Die Stadt Aschaffenburg wurde vom zuständigen Bayerischen Staatsministerium für Wohnen Bau und Verkehr am 01.02.2024 in die Digitale Bauantragsverordnung aufgenommen. Das digitale Baugenehmigungsverfahren wurde damit zu diesem Zeitpunkt bei der Stadt Aschaffenburg erfolgreich gestartet.
Die Verwaltung hat bereits in der Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenats vom 24.11.2022 über den Verfahrensstand zum digitalen Baugenehmigungsverfahren berichtet. Eine besondere Herausforderung stellte die hohe Komplexität des Verfahrens, die große Anzahl der Verfahrensbeteiligten (Bauherren, Architekten, Nachbarn, interne und externe Fachdienststellen), die Neuorganisation der digitalen Verfahrensabläufe mit Einbindung verschiedener IT-Verfahren und deren Schnittstellen, die digitale Bearbeitung von Antragsunterlagen, insb. Pläne, digitale Signaturverfahren, sowie eine abschließende qualifizierte elektronische Signatur der Baugenehmigung, einschließlich Planunterlagen und sonstiger Anlagen, statistische Berichte an Finanzamt, Vermessungsamt, Bay. Statistisches Landesamt, etc. dar. Viele technische Prozesse, z.B. das digitale Signaturverfahren, wie auch die qualifizierte elektronische Signatur kamen im Pilotbetrieb zum Einsatz und sollen künftig auf weitere Dienststellen übertragen werden. Arbeitsprozesse mussten neu definiert und einem digitalen Workflow angepasst werden.
Die technischen und organisatorischen Anforderungen wurden in einer Arbeitsgruppe koordiniert, welche sich aus Mitarbeiter/innen des Bauordnungsamtes zusammensetzte und vom Amt für IT und Digitalstrategie unterstützt wurde.
Vor Aufnahme des Betriebs fanden Schulungen der Mitarbeiter/innen des Bauordnungsamtes und Einweisungen der Mitarbeiter/innen betroffener Ämter statt. In einem, am 14.11.2023 im großen Sitzungssaal durchgeführten Architektenseminar wurden die Entwurfsverfasser ausführlich über das Verfahren informiert und für eine Teilnahme am digitalen Verfahren geworben. Mitarbeiter/innen beteiligter Fachämter, insbesondere des Amtes für Stadtplanung und Klimamanagement, Tiefbauamt und Amt für Umwelt- und Verbraucherschutz wurden in das Beteiligungsformat eingewiesen.
Im Echtbetrieb sind noch zahlreiche Anpassungen im Detail, sowohl in organisatorischer als auch technischer Hinsicht vorzunehmen. Die grundsätzlichen Festlegungen wurden bereits von der Arbeitsgruppe getroffen. Trotz aller Vorbereitungen bleibt die Digitalisierung ein permanent dynamischer Prozess.
Nach Vorarbeiten, welche bereits seit dem Jahr 2020 laufen, hat die Arbeitsgruppe ihre Arbeit im Oktober 2022 aufgenommen und nach ca. 1 ½ Jahren ihren Auftrag erfolgreich abgeschlossen. Die lange Dauer des Umstellungsprozesses ist darauf zurückzuführen, dass für die sehr umfassende technische und organisatorische Verfahrensumstellung kein zusätzliches Personal zur Verfügung stand, sondern der gesamte Prozess mit vorhandenem Personal, neben der eigentlichen Arbeit bewältigt werden musste. Die erfolgreiche Umsetzung des Projektes ist wesentlich auf die hohe Leistungsbereitschaft der beteiligten Mitarbeiter/innen zurückzuführen. Eine deutliche Beschleunigung hätte mit einer Prozessbegleitung mit Fachkenntnissen im IT-Bereich erreicht werden können. Gleichzeitig könnten Erkenntnisse aus dem Transformationsprozess auf andere Dienststelle übertragen werden.
Eine große Herausforderung bleibt die digitale Nacherfassung von ca. 30.000 Hausakten, aller genehmigten Gebäude im Keller des Rathauses. Geplant war eine Digitalisierung in einem Zeitraum von ca. 4-5 Jahren durch einen externen Dienstleister. Hierfür müssen jährlich ca. 6.000 – 8.000 Akten ausgesondert, erfasst, an den Dienstleister übermittelt, der digitale Datensatz geprüft und in das Fachverfahren integriert werden. Hierfür wäre eine 50 %-Teilzeitkraft mit Kenntnissen im Archivwesen erforderlich. Andernfalls ist davon auszugehen, dass jährlich max. 1 % der vorhandenen Hausakten digitalisiert werden können.
Der Start des digitalen Baugenehmigungsverfahrens stellt einen wichtigen Meilenstein der Aschaffenburger Digitalstrategie dar und erhöht die Anzahl der Onlinedienste bei der Stadt Aschaffenburg um weitere 17 Anwendungen auf derzeit 144 Anwendungen (Stand 18.03.2024).
Dem Digitalisierungs- und Organisationssenat wird der Bericht der Verwaltung über das digitale Baugenehmigungsverfahren zur Kenntnisnahme gegeben.
