Im Bericht des Rechnungsprüfungsamtes über die Prüfung des Vergabewesens der Stadt Aschaffenburg Nr. 105/2013 vom 26.09.2013 wurde die Schaffung eines Amtes für die Vergabe und Beschaffung angeregt. Der Rechnungsprüfungsausschuss nahm den Bericht zur Kenntnis und sah Handlungsbedarf bei der Organisation des Vergabewesens. Im Bericht über den erweiterten Prüfauftrag über die Prüfung des Vergabewesens der Stadt Aschaffenburg Nr. 105.1/2014 vom 08.10.2014 empfiehlt das Rechnungsprüfungsamt die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle. Der Sachverhalt wurde im Bericht des Rechnungsprüfungsamtes 105.2/2015 vom 06.11.2015 zusammengefasst und bestätigt.
Die Stadt Aschaffenburg bat mit Schreiben vom 31.03.2014 den Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband (BKPV) um Beratung zur organisatorischen Umsetzung der Einrichtung einer zentralen Vergabestelle. Das Ergebnis der Organisationsberatung wurde mit Schreiben vom 20.07.2016 mitgeteilt und durch den BKPV in der Sitzung des Haupt- und Finanzsenates am 21.11.2016 vorgestellt. Wesentliches Ergebnis war die Empfehlung, eine zentrale Vergabestelle (ZVS) einzurichten. Hierfür sei ein Personalbedarf von mindestens zwei Stellen erforderlich. Eine Personalreduzierung sei in den Fachbereichen kaum zu erwarten. Da die ZVS als eigenständige Organisationseinheit zu klein ist, wäre eine Zuordnung zur Rechtsstelle, zum Amt für zentrale Dienste oder eine Stabstelle im Baureferat möglich.
Für das Jahr 2017 wurden auf dieser Grundlage im Haushalt für die zentrale Vergabestelle zwei Stellen ausgewiesen (1 Stelle A 11 und 1 Stelle A 9 BayBesG).
Bei Ortsterminen in Bamberg und Schweinfurt wurden Erkundigungen über dort bereits eingerichtete zentrale Vergabestellen eingeholt. Als Vertreter/innen der Stadt Aschaffenburg nahmen Mitarbeiter/innen der Rechtsstelle, des Amtes für Hochbau und Gebäudewirtschaft, des Rechnungsprüfungsamtes und des Amtes für zentrale Dienste teil. Zudem wurden noch telefonische Erkundigungen über die seit Kurzem in Würzburg eingerichtete zentrale Vergabestelle eingeholt.
Bei einer Nachfrage zur Bewertung der Stellen in der ZVS wurde Folgendes mitgeteilt:
Bamberg
Beide Stellen der Sachbearbeiter sind mit A 12 ausgewiesen
Coburg
Die zentrale Vergabestelle ist organisatorisch dem Personal- und Organisationsamt zugeordnet. Der Leiter ist in EG 11 TVöD eingruppiert, der Sachbearbeiter in Besoldungsgruppe A 10. Die Stellen für zwei Zuarbeiter sind mit EG 6 TVöD bewertet.
Schweinfurt
Sachgebietsleitung EG 12 TVöD (Wirtschaftsjuristin, ZVS und Beteiligungsmanagement)
1,375 Sachbearbeiter/innen A 10
Würzburg
Fachbereichsleitung EG 12 TVöD (technische Angestellte)
Sachbearbeitung EG 10 TVöD (Verwaltung)
Auf Grund der gewonnenen Erkenntnisse sollen folgende Maßnahmen umgesetzt werden:
- Die zentrale Vergabestelle wird der Rechtsstelle als Sachgebiet zugeordnet
- Für die erforderlichen Stellen erfolgt eine veränderte Stellenausweisung:
Sachgebietsleitung A 12 BayBesG bzw. EG 11 TVöD
Sachbearbeiter/in A 10 BayBesG bzw. EG 9 b TVöD
Eine Stelle soll möglichst mit einer Kraft mit technischer Ausbildung und zusätzlicher Schulung im Verwaltungsrecht und die andere mit einer Verwaltungskraft mit Fortbildung im Vergabewesen besetzt werden.
Bereits seit 18.04.2016 sind bei Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte die Bekanntmachungen und die Vergabeunterlagen elektronisch zu übermitteln. Ab 18.10.2018 sind auch die Bieterkommunikation und die Angebotsannahme elektronisch abzuwickeln. Im Hinblick auf die ab 18.10.2018 verbindlich vorgeschriebenen E-Vergaben beschäftigt sich die Arbeitsgruppe E-Vergabe wieder mit dem Thema um festzulegen, welche Vergabeplattform benutzt werden soll. Die zentrale Vergabestelle soll daher baldmöglichst eingerichtet, die Stellen intern ausgeschrieben und die Mitarbeiter/innen entsprechend geschult werden.
Durch interne Umzüge können für die Vergabestelle im räumlichen Zusammenhang mit der Rechtsstelle voraussichtlich ab Januar 2018 zwei Büroräume zur Verfügung gestellt werden.
