Die Arbeitswelt des öffentlichen Dienstes unterliegt einem riesigen Wandel, der auch vor den Türen der Stadt Aschaffenburg nicht Halt macht.
Im Hinblick auf die demografische Entwicklung hat sich in den vergangenen Jahren ein spürbarer Anstieg des Fachkräftemangels gezeigt. Allein dadurch hat sich der Wettbewerb um Personal mit der kommunalen Wirtschaft bereits verstärkt. Aufgrund der voranschreitenden Digitalisierung und des dafür benötigten Fachpersonals nimmt auch der Wettbewerb mit der Privatwirtschaft zu, da das entsprechende Personal bislang vor allem in der freien Wirtschaft eingesetzt ist.
Diese Entwicklung wird aufgrund fehlender qualifizierter Fachkräfte weiterhin zunehmen. Nach aktuellen Prognosen wird bis 2030 jede/jeder dritte Beschäftigte des öffentlichen Dienstes in den Ruhestand treten. Verglichen mit anderen Branchen ist der prognostizierte Personalmangel im öffentlichen Sektor am größten.
Die Stadt Aschaffenburg betreffend sind in den letzten zehn Jahren ca. 200 Personen in den Ruhestand getreten. In den kommenden zehn Jahren scheiden altersbedingt rund 300 Personen aus. Hierbei sind die nicht prognostizierbaren Fluktuationsfaktoren wie Vorruhestand, Krankheit, Arbeitsplatzwechsel, Elternzeit etc. noch nicht eingerechnet. Der Erhalt vorhandenen Wissens ausscheidender Arbeitskräfte und die Akquirierung von Stellennachfolger*innen stellen für sich betrachtet bereits große Herausforderungen dar.
Des Weiteren wird das Krisenmanagement für die öffentliche Verwaltung zur Daueraufgabe. Allein durch die 2020 begonnene Coronapandemie musste zur Krisenbewältigung wiederholt auf vorhandenes Personal zurückgegriffen werden. Der jetzige Krieg in der Ukraine und die dadurch notwendige Unterbringung und Versorgung von Geflüchteten stellte den öffentlichen Dienst erneut vor zusätzliche Aufgaben, die neben dem täglichen Arbeitsgeschäft zu erfüllen waren. Der sich bereits abzeichnende Gasengpass und die zunehmende Wasserknappheit machen deutlich, dass Krisen dauerhaft bewerkstelligt werden müssen.
Zusätzlich muss sich der öffentliche Sektor mit der Thematik des Wertewandels auseinandersetzen, denn die Erwartungen der heutigen Arbeitnehmer*innen an die Arbeitsbedingungen haben sich zwischenzeitlich enorm verändert.
Damit setzen sich bereits diverse Gremien auseinander. So führt beispielsweise der Deutsche Städtetag in einem 2021 gemeinsam mit anderen kommunalen Spitzenverbänden auf Bundesebene, der Vereinigung der kommunalen Arbeitgeber und dem Verband der kommunalen Unternehmen veröffentlichten Positionspapier zur Situation des Fachkräftemangels in den Kommunen aus:
„Agile Arbeitsformen, flache Hierarchien und eine gelebte Kultur der Wertschätzung gewinnen massiv an Bedeutung. […] Insbesondere für junge Menschen ist es mittlerweile selbstverständlich, dass sie ihre Arbeitsleistung, dort wo das geht, unabhängig von einem stationären Arbeitsplatz, flexibel und mobil erbringen können. […].“
Um diesen Erwartungen gerecht zu werden und in Konkurrenz mit anderen Arbeitgeber*innen wettbewerbsfähig zu bleiben, sind entsprechende Veränderungen zwingend notwendig.
Ferner findet die Wichtigkeit einer modernen Verwaltung für die gesamte Stadtgesellschaft im o. g. Positionspapier mehrmals Erwähnung:
„Effiziente Verwaltungen und moderne Daseinsvorsorge sorgen vor Ort für hohe Lebensqualität, Stabilität und gute Rahmenbedingungen für wirtschaftliche Prosperität. […] Die Arbeit in einer öffentlichen Verwaltung […] trägt in allen Bereichen dazu bei, das Leben in der Kommune für die gesamte Gesellschaft lebenswert, sicher und zukunftsfähig zu gestalten. […] Motivierte, gut ausgebildete und gesunde Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind unverzichtbare Voraussetzung einer leistungsfähigen, bürgerorientierten Kommunalverwaltung.“
Mit steigendem Personalmangel besteht zunehmend die Gefahr, die Leistungserbringung der öffentlichen Hand für die Bevölkerung nicht mehr ausreichend sicherzustellen.
Auf die o. g. Entwicklungen haben bundesweit bereits zahlreiche Kommunen reagiert und entsprechende Reformen zur Verwaltungsmodernisierung eingeleitet.
Auch die Stadt Aschaffenburg stellt sich diesen Herausforderungen.
Im Rahmen der städtischen Haushaltsberatungen für das Jahr 2021 beantragten die FDP mit Schreiben vom 19.11.2020/29.01.2021, die SPD mit Schreiben vom 31.01.2021 und die CSU mit Schreiben vom 21.02.2021 die Durchführung einer Organisationsuntersuchung für die Stadtverwaltung.
Auf dieser Grundlage wurde die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) mit einer Organisationsuntersuchung für die einzelnen Referate der Stadtverwaltung sowie für die Kongress- und Touristikbetriebe der Stadt Aschaffenburg beauftragt.
Ziel der Untersuchung ist es, die Organisationsabläufe in der Verwaltung – gerade durch die gewachsenen Aufgabenstellungen – im Hinblick auf Effektivität/Effizienz zu analysieren. Die Mitarbeiter*innen werden bei allen Themenfeldern in Form von Interviews bzw. Workshops aktiv einbezogen.
Die KGSt-Analyse erfolgt referatsweise und begann Anfang 2022 in Referat 2, welches aus den Dienststellen Stadtkämmerei, Forstamt, Rechts- und Vergabeamt, Ordnungs- und Straßenverkehrsamt sowie Bürgeramt besteht.
Die Organisationsuntersuchung der KGSt ist dabei Teil eines langfristigen Organisationsentwicklungsprozesses der Stadt Aschaffenburg, bei der die digitale und kulturelle Transformation im Mittelpunkt steht.
Die vorgelegten Ergebnisse für Referat 2 sowie die Kongress- und Touristikbetriebe nennen erste Handlungsempfehlungen, um die Verwaltungsmodernisierung zum Wohle der Bürger*innen und Mitarbeiter*innen der Stadt Aschaffenburg gewinnbringend voranzutreiben.
Ab Ende Oktober wird die Organisationsuntersuchung durch die KGSt in Referat 3 (bestehend aus den Dienststellen: Amt für zentrale Dienste, Stadt- und Stiftsarchiv, Amt für IT und Digitalstrategie) fortgeführt.
Die von der KGSt bislang vorgelegten Handlungsempfehlungen werden als Nächstes von der Verwaltung bewertet und priorisiert. Im Anschluss wird ein konkreter Maßnahmenplan erarbeitet.
Über den Fortschritt des Projekts wird die Verwaltung regelmäßig im Digitalisierungs- und Organisationssenat berichten.
