuell erarbeitet wurden, zu einer homogenen wie standardisierten Strategie und Lösung zusammengeführt werden. Schon vorhandene sogenannte Insellösungen müssen aufgearbeitet und konsolidiert werden. Die riesigen Datenmengen, die zur Verfügung stehen (Internet, elektronische Texte, Daten auf den Servern der Stadtverwaltung), müssen für die Gesamtverwaltung strukturiert, aufbereitet und damit nutzbar gemacht werden. Sowohl die hohen Anforderungen und Erwartungshaltungen an die Datensicherheit, Nachweisbarkeit und Rechtssicherheit, als auch eine effiziente elektronische Prozessabwicklung und Nutzung der Datenmengen, können auf diese Weise besser und zugleich rechtssicher erfüllt werden. Wesentliche Grundlage ist, neben Onlinezugängen für die Bürgerinnen und Bürger zu den Dienstleistungen der Stadt Aschaffenburg, die Einführung eines effizienten, wie ordnungsgemäßen Informationsmanagements inklusive elektronischer Aktenführung und Prozessabwicklung, um die Daten auch digital weiterzubearbeiten und eine dienstleistungs- wie kundenorientierte Bearbeitung in der Stadtverwaltung zu gewährleisten.
Nach Abschluss der vorbereitenden Untersuchungen der verwaltungsinternen Projektgruppe „papierloses Büro / Dokumentenmanagement“, konnten die Rahmenbedingungen geschaffen werden, um ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu beschaffen und um ein digitales Archivierungssystem für die Stadt Aschaffenburg zu entwickeln. Eine Arbeitsgruppe ermittelte den Bedarf, der sich aus der Einführung eines digitalen Informationsmanagements inklusive elektronischer Aktenführung ergibt. Der Abschlussbericht liegt seit Ende 2016 vor und wurde den Fraktionen vorgestellt. Die elektronische Akte, auf Basis des stadtweiten Dokumentenmanagementsystems, wird bereits in einzelnen Dienststellen im Pilotbetrieb eingesetzt.
Parallel zu diesem Projekt entwickelte die Verwaltung schon bisher in vielen anderen Sektoren Maßnahmenbündel, um den diversen Aufgaben der Digitalisierung mit technischen und organisatorischen Möglichkeiten bedarfsgerecht zu begegnen.
Dazu zählen unter anderem:
- Elektronische Kommunikation (E-Mail / Apps / Kontaktformular),
- Internetdienstleistungen und -informationen,
- Ratsinformationssystem (geschlossener und offener Bereich)
- Geo-Informationssystem
- elektronische Bürgerdienste / digitale Formulare/ Workflow
Diese Maßnahmen können erfahrungsgemäß nur erfolgreich sein, wenn ein durchgängig elektronischer Prozess vom Eingang, über die Bearbeitung, bis zum Ausgang (also Bürger/Unternehmen à Stadt Aschaffenburg à Bürger/Unternehmen) ohne aufwändige Medienbrüche durch Ausdrucken und papiergebundene Prozesse in der Stadtverwaltung, sichergestellt wird. Nur so lässt sich auch eine rechtssichere wie wirtschaftliche Digitalisierung gewährleisten. Übergeordnetes Ziel ist daher die Verbesserung des Informationsflusses nach innen und außen, durch Vernetzung der einzelnen Maßnahmen zu einer konsolidierten, ganzheitlichen und damit nachhaltigen Gesamtlösung.
Die Einführung eines digitalen Informationsmanagements mit elektronischer Aktenführung ist, neben weiteren Herausforderungen und Maßnahmen, ein zentraler Baustein im Digitalisierungsprozess der Stadtverwaltung. Die bislang dezentrale papierbasierte Bearbeitung und Aktenführung muss abgelöst werden, um eine rechtssichere Digitalisierung der Prozesse und Dokumente sicherzustellen. Hierfür ist es sinnvoll, das verwaltungsinterne Knowhow zu nutzen, um eine bedarfsgerechte Realisierung zu ermöglichen. Das Stadt- und Stiftsarchiv verfügt in Fragen des Informationsmanagements sowie der Aktenführung zwar über das benötigte Fachwissen, nicht jedoch über ausreichende Personalkapazitäten, um den Prozess als ein solches internes Competence Center steuern und begleiten zu können.
Zusätzlich sind die allgemeinen rechtlichen Entwicklungen im Rahmen der E-Government- Gesetzgebung, so z.B. E-Government-Gesetz des Bundes, Bayerisches E-Government-Gesetz, Onlinezugangsgesetz oder Entwicklungen im Datenschutz (EU-DSGVO) sowie im Kontext Informationssicherheit (eIDAS) zu beachten, weil sie Auswirkungen auf das Verwaltungshandeln haben (Schriftlichkeitsgebot, Authentifizierungs- und Identifizierungsfragen, E-Akte, Antragsverfahren online, Bürgerdienste, vertrauenswürdige Verwaltungsabläufe, Schnittstellen und sichere Kommunikation zu Gerichten, elektronische Rechnungen, Bekanntgabe von Verwaltungsakten, Datenschutz, sichere Mailkommunikation, beweissichere Archivierung etc.). Daraus ergeben sich organisatorische sowie technische Entwicklungen, die angemessen umzusetzen sind.
Neben diesen Stellen, die Beratungsleistungen und Umsetzungsfragen erbringen bzw. klären müssen, wurde bei der Stadtverwaltung eine Lenkungsgruppe „Digitalisierung“ etabliert, die den Gesamtprozess begleitet und Koordinierungsaufgaben wahrnimmt. Ihre Aufgabe ist die Steuerung der Prioritäten, die Abstimmung mit der Behördenleitung und die Vorbereitung von Entscheidungen, die im Stadtrat zu treffen sind. Außerdem sind die parallel dazu laufenden Prozesse der Digitalisierung an Schulen, aber auch die Internetverfügbarkeit oder der Breitbandausbau im Stadtgebiet stets Themen, die nicht isoliert betrachtet werden dürfen, sondern in abgestimmten Prozessen weiter zu entwickeln sind. Auch hier kommt der Lenkungsgruppe und den neu zu schaffenden Stellen eine wichtige Bedeutung zu, damit Planungsprozesse aufeinander abgestimmt werden können und eine nachhaltige digitale Strategie entwickelt werden kann.
Durch die neue europäische Datenschutzgrundverordnung verschärft sich nun auch die Verpflichtung, papiergebundene Aktenbestände regelmäßig auszusondern und ggf. zu vernichten. Gerade das Überführen alter Aktenstrukturen in neue digitale Ablagestrukturen kann hier als Synergieeffekt genutzt werden, um diese Aufgabe zu bewältigen.
Es wird um Zustimmung gebeten, die notwendigen Personalentscheidungen vorzubereiten.
Die Personalkosten für beide Vollzeitstellen betragen ca. 120.000 € / Jahr.
