1. Zahlen, Daten, Fakten der IT
Vom städtischen IT-Service werden 975 PC Arbeitsplätze betreut und in den beiden Serverräumen im Rathaus werden 90 Server betrieben. An das Rathaus-Netzwerk sind 22 Außenstellen angebunden.
2. Telearbeit in der Verwaltung
Unsere Dienstvereinbarung zur alternierenden Telearbeit vom 04.10.2013 regelt die Arbeitsbedingungen wie Daten- und Arbeitsschutz. Die entsprechende IT-Ausstattung wird zur Verfügung gestellt. Bis zunächst 31.03.2021 gilt ein vereinfachter Zugang zur Telearbeit. Hierzu muss durch die Mitarbeiter*innen eine gesonderte Datenschutzerklärung unterzeichnet werden.
Laut einer internen Umfrage von Anfang Februar 2021 sind rund 420 Arbeitsplätze für mobile Arbeit geeignet. Derzeit arbeiten ca. 250 Mitarbeiter*innen mit einem VPN- Zugang; hinzu kommen ca. 100 Mitarbeiter*innen mit E-Mail-Zugang (Web-Mail). Die Anzahl der VPN-Zugänge kann bei Bedarf kurzfristig erhöht werden. Die Stadtverwaltung rüstet die Arbeitsplätze kontinuierlich weiter für mobile Arbeit aus. So werden bei Neubeschaffungen grundsätzlich nur noch mobile Geräte beauftragt (Laptops, Tablets).
3. Hygiene- und Schutzmaßnahmen im Rathaus
Organisatorisch wird teilweise in Wechselschichten gearbeitet. Dies wurde beispielsweise von Anbeginn des ersten Lockdowns, ab 16.03.2020, in der IT-Administration durchgeführt.
Grundsätzlich ist der Zugang zum Rathaus für Bürger*innen nur mit Termin möglich. Ein Sicherheitsdienst im Eingangsbereich regelt den Zugang im Detail.
Zur Besuchersteuerung wurde im 1. OG ein zusätzlicher Wartebereich eingerichtet. Sofern die Angelegenheiten nicht per Telefon, E-Mail etc. erledigt werden können, erfolgt eine Terminvergabe – für das Bürgerservicebüro mit einem speziellen Online-System.
Besprechungen (auch interne) werden überwiegend mit dem Videokonferenz-Tool BigBlueButton (ISO-Zertifiziert 27001) durchgeführt.
Als ergänzende Schutzmaßnahme wurden Spuckschutzwände für Kunden- und Kollegenkontakt beschafft, Mitarbeiter*innen wurden und werden mit medizinischen Gesichtsmasken und FFP2 Masken ausgestattet. Weiterhin wird regelmäßig auf die sonstigen notwendigen Verhaltensweisen (Händedesinfektion, regelmäßiges Lüften etc. hingewiesen).
4. eAkte/DMS
Im Dokumentenmanagementsystem (DMS) werden elektronische Fallakten mit Schnittstellen zu den jeweiligen Fachanwendungen abgelegt. Darüber hinaus ist das DMS für die Ablage von unstrukturierten Akten, Vorgängen und Dokumenten nach dem Bayerischen Einheitsaktenplan vorgesehen. Hierzu werden Ablagestrukturen mit den Referaten und Ämtern festgelegt.
Bereits eingeführt sind eAkten z. B. im Bürgeramt (KFZ-Zulassung, Melde und Passwesen, Ausländer- und Staatsangehörigkeitswesen) und in der Stadtkasse (SEPA-Mandatsverwaltung). Weitere eAkten sind gerade in der Einführungsphase bzw. sind in Planung z. B. im Bauordnungsamt (Wohnberechtigtenverwaltung), in der Stadtkasse (Vollstreckungswesen) oder in der Führerscheinstelle.
Geplant ist auch die Übergabe von archivwürdigem Schriftgut aus dem DMS an das digitale Langzeitarchiv des Stadt- und Stiftsarchivs sowie die Webseiten-Archivierung.
5. OZG-Umsetzung
Nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG) sind alle Verwaltungsleistungen bis zum 31.12.2022 online anzubieten. In Bayern ist das Ziel, die wichtigsten dieser Dienstleistungen bereits früher anzubieten. Hierzu hat das Bayerische Staatsministerium für Digitales am 13. Januar 2021 in einer Pressemitteilung darüber informiert, dass die wichtigsten Top-Verwaltungsleistungen zur Verfügung stehen und von den Kommunen über den sogenannten „BayernStore“ aktiviert werden können.
Von der Stadtverwaltung werden neben Basisdiensten (z. B. De-Mail, besonderes Behördenpostfach, sicheres Kontaktformular, BayernBox) Zug um Zug weitere Online-Dienste angeboten. Hierbei werden sowohl im „BayernStore“ zentral bereitgestellte Lösungen eingesetzt als auch eingekaufte Lösungen, die über die Möglichkeit der Online-Beantragung hinausgehen und durch die Integration in Fachanwendungen eine medienbruchfreie Weiterbearbeitung ermöglichen. Zusätzlich hat die Stadt vor wenigen Tagen ein Formularmanagementsystem beauftragt, mit dem selbst erstellte Online-Dienste angeboten werden können.
Im Bürgerservice-Portal der Stadt Aschaffenburg stehen bereits die ersten der Top-Verwaltungsleitungen von Meldebescheinigung über Personenstandsurkunden bis hin zu Wunschkennzeichen und Bewohnerparken zur Verfügung. Des Weiteren sind im Bürgerservice-Portal Leistungen, die in der Zuständigkeit von Bund oder Freistaat liegen, verlinkt.
6. Weitere digitale Prozesse
Zu den genannten Schwerpunkten kommen weitere digitale Prozesse, die teilweise bereits umgesetzt wurden bzw. in Vorbereitung sind (z. B. Videokonferenz-Tool BigBlueButton, digitales Bewerbungstool, Testphase einer Kollaborationssoftware, online Terminvereinbarungen, digitaler Rechnungsbearbeitungs- und Anordnungsworkflow).
