Sachstandsbericht über Digitalisierungsprojekte der Verwaltung

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Daten angezeigt aus Sitzung:  5. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates, 24.11.2022

Beratungsreihenfolge
Gremium Sitzung Sitzungsdatum ö / nö Beratungstyp TOP-Nr.SP-Nr.
Digitalisierungs- und Organisationssenat 5. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates 24.11.2022 ö Beschließend 5DOS/5/5/22

.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.

1.        Umsetzung Onlinezugangsgesetz (OZG)
Zuletzt wurde am 29.09.2022 im Digitalisierungs- und Organisationssenat über die OZG-Um-setzung berichtet. Zu diesem Zeitpunkt hatte Aschaffenburg 90 Online-Verfahren zur Verfügung gestellt. Bis zum 7. November 2022 sind 8 Dienste hinzugekommen, folglich bietet die Stadt Aschaffenburg 98 Online-Dienste.
Damit liegt Aschaffenburg im Vergleich der bayerischen kreisfreien Städte der Größenklasse 4 weiterhin (50 - 100.000 EW) auf Platz 1.
Aktuell arbeitet die Verwaltung an der Einführung weiterer Online-Verfahren, darunter das digitale Baugenehmigungsverfahren, Führerscheinwesen sowie Aufenthaltstitel. Die Online-Dienste im Führerscheinwesen und die des Aufenthaltstitels werden zeitnah (bis Anfang Dezember) freigeschaltet.


2.        24/7 Dokumentenabholstation
Nach der erfolgreichen Montage der 24/7 Dokumentenabholstation wurden nun auch die Mitarbeiter des BSBs geschult. Sobald von Seiten der IT die letzten Anpassungen erledigt wurden, folgt die Öffentlichkeitsarbeit zur Bekanntmachung für die Bürger*innen.


3.         Einführung DMS (Dokumentenmanagementsystem)
Anfang Oktober fand die Kick-off-Veranstaltung zur Einführung des DMS statt. Die technischen Voraussetzungen werden derzeit durch die IT vorangebracht.


4.        Ausblick 2023
Viele Verwaltungsabläufe sind über die Jahre historisch gewachsen und das Wissen liegt bei einzelnen Mitarbeiter*innen. Für eine bessere Organisation, die Optimierung von Abläufen und ein gesammeltes Wissensmanagement, wird ein Prozessmanagement eingeführt. Alte, analoge Vorgehensweisen werden hierbei nicht 1:1 digitalisiert, sondern hinterfragt, optimiert und erst dann in digitaler Form abgebildet.
Die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen im Rahmen des OZG hat sich bisher auf den Weg „bis zur Rathaustür“ beschränkt. Die Bürger*innen können die Möglichkeit der Online-Formulare nutzen, doch intern ist der Arbeitsablauf für die Mitarbeiter*innen meist noch analog und unverändert. Ziel von OZG 2.0 ist es, die Digitalisierung auch in den Behördenabläufen zu realisieren. Die aus den Online-Formularen generierten Daten fließen dann direkt in die Fachverfahren, was für die Mitarbeiter*innen eine enorme Arbeitserleichterung darstellt. Das händische Einpflegen von Daten fällt dadurch weg.
Bisher konnten schon einige eAkten in Fachverfahren eingeführt werden. Ziel ist, den Anteil an eAkten weiter zu erhöhen und Stück für Stück die Papierakte zu ersetzen und die Möglichkeiten des DMS zu nutzen.

.Beschluss:

I. Der Sachstandsbericht der Verwaltung zu maßgeblichen Digitalisierungsprojekten wird zustimmend zur Kenntnis genommen (Anlage 3).

II. Angaben zur Klimawirkung:
Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
wenig klimarelevant
teilweise klimarelevant
sehr klimarelevant
[ x ]  keine weiteren Angaben erforderlich
[  ]  kurze Erläuterung in den Begründungen
[  ]  ausführliche Erläuterung 
in den Begründungen 
Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlich Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative  -  Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)

III. Angaben zu den Kosten:
Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
ja [  ]
nein [ x ]

Abstimmungsergebnis:
Dafür: 0, Dagegen: 0

Datenstand vom 02.02.2023 08:59 Uhr
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