Vergabe von Planungsleistungen
Grundlage für die Vergabe von Planungsleistungen an Büros bildet im Regelfall die HOAI in ihrer aktuellen Fassung von 2013. Bei den Vergaben dieser Architekten- und Ingenieurleistungen wird derjenige Bewerber gewählt, der am ehesten die Gewähr für eine sachgerechte und qualitätsvolle Leistungserfüllung bietet.
Der Preis scheidet wegen der Anwendung der gesetzlichen Gebührenordnung (HOAI) als regelmäßiges Beurteilungskriterium aus. Insoweit werden die folgenden Bewertungskriterien für die Entscheidung über die Auftragserteilung bei Architekten- und Ingenieurleistungen regelmäßig angewendet, wobei im Einzelfall weitere Kriterien festgesetzt und gewichtet werden:
- fachliche Qualifikation,
- personelle Besetzung,
- Referenzprojekte,
- technische Ausstattung,
- Zuverlässigkeit und Termintreue
Maßgebend ist insbesondere auch die Dienstanweisung für das Vergabe- und Beschaffungswesen der Stadt Aschaffenburg vom 12.08.2011, zuletzt geändert durch Dienstanweisung vom 21.01.2016. Diese befindet sich derzeit in Überarbeitung.
Alle zur Anwendung kommenden Vorschriften, Normen und Regelwerke dienen dazu, den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie fairer und transparenter Vergabe-verfahren Rechnung zu tragen. Oberhalb von 209.000 € (Nettobetrag) ist für Liefer- und Dienstleitungsaufträge die EU-weite Ausschreibung von Leistungen angezeigt.
In der HOAI definieren sich die Anspruchsgrundlagen des Honorars über die anrechenbaren Kosten des Bauvorhabens. Über Honorarzonen, welche die unterschiedlichen Schwierigkeitsgrade der Bauvorhaben abbilden, werden in einzelnen Leistungsbildern (Bsp. Ingenieurbauwerke, Verkehrsanlagen, Freianlagen) die Honorare der Grundleistungen über Honorartafeln ermittelt.
In den Leistungsbildern werden diese Grundleistungen in eigene Leistungsphasen unterteilt, die mit Prozentsätzen der Honorare bewertet werden.
Beispiel Verkehrsanlagen:
Leistungsphase 1: Grundlagenermittlung
Leistungsphase 2: Vorplanung
Leistungsphase 3: Entwurfsplanung
Leistungsphase 4: Genehmigungsplanung
Leistungsphase 5: Ausführungsplanung
Leistungsphase 6: Vorbereitung der Vergabe
Leistungsphase 7: Mitwirkung bei der Vergabe
Leistungsphase 8: Bauoberleitung
Leistungsphase 9: Objektbetreuung
Die einzelnen Leistungsphasen sind wiederum in Grundleistungen und Besondere Leistungen unterteilt.
- Kostenstadien
Das Kostenmanagement ist in den einzelnen Leistungsphasen sehr eng verzahnt und baut in den Kostenstadien stringent untereinander auf. Im Tiefbau sind dies:
- Kostenvorschau
- Kostenschätzung
- Kostenberechnung
- Bepreistes LV
- Kostenanschlag
- Kostenfeststellung
- Kostenvorschau
Bereits in der Bedarfsplanung eines Bauvorhabens werden die für das Vorhaben erforderlichen Investitions- und Unterhaltungskosten erstmalig ermittelt. Dies geschieht über grobe Ansätze (Flächen). Die einzelnen Kostenbestandteile werden grob in Baukosten, Baunebenkosten (Honorare) und Grunderwerb unterteilt.
- Kostenschätzung
In der Leistungsphase 2 (Vorplanung) löst die Kostenschätzung die Kostenvorschau ab. Hier werden über genauere Kostenansätze, zwar noch nicht positionsbezogen, aber auf Titel / Gewerke heruntergebrochen, die Gesamtkosten ermittelt. In dieser Leistungsphase werden auch zum ersten Mal Kosten im Stadtrat kommuniziert. Meist liegen zwar zu diesem frühen Zeitpunkt innerhalb des Kostenmanagements noch keine fundierten und gesicherten Aussagen zu Bodenverhältnissen, Archäologie u. ä. vor, so dass dieses Kostenstadium mit deutlichen Vorbehalten, die Verbindlichkeit der Kostenaussagen betreffend, zu sehen ist, aber die Kostengenauigkeit gewinnt gegenüber der Kostenvorschau doch deutlich.
In dieser Leistungsphase werden meist auch mehrere Varianten untersucht. Alleine schon aus dieser Tatsache heraus, können die begleitenden Voruntersuchungen wirtschaftlich vertretbar nicht die Aussagkraft weitergehender Untersuchungen aufweisen. In den Beschlussvorlagen des Tiefbauamtes finden sich daher entsprechende Textpassagen. Hier werden die Rahmen-bedingungen auch stets erläutert und Vorbehalte zur Kostengenauigkeit eingepflegt. Die einschlägige Fachliteratur definiert die Toleranzgrenzen und damit die Abweichungen zwischen Kostenfeststellung und Kostenschätzung bei +/- 30 %.
Im Idealfall werden im Haushalt Kosten für die Erbringung der Leistungsphasen 1 und 2 eingestellt und an ein Ingenieurbüro mit dem Ziel vergeben, mit der Kostenschätzung einen ersten Ansatz für die Kostendimension eines Vorhabens zu erhalten und auf dieser Basis Mittel für die bauliche Umsetzung in die Folgehaushalte einzustellen.
- Kostenberechnung
In der Leistungsphase 3 (Entwurfsplanung), die als zweite Leistungsstufe an die Büros vergeben wird (stufenweise Beauftragung) hat i. d. R. die Auswahl einer Vorzugsvariante bereits stattgefunden. Auf dieser Basis konnten dann auch die Bodenuntersuchungen und weitergehende Gutachten (Standsicherheitsnachweise u. ä.) in Auftrag gegeben werden und die Ergebnisse in die Kostenberechnung einfließen. Hier erhöht sich die Genauigkeit erneut. Die Literatur definiert diesen Sprung mit weiteren 10 %, so dass sich die Kostenschere auf insgesamt +/- 20 % schließen lässt.
In diesem Stadium wird die Planung dem Stadtrat erneut, diesmal für den Bau- und Finanzierungs-beschluss vorgelegt. Dieser bildet die Basis für alle weitergehenden Kostenverfolgungen und das einschlägige Kostenmanagement. Im Regelfall finden sich noch weitestgehend pauschale Ansätze für die Baunebenkosten. Je nach Objekt und dem Grad der externen Vergabe schwanken diese Ansätze zwischen 15 % und 30 %.
- Bepreistes LV
In der Leistungsphase 6 (Vorbereiten der Vergabe), werden die Baukosten durch das Ermitteln von Einzelpositionen unter Verwendung der Beiträge anderer an der Planung fachlich Beteiligter ermittelt. Hier werden dann also positionsscharfe Leistungsverzeichnisse erstellt und so möglichst genau die im Wettbewerb zu erzielenden Preise prognostiziert.
- Kostenanschlag
Sobald alle Angebote eingegangen, submissioniert, geprüft und gewertet wurden, kann über einen Preisspiegel das wirtschaftlichste Angebot ermittelt werden. U. U. sind neben dem Preis auch weitere Zuschlagskriterien, die innerhalb des Vergabeverfahrens kommuniziert wurden, für die Vergabeentscheidung ausschlaggebend.
Die Vergabe der Bauleistungen liegt je nach Wertgrenze in den Zuständigkeiten der entsprechenden Ämter, der Verwaltungsspitze oder dem Stadtrat. Hier erfolgt dann die Vergabe im Haupt- und Finanzsenat oder im Plenum. In der Regel werden hier nur die kostenrelevanten Bauleistungen vergeben. Für die Gesamtkosten sind aber insbesondere die Baunebenkosten mitentscheidend. Wir befinden uns nun in einem Stadium, in dem einige der Baunebenkosten sehr genau ermittelt werden können, u. U. liegen bereits Einzelaufträge vor, aber Teile müssen nach wie vor geschätzt werden. Es besteht die Möglichkeit, die Kostenpauschale entsprechend nachzujustieren. Die Kostenschere schließt sich um weitere 10 %, so dass die Ungenauigkeit zwischen Kostenanschlag und Kostenfeststellung nun auf +/- 10 % geschrumpft ist.
- Kostenfeststellung
Bis zur Kostenfeststellung steht je nach Projekt nicht nur eine anspruchsvolle inhaltliche Umsetzung der Planung an, sondern es vergehen teilweise auch mehrere Jahre bis Bauvorhaben fertiggestellt werden (Bsp. Ringstraße, Bahnparallele). Hier greift dann die Preisindizierung. Die zu einem bestimmten Datum fixierten Kostenberechnungen werden mit den allg. Teuerungsraten über Veröffentlichungen des statistischen Bundesamtes hochgerechnet.
Aber auch ohne die Indizierung lauern gerade bei innerstädtischen Maßnahme trotz umfangreicher Grundlagenerhebungen weiterhin nicht unerhebliche kostenrelevante Gefahren, welche ein Projekt deutlich teurer werden lassen können.
Zunächst ist das Restrisiko zu nennen, welches im Baugrund schlummert. Trotz eingehender Untersuchungen können hier unliebsame Überraschungen zutage treten. Es ist im Vorfeld stets eine Gratwanderung zwischen wirtschaftlich vertretbarem Untersuchungsaufwand und Minimierung des Restrisikos. Zugegebenermaßen liegt im Baugrund aber auch der größte Unsicherheitsfaktor, Mehrkosten betreffend.
Ein weiterer Punkt betrifft nachträgliche Änderungen des Bauentwurfs durch modifizierte Rahmen-bedingungen oder Einflussnahme Dritter. Solche Eingriffe in die Projektstruktur gehen fast immer mit Mehrkosten einher.
