I. Die Geschäftsordnung des Stadtrates vom 04.05.2020 wird mit Wirkung zum 01.08.2020 wie folgt geändert:
1. In § 20 Abs. 1 Satz 2 werden nach dem Wort „schriftlich“ die Wörter „oder elektronisch“ eingefügt.
2. § 21 Abs. 1 Satz 2 erhält folgende neue Fassung:
„Sie ist bei öffentlichen Sitzungen jeweils unter Angabe von Ort und Zeit der Sitzung spätestens fünf Tage vor der Sitzung durch Anschlag an der Amtstafel des Rathauses sowie über das Ratsinformationssytem (RIS) im Internet bekannt zu geben.“
3. Nach § 21 wird folgender neuer Paragraph § 21 a eingefügt:
㤠21 a Ratsinformationssystem
(1) Die Stadt Aschaffenburg setzt ein IT-gestütztes online Ratsinformationssystem (RIS) zur Unterstützung des Sitzungsmanagements des Stadtrates ein. Dieses System ist im Internet in einen frei zugänglichen (nicht passwortgeschützten) und gegen unberechtigten Zugriff geschützten (passwortgeschützten) Bereich unterteilt.
(2) Im nicht passwortgeschützten Bereich des RIS werden neben allgemeinen Angaben zu den Stadtratsmitgliedern auch Inhalte der öffentlichen Sitzungen des Stadtrates und seiner Ausschüsse, wie z. B. Sitzungstermine, Tagesordnungen, Beschlussvorlagen oder Beschlüsse, im Einklang mit kommunalrechtlichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben veröffentlicht.
(3) Im passwortgeschützten Bereich des RIS werden zusätzlich zu den Inhalten nach Abs. 2 auch die Inhalte der nichtöffentlichen Sitzungen (mit Ausnahme von Personalangelegenheiten) zur Einsicht durch die berechtigten Nutzerinnen und Nutzer bereitgestellt.“
4. In § 22 werden die Absätze 1 bis 3 wie folgt neu gefasst:
„(1) Die Stadtratsmitglieder werden schriftlich unter Angabe der Tagesordnung oder mit ihrem Einverständnis elektronisch zu den Sitzungen eingeladen. Im Falle einer schriftlichen Ladung erhalten die Stadtratsmitglieder die Ladung samt Tagesordnung in Form eines Schriftstücks per Boten übermittelt. Im Falle einer elektronischen Einladung werden der Sitzungstermin und der Sitzungsort durch eine E-Mail und die Tagesordnung durch einen mit dieser E-Mail versandten Link auf die konkreten Sitzungsinhalte (Beschlussvorlagen und weitere Unterlagen) des RIS mitgeteilt.
(2) Die Ladungsfrist beträgt sieben Werktage. Der Sitzungstag und der Tag des Zugangs der Ladung werden bei der Berechnung der Frist nicht mitgerechnet. Im Falle der elektronischen Ladung geht die Tagesordnung zu, wenn die E-Mail nach Absatz 1 Satz 3 im elektronischen Briefkasten des Empfängers oder bei seinem Provider abrufbar eingegangen und üblicherweise mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist.
(3) Die Beschlussvorlagen und weitere Unterlagen der öffentlichen und nichtöffentlichen Tagesordnungspunkte (mit Ausnahme der Personalangelegenheiten) werden
a) bei Teilnahme an der elektronischen Ladung nur elektronisch im passwortgeschützten RIS und in der RIS-App zur Verfügung gestellt oder
b) bei Teilnahme an der schriftlichen Ladung elektronisch im passwortgeschützten RIS oder auf Antrag noch in Papierform
bereitgestellt.“
5. § 22 Abs. 3 a wird ersatzlos gestrichen.
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. § 22 Abs. 7 wird ersatzlos gestrichen.
II. Angaben zu den Kosten:
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Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
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ja [ ]
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nein [ x ]
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