Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von Akten
Daten angezeigt aus Sitzung:
5. Sitzung des Digitalisierungs- und Organisationssenates, 02.07.2024
Beratungsreihenfolge
.Begründung / Sachverhalt zum Zeitpunkt der Sitzungseinladung.
Im Zuge der Einführung von E-Akten und dem Dokumentenmanagementsystem ist auch zu entscheiden, wie mit den Papierakten umgegangen wird.
Hierbei gibt es grundsätzlich zwei Varianten:
Bei Akten mit einem kurzen Lebenszyklus (z. B. KFZ-Zulassungsakten) ist in der Regel die wirtschaftlichste Variante eine Stichtagsregelung. Das heißt, dass die Papierakten nach der Einführung der E-Akte weiterhin in Papierform aufbewahrt werden. Neue Akten werden nur elektronisch angelegt und durch den kurzen Lebenszyklus der Akten werden die Papierakten relativ schnell nicht mehr benötigt.
Bei Akten mit einem langen Lebenszyklus (z. B. Ausländer-, Gewerbesteuer- oder Hausakten) müssten die Papierakten für einen langen Zeitraum aufbewahrt werden. Hier muss im Einzelfall entschieden werden, ob die nachträgliche Digitalisierung von Papierakten die wirtschaftlichere Variante als eine Stichtagsregelung ist. Bezüglich der rund 30.000 Hausakten (ca. 800 lfd. m) hat das Bauordnungsamt bereits im Digitalisierungs- und Organisationssenat am 09.04.2024 darüber berichtet.
2022 wurden bereits zwei Vergabeverfahren durchgeführt, um
- rund 3.000 Gewerbesteuerakten ca. 20 lfd. m (200.000 Blatt) und
- Akten aus dem Sachgebiet Ausländer- und Staatsangehörigkeitswesen (ca. 600.000 Blatt)
digitalisieren zu lassen. Die Kosten lagen dabei pro Blatt bei 0,09 € (insgesamt rund 70.000,00 €).
Um in Zukunft für Akten aus den verschiedenen Dienststellen nicht mehr einzelne aufwendige Vergabeverfahren durchführen zu müssen, schlägt die Verwaltung den Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von Papierakten mit folgenden Eckpunkten vor:
- Laufzeit 2 Jahre mit zweimaliger Verlängerungsoption (maximale Laufzeit 4 Jahre bzw. vorher bei Erreichen des maximalen Auftragsvolumens)
- Mindestabruf 250.000 € (maximales Auftragsvolumen 1.000.000 €)
- Angebote für verschiedene Aktenarten, z. B. „Standard-Akten“ (DIN A4-Format), Hausakten (mit verschiedensten Formaten bis DIN A0), Personenstandsbücher (Verwendung von Buchscannern)
.Beschluss:
I. Die Verwaltung wird beauftragt, ein Vergabeverfahren zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von Akten durchzuführen (Anlage 2).
II. Angaben zur Klimawirkung:
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Bewertung - jeweils Mehrung oder Minderung der Treibhausgase (THG)
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wenig klimarelevant
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teilweise klimarelevant
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sehr klimarelevant
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[ x ] keine weiteren Angaben erforderlich
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[ ] kurze Erläuterung in den Begründungen
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[ ] ausführliche Erläuterung
in den Begründungen
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Bewertungsschema nach KÖP (Klimaschutzmanagement in öffentlichen Projekten)
(Nationale Klimaschutz-Initiative - Klimabündnis / ifeu-Heidelberg / BMU)
III. Angaben zu den Kosten:
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Durch den Vollzug dieses Beschlusses entstehen Kosten:
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ja [ x ]
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nein [ ]
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Sofern Kosten entstehen:
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Die Kosten sind im laufenden Haushaltsplan veranschlagt
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ja [ x ]
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nein [ ]
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Es entstehen Folgekosten
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ja [ x ]
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nein [ ]
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Häufigkeit der Folgekosten
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einmalig
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wiederkehrend
[ x ]
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Abstimmungsergebnis:
Einstimmig angenommen
Datenstand vom 24.10.2024 12:35 Uhr
