1. Aktuelle Personalentwicklung
1.1 städtische Dienststellen
In den Jahren 2018 bis 2020 wurden zur operativen Erledigung von Digitalisierungsaufgaben fünf Vollzeitstellen geschaffen:
Amt für zentrale Dienste, E-Government-Beauftragte, besetzt seit 01.08.2020
Aufgaben u.a.:
- Monitoring kommunale Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG)
- Einführung von digitalen Verwaltungsleistungen
- Pflege der Inhalte im Bayernportal
- Weiterentwicklung Dokumenten-Management-System (DMS) und E-Akten
Stadt- und Stiftsarchiv, Archivar/in für Informationsmanagement, besetzt seit 01.03.2019
Aufgaben u.a.:
- Schriftgutordnung (Rekords Management)
- Schulungen und Beratung zur Schriftgutverwaltung, Archivierung und DMS
Amt für Hochbau- und Gebäudewirtschaft, IT-Infrastruktur, Digitalisierung an Schulen, besetzt seit 01.06.2020
Aufgaben u.a.:
- Digitale Infrastruktur an Schulen (z.B. Lan und Wlan)
- Einholen von Angeboten und Auftragsvergabe, Überwachung der Umsetzung
Schulverwaltungs- und Sportamt, zwei Sachbearbeiter für Digitalisierung an Schulen, besetzt seit 01.02.2019 bzw. 01.09.2020
Aufgaben u.a.:
- Sichtung Medienkonzepte der Schulen und Mitarbeit bei deren Weiterentwicklung
- Ableitung Bedarf an Internetanschlüssen, Hard- und Software sowie Beschaffung, IT-Unterstützung.
Die Schuldigitalisierung ist als laufender Begleitprozess des Sachaufwandsträgers der Schulen (Stadt Aschaffenburg) erforderlich. Die Förderung der Digitalausstattung geht einher mit den Abstimmungsprozessen in den Schulen. Die Versorgung der Schulen mit digitaler Infrastruktur zur Umsetzung ihrer pädagogischen Konzepte ist als eigenständiger Prozess des Schulverwaltungsamtes anzusehen und so umgesetzt.
1.2. Amt für zentrale Dienste – IT-Bereich
Die laufenden IT-Administrationsaufgaben der Verwaltung im Rathaus wie
- Systembetreuung innerhalb des lokalen Netzwerkes
- Datenbankadministration
- Netzwerkadministration
- IT-Applikation- und Anwenderbetreuung
- Monitoring der zugewiesenen Aufgabenbereiche inkl. qualifizierter Fehlerkorrektur und Prozessdokumentation
werden insbesondere im Sachgebiet Innenservice des Amtes für zentrale Dienste wahrgenommen.
Für die dem Amt für zentrale Dienste zugeordneten Bereiche der IT-Administration ergibt sich auf der Grundlage eines Personalgutachtens des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbandes im Rahmen der überörtlichen Prüfung (2009 – 2015) ein Bedarf von 11 Vollzeitkräften. Sofern demnächst alle Stellen laut Stellenplan wiederbesetzt sind, steht dem ein Personaleinsatz von 10 Vollzeitkräften gegenüber.
Es bestehen im Rahmen des vorhandenen Personals keine Möglichkeiten, zusätzliche Aufgaben zu übernehmen. Vielmehr ist davon auszugehen, dass auf Grund der Umsetzung der gesetzlichen Forderungen nach einem Informationssicherheit-Managementsystems, der Erfüllung der laufenden Aufgaben des IT-Sicherheitsbeauftragten sowie des weiteren Anstiegs der zu betreuenden Endgeräte und komplexeren Infrastruktur der errechnete Personalbedarf von 11 Vollzeitkräften zu realisieren ist.
2. Digitale Verwaltungsweiterentwicklung
Für die Verwaltung stehen große digitale Veränderungsprojekte an, welche die Arbeitsweise im Rathaus maßgeblich beeinflussen werden. In der aktuellen Planung ist die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes, die generelle Umstellung von E-Akten, die Einführung eines „social“ Intranets, der Roll-out des elektronischen Rechnungsworkflows sowie der Ausbau weiterer Services, wie Online-Terminvereinbarungen (Ordnungs- und Standesamt), 24-h Dokumentenabholstation oder der Umbau der aktuell rund 120 PDF-Formulare in medienbruchfreie Webformulare. Die Koordinationsstelle Digitalstrategie wird in Dialogprozessen und Workshops gemeinsam mit den einzelnen Ämtern ihre jeweiligen Zielbilder erarbeiten. Dadurch werden weitere Digitalisierungsprojekte initiiert und evaluiert, die in der Perspektive zu deutlich mehr Effizienz beitragen werden. Die Personalvertretung wird in die Prozesse der digitalen Verwaltungsweiterentwicklung mit einbezogen.
3. Erforderliche Personalanpassung
3.1 Strategische Stellen
Die zwei Stellen gemäß Beschlussvorschlag sollen sich insbesondere den neuen Aufgaben Smart-City-Strategie mit Bürgerbeteiligung widmen. Im Unterschied zur 2019 vorgesehenen Befristung im Rahmen von Pilotprojekten ist es dringend erforderlich, für die nachhaltige Steuerung der Prozesse die Stellen dauerhaft einzurichten, zumal davon auszugehen ist, dass im Rahmen einer befristeten Stellenausschreibung geeignete Bewerber/innen kaum für die Stellenbesetzungen gewonnen werden können.
3.1.1 Smart City
Die inhaltliche und strategische Grundlage für diesen Bereich liefert die bereits beschlossene Smart City Charta vom 27.05.2019 (siehe Anlage zur Beschlussvorlage). Sie bezieht sich auf die vier Säulen einer digitalen Transformation:
- Ziele, Strategien und Strukturen
- Transparenz, Teilhabe und Mitgestaltung
- Infrastrukturen, Daten und Dienstleistungen
- Ressourcen, Kompetenzen und Kooperationen
Ziele von Smart City Projekten ist, die Lebensqualität weiter zu stärken, Teilhabe und Demokratie zu unterstützen, aber auch die regionale Wirtschaft zu stärken und Arbeitsplätze zu schaffen. Gleichzeitig – und das ist das oberste Gebot – muss der Schutz der Interessen und der Privatsphäre der Bürger/innen berücksichtigt werden.
Smart City nutzt Informations- und Kommunikationstechnologien, um auf der Basis von Entwicklungskonzepten, die innerhalb aller Verwaltungsstrukturen abgestimmt sind, kommunale Infrastrukturen, wie beispielsweise im Bereich Energie, Gebäude, Verkehr, Wasser und Abwasser zu verknüpfen. Sie sind bereits in vielfältiger Art in zahlreichen Kommunen umgesetzt geworden. Die digitale Transformation ist im vollen Gange und durchdringt alle Arbeits- und Lebensbereiche der Stadtgesellschaft. Die Entwicklung in dem Bereich wird in den nächsten Jahren vor allem durch die intensive Forschung in Sachen künstlicher Intelligenz, Big Data und intelligente Vernetzung exorbitant weiter voranschreiten. Sie hat die Ausgangslage der Verwaltung, Wirtschaft und Stadtgesellschaft bereits heute fundamental verändert und wirft neue Zukunftsfragen auf. Bei diesen Fragen geht es unter anderem um die künftige Infrastruktur und die Rahmenbedingungen unserer Wirtschaftsregion, den Umweltschutz, die Bürgerrechte, den Datenschutz und unsere Lebensqualität, Teilhabe und Partizipation.
Beispiele von Fragen, die im Rahmen einer Digitalstrategie beantwortet werden müssen:
- Wie verbessern wir durch digitale Smart City Projekte, die Aufenthalts- und Lebensqualität in der Stadt?
- Wie verwirklichen wir digitale, integrative Konzepte zur umfassenden und selbstbestimmten Teilhabe aller Menschen am gesellschaftlichen Leben und welche barrierefreien Angebote können wir anbieten?
- Wie kann mit digitalen Lösungen die Lebensqualität von Bürger/innen (Zielgruppen, wie z.B. Schüler/innen, Senioren/innen, Familien, etc.) gesteigert werden?
- Wie beziehen wir ältere Menschen in die digitale Entwicklung mit ein? (u.a. die Erkenntnisse des 8. Altenbericht der Bundesregierung)
- Wie sichern wir den Bürger/innen private, öffentliche und digitale Räume, in denen sie sich frei bewegen können? Wie sichern wir demokratische Strukturen und Prozesse?
- Wie schützen wir ihre Daten und ihre digitalen Rechte?
- Welche umweltfreundliche Mobilitäts –, Energie –, Wärme –, Wasser –, Abwasser – und Abfallkonzepte tragen zu einer CO2 -neutralen, ökologisch und gesunden Kommune bei und welche Chancen bietet die Digitalisierung hierbei?
- Wie stärken wir im Rahmen der Digitalstrategie unsere lokale Wirtschaft und neue Wertschöpfungsprozesse und welche passenden Infrastrukturangebote können wir zur Verfügung stellen?
- Wie müssen sich Gewerbegebiete weiterentwickeln und wie beeinflussen digitale Geschäftsmodelle den öffentlichen Raum?
- Welche digitalen Lösungen benötigen wir künftig zur Sicherung kommunaler Aufgaben?
- Wie können wir Sensorik, Datengewinnung und -verarbeitung und des Lernens zur stetigen Verbesserung kommunaler Prozesse und Dienstleistungen nutzen?
- Wie sehen digitale Angebote zur Weiterbildung aus und wie gestalten sich die Lern- und Arbeitsorte der Zukunft?
Die neuen Herausforderungen aufgrund der Corona-Pandemie und deren Auswirkungen auf digitales Arbeiten und den Internethandel kommen zu den Fragestellungen noch hinzu.
Auf diese und viele weiteren Fragen müssen wir bei der Entwicklung unserer Digitalstrategie Antworten finden und Ziele formulieren.
Um den Anschluss an diese Entwicklungen sicher zu stellen, ist es dringend notwendig, sich in diesem komplexen Bereich Kompetenzen anzueignen, Erfahrungen zu sammeln und sich mit anderen Verwaltungen auszutauschen. Außerdem muss die Stadtverwaltung selbst eine treibende Kraft im Digitalkontext werden und sich in vorhandene Netzwerke von Digitalisierungsexperten in Aschaffenburg und der Region aktiv beteiligen. Dies erfordert auch eine intensive Zusammenarbeit mit anderen Bereichen, dienststellenübergreifend aber auch mit anderen Institutionen, wie der Hochschule Aschaffenburg, dem Digitalen Gründerzentrum und der ZENTEC.
3.1.2 Kommunikation und Beteiligung
In unserem Leitbild zur Digitalisierung der Stadt Aschaffenburg vom 27.05.2019, ist der Anspruch formuliert, den Prozess der Digitalisierung aktiv zu gestalten. Die Stadt Aschaffenburg will die Bürger/innen in den Mittelpunkt aller Entscheidungen im digitalen Strukturwandel stellen. Ziel ist es unter anderem, einen verantwortungsvollen Umgang mit den Daten und deren Sicherheit zu gewährleisten. Die Bürger/innen müssen wissen, wie und von wem die Daten verwendet werden. Zu den digitalen Rechten der Bürger/innen gehören Privatsphäre, Sicherheit, Informationsselbstbestimmung und Neutralität. Auf der Grundlage der Smart City Charta soll ein breit angelegten Dialogprozess mit den Bürger/innen gestartet werden. Die Digitalisierungsvorhaben der Stadt Aschaffenburg sollen darüber hinaus zu den Bedürfnissen unserer Vereine, Verbände, Verwaltung und den großen, mittleren und kleinen Unternehmen passen. Sie müssen in den ganzheitlichen Beteiligungsdialog einbezogen werden.
Bei den Digitalisierungsprozessen der Verwaltung werden die Mitarbeiter/innen aktiv einbezogen. Ihre Erfahrungen in den Ablaufprozessen ist bei der digitalen Organisationsentwicklung der Verwaltung besonders wichtig. Zudem müssen Zukunftsfragen der Mitarbeiter/innen beantwortet werden. Zukunftsängste, die bei Veränderungsprozessen entstehen können, müssen ernst genommen und aufgeklärt werden. Alle Mitarbeiter/innen sollen bei diesem Veränderungsprozess durch Befragungen, Workshops und Dialogprozesse auf den weiteren Weg der digitalen Transformation der Verwaltung mitgenommen werden.
Um die notwendigen Prozesse anzustoßen und zu begleiten sind zunächst zwei Vollzeitstellen erforderlich. Diese Stellen werden im ersten Schritt dem zuständigen Referenten der Koordinierungsstelle Digitalstrategie direkt zugeordnet.
3.2 Administrative Stelle
Zur Sicherstellung der Geschäftszimmer- und sonstigen Verwaltungsaufgaben sowie zur Unterstützung der Stellen in der Sachbearbeitung wird der Einsatz einer Verwaltungskraft im Laufe des nächsten Jahres notwendig.
