Nach Art. 54 Abs. 1 der Gemeindeordnung für den Freistaat Bayern (GO) sind die Verhandlungen des Gemeinderats niederzuschreiben, wobei in diesem Protokoll mindestens Tag und Ort der Sitzung, die Namen der anwesenden Gemeinderatsmitglieder und die der abwesenden unter Angabe ihres Abwesenheitsgrundes, die behandelten Gegenstände, die Beschlüsse und das Abstimmungsergebnis enthalten sein müssen.
Nach Art. 54 Abs. 2 GO ist die Niederschrift vom Vorsitzenden und vom Schriftführer zu unterschreiben und vom Gemeinderat zu genehmigen.
Diese gesetzlichen Regelungen werden durch die Geschäftsordnung des Stadtrates der Stadt Aschaffenburg (GeschO) ergänzt. Der Umwelt- und Verwaltungssenat ist ein beschließender Ausschuss i. S. v. Art. 32 GO. Für seinen Geschäftsgang gelten die §§ 16 bis 33 der Geschäftsordnung sinngemäß (gem. § 34 Satz 1 GeschO).
Daher gelten folgende formalen Regeln für die Niederschrift des Umwelt- und Verwaltungssenates
㤠31 Form und Inhalt
(1) Die Niederschrift über die Verhandlungen des Stadtrates und seiner Ausschüsse
richtet sich nach Art. 54 Abs. 1 und 2 GO.
(2) Ist ein Mitglied des Stadtrates bei der Beschlussfassung über einen Beratungsgegenstand abwesend, so ist dies besonders zu vermerken.
§ 32 Genehmigung und Änderung
(1) Die Niederschrift über die vergangene Sitzung liegt während der Dauer der Sitzung
auf; sofern bis zum Schluss der Sitzung keine Widersprüche erhoben werden, gilt die
Niederschrift als vom Stadtrat genehmigt. Die Niederschrift ist von je einem Mitglied
der Fraktionen und der Ausschussgemeinschaften zu unterschreiben.“
Es ist gängige Sitzungs- und Verwaltungspraxis, dass die Niederschriften des Stadtrates und seiner Ausschüsse als Ergebnis bzw. Beschlussprotokoll erstellte werden.
Die Sitzung des Umwelt- und Verwaltungssenates vom 16.09.2020 wurde nach diesen Vorgaben angefertigt (vgl. Anlage) und nach § 32 Abs. 1 Satz 1 GeschO dem Umwelt- und Verwaltungssenat in seiner Sitzung am 07.10.2020 zur Genehmigung aufgelegt. Wie aus der beigefügten Anlage ersichtlich, haben die Mitglieder Thomas Giegerich und Jürgen Zahn Widerspruch gegen die Sitzungsprotokollnummer UVS/7/5/20 erhoben. Folglich gilt die Niederschrift der besagten Sitzung nicht als genehmigt.
Die Niederschrift wird daher dem Umwelt- und Verwaltungssenat nun formal zur Genehmigung in der beigefügten Fassung vorgelegt.
Ergänzend wird der Bericht aus der Tageszeitung des Main-Echos vom 18.09.2020 beigefügt.
Die Sitzungsprotokollnummer UVS/7/5/20 hat die bekannten Vorkommnisse gegen die inzwischen auch ein Klageverfahren beim Bayerischen Verwaltungsgericht anhängig ist, im Stil eines Ergebnisprotokolls zusammengefasst dargestellt. Dadurch wird die Stellvertreterproblematik, die schließlich zur Ablehnung des begehrten Rederechts von Herrn Stadtrat Johannes Büttner geführt haben, dokumentiert.
Der Umwelt- und Verwaltungssenat wird um Entscheidung hinsichtlich der Genehmigung der Niederschrift gebeten.
