Die Regelungen zum Geschäftsgang in der Gemeindeordnung für den Freistaat Bayern (GO) ging bisher von der Einberufung und Durchführungen sog. Präsenzsitzungen des Gemeinderates (Art. 47 GO). Demnach war der Gemeinderat nur beschlussfähig, wenn sämtliche Mitglieder ordnungsgemäß geladen sind und die Mehrheit der Mitglieder anwesend und stimmberechtigt ist (Art. 47 Abs. 2 GO). Die Anwesenheitspflicht eines Gemeinderatsmitglieds bezog sich hierbei ausschließlich auf die körperliche Anwesenheit im Sitzungssaal.
Die seit 03/2020 andauernde Corona-Pandemie hat allerdings gezeigt, dass ungeahnte Entwicklungen entstehen können, die die Sicherstellungen des Grundsatzes der Präsenzpflicht bei Gemeinderatssitzungen erschweren oder im schlimmsten Fall gar verhindern können. Diese Entwicklungen können sich somit unter Umständen auf die Handlungsfähigkeit der Gemeinde in Krisenzeiten „durchschlagen“.
Der Bayerische Landtag hat daher am 04.03.2021 zur „Bewältigung der Herausforderungen der aktuellen Corona-Krise und zur Sicherstellung der Handlungs- und Entscheidungsfähigkeit der bayerischen Kommunen“ eine Änderung der Bayerischen Gemeindeordnung (GO) beschlossen. Auf die Drucksache 18/13024 des Bayerischen Landtags vom 03.02.2021 und das Schreiben des Bayerischen Staatsministeriums des Innern, für Sport und Integration vom 16.03.2021 wird verwiesen.
Dazu wurde die Rechtsgrundlage zur Einführung von sog. „hybriden“ Gemeinderatssitzungen als Ausnahme von der Präsenzpflicht in den Sitzungen beschlossen. Hybrid bedeutet, dass sich Gemeinderatsmitglieder neben einer physischen Anwesenheit vor Ort im Sitzungssaal (analoge Teilnahme) auch mittels einer Ton-Bild-Übertragung (audiovisuell) zuschalten und somit digital an Gemeinderatssitzungen teilnehmen können. Der Gemeinderat ist daher nach Art. 47 Abs. 2 GO beschlussfähig, wenn sämtliche Mitglieder ordnungsgemäß geladen sind und die Mehrheit der Mitglieder analog und digital anwesend und stimmberechtigt ist. Zur Inanspruchnahme der audiovisuellen Teilnahmemöglichkeit ist jedoch zuvor eine Willensentscheidung (Beschluss) des Gemeinderates notwendig. Nach Art. 120 b Abs. 4 GO müssen dazu Zweidrittel der abstimmenden Mitglieder dem Beschluss zustimmen.
Diese neuen Regelungen lauten wie folgt:
Art. 47a
Sitzungsteilnahme durch Ton-Bild-Übertragung
(1) 1Gemeinderatsmitglieder können an den Sitzungen des Gemeinderats mittels Ton-Bild-Übertragung teilnehmen, soweit der Gemeinderat dies in der Geschäftsordnung zugelassen hat. 2Der Beschluss bedarf einer Zweidrittelmehrheit der abstimmenden Mitglieder des Gemeinderats. 3Zugeschaltete Gemeinderatsmitglieder gelten in diesem Fall als anwesend im Sinn von Art. 47 Abs. 2. 4Der Gemeinderat kann die Anzahl der in einer Sitzung zuschaltbaren Gemeinderatsmitglieder in der Geschäftsordnung zahlen- oder quotenmäßig begrenzen. 5Er kann die Zuschaltmöglichkeit auch von weiteren Voraussetzungen abhängig machen, insbesondere von einer Verhinderung an der Teilnahme im Sitzungssaal. 6Bei einer Zuschaltung mittels Ton-Bild-Übertragung ist eine Teilnahme an Wahlen nicht möglich.
(2) Die Möglichkeit einer Sitzungsteilnahme mittels Ton-Bild-Übertragung ist ausgeschlossen, soweit die Sitzung als solche oder Beratungsgegenstände nach Art. 56a Abs. 1 Satz 1 geheim zu halten sind oder nach den gemäß Art. 56a Abs. 2 zu beachtenden Verwaltungsvorschriften und Richtlinien der Geheimhaltung unterliegen.
(3) 1Der erste Bürgermeister und die Gemeinderatsmitglieder müssen sich in der Sitzung gegenseitig optisch und akustisch wahrnehmen können. 2In öffentlichen Sitzungen müssen per Ton-Bild-Übertragung teilnehmende Gemeinderatsmitglieder zudem für die im Sitzungssaal anwesende Öffentlichkeit entsprechend wahrnehmbar sein. 3Für die Zwecke der Sätze 1 und 2 ist die Übertragung von Bild und Ton der an der Sitzung teilnehmenden Personen unabhängig davon zulässig, ob sie in die Übertragung einwilligen.
(4) 1Die Gemeinde hat dafür Sorge zu tragen, dass in ihrem Verantwortungsbereich die technischen Voraussetzungen für eine Zuschaltung mittels Ton-Bild-Übertragung während der Sitzung durchgehend bestehen. 2Ist dies nicht der Fall oder steht nicht fest, ob eine Nichtzuschaltung in den Verantwortungsbereich der Gemeindeverwaltung oder des Gemeinderatsmitglieds fällt, darf die Sitzung nicht beginnen oder ist sie unverzüglich zu unterbrechen. 3Ein Verstoß ist unbeachtlich, falls die zunächst nicht zugeschalteten Gemeinderatsmitglieder rügelos an der Beschlussfassung teilnehmen. 4Kommt eine Zuschaltung aus Gründen, die nicht im Verantwortungsbereich der Gemeinde liegen, nicht zu Stande oder wird sie unterbrochen, hat dies keine Auswirkung auf die Wirksamkeit eines ohne das betroffene Gemeinderatsmitglied gefassten Beschlusses. 5Soweit sich eine Gemeinde darauf beschränkt, die Plattform zur audiovisuellen Zuschaltung zur Verfügung zu stellen, und entweder mindestens ein Gemeinderatsmitglied zugeschaltet ist oder ein Test bestätigt, dass eine Zuschaltmöglichkeit besteht, wird vermutet, dass der Grund für eine Nichtzuschaltung eines Gemeinderatsmitglieds nicht im Verantwortungsbereich der Gemeinde liegt.
(5) 1Lässt eine Gemeinde eine Zuschaltung mittels Ton-Bild-Übertragung bei nichtöffentlichen Sitzungen zu, haben die zugeschalteten Gemeinderatsmitglieder dafür Sorge zu tragen, dass die Übertragung in ihrem Verantwortungsbereich nur von ihnen wahrgenommen werden kann. 2Art. 20 Abs. 4 Satz 1 gilt entsprechend.“
Art. 120b
Weitere Erleichterungen anlässlich der Corona-Pandemie
(1) 1Abweichend von Art. 18 Abs. 1 und 2 Satz 1 steht es im Ermessen des ersten Bürgermeisters, ob er im Jahr 2021 eine Bürgerversammlung durchführt. 2Im Jahr 2021 nicht durchgeführte Bürgerversammlungen sind bis 31. März 2022 nachzuholen.
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(3) 1Der Gemeinderat kann den Einsetzungszeitraum eines Ferienausschusses für das Jahr 2021 abweichend von Art. 32 Abs. 4 Satz 1 durch Beschluss auf drei Monate erhöhen. 2Für die Zeiträume, in denen er keinen Ferienausschuss einsetzt, kann er für die Dauer von bis zu drei Monaten, längstens bis zum Ablauf des 31. Dezember 2021, einen beschließenden Ausschuss einsetzen, der die Befugnisse eines Ferienausschusses nach Art. 32 Abs. 4 hat. 3Der Gemeinderat kann den Einsetzungszeitraum durch Beschluss um jeweils bis zu weitere drei Monate, längstens bis zum Ablauf des 31. Dezember 2021, verlängern. 4Beschlüsse nach den Sätzen 1 bis 3 bedürfen einer Zweidrittelmehrheit der abstimmenden Mitglieder des Gemeinderats. 5Endet die vom Deutschen Bundestag auf Grund der Ausbreitung des neuartigen Coronavirus SARS-CoV-2 festgestellte epidemische Lage von nationaler Tragweite nach den Bestimmungen des Infektionsschutzgesetzes, treten Beschlüsse nach den Sätzen 2 und 3 eine Woche nach dem Ende der epidemischen Lage mit Wirkung für die Zukunft außer Kraft.
(4) 1Die Zulassung im Sinn des Art. 47a Abs. 1 Satz 1 kann für Sitzungen vor dem 1. Januar 2022 auch durch Beschluss erfolgen. 2Der Beschluss bedarf einer Zweidrittelmehrheit der abstimmenden Mitglieder des Gemeinderats.
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Der Vollständigkeit halber wird darauf hingewiesen, dass mit einer audiovisuellen Teilnahme-möglichkeit mittelfristig auch versucht werden soll, den Kommunen mehr Handlungsspielraum zu verschaffen, um „z. B. die Vereinbarkeit des kommunalen Ehrenamtes mit Familie und Beruf zu verbessern“ (vgl. Seite 15 der Drucksache 18/13024 des Bayerischen Landtags vom 03.02.2021). Daher dient der zunächst befristet mögliche hybride Sitzungsbetrieb auch dazu die entsprechenden Erfahrungen zu sammeln.
Ein Arbeitskreis bestehend aus allen Vertreter(innen) der Fraktionen, Gruppen und Parteien des Stadtrates und der Verwaltung befasst sich aktuell mit Vorschlägen zur Anpassung der Geschäftsordnung des Stadtrates. Dieser Arbeitskreis hat am 24.03.2021 entschieden, dass auch für den Aschaffenburger Stadtrat die Voraussetzungen für eine audiovisuelle Sitzungsteilnahme durch Ton-Bild-Übertragung (in Ergänzung zur Präsenzpflicht) geschaffen werden soll. Folglich kann eine Stadtratssitzung zukünftige auch in der eingangs erläuterten „hybriden“ Form stattfinden.
Die audiovisuelle Sitzungsteilnahme kann nach Auffassung der Verwaltung allerdings nur dann nachhaltig positive Wirkung entfalten, wenn diese von allen Stadtratsmitgliedern akzeptiert wird. Insbesondere darf die digitale Zuschaltung einzelner Stadtratsmitglieder nicht den Aufwand für die anderen restlichen vor Ort anwesenden Stadtratsmitglieder erhöhen, da Sitzungen unterbrochen oder unter Umständen nachgeholt werden müssen.
Die Verwaltung weist daher auf folgende rechtliche, technische und organisatorische Punkte hin, die sich im vorliegenden Beschlussvorschlag widerspiegeln und die den Rahmen für eine audiovisuelle Teilnahme vorgeben:
- die audiovisuelle Teilnahme an einer Sitzung ist freiwillig und kann nur ausnahmsweise bei tatsächlich drohender Verhinderung der Präsenzteilnahme in Anspruch genommen werden.
- eine Zuschaltung nur durch eine Ton-Übertragung (auch nicht telefonisch!) ist nicht möglich. Beratung und Entscheidungsfindung im Stadtrat leben vom unmittelbaren Austausch und Interaktion der Teilnehmer (vgl. Seite 16 der Drucksache 18/13024 des Bayerischen Landtags vom 03.02.2021). Das audiovisuell zugeschaltete Stadtratsmitglied wird im Sitzungssaal während der Dauer der Teilnahme visuell präsentiert, so dass es von allen anwesenden Personen im Sitzungssaal optisch wahrgenommen werden kann. Eine zusätzliche datenschutzrechtliche Einwilligung ist von den betroffenen Personen nicht notwendig.
- für die Realisierung der digitalen Teilnahmemöglichkeit wird ein Dritter beauftragt, da die Stadt Aschaffenburg weder über das technische Equipment (z. B. Kamera) noch über das entsprechende Know-How verfügt.
-- Eine sehr kurzfristige Inanspruchnahme dieser Teilnahmemöglichkeit scheidet daher aus. Es bedarf daher einer Vorlaufzeit von mindestens drei Tagen vor dem Sitzungstag, um den Dienstleister zu beauftragen.
-- es entstehen zusätzliche Kosten. Solange der Stadtrat in der Stadthalle am Schloss tagen muss, können Synergien aufgrund der Fremd-Anmietung der Mikrophonanlage und dem hybriden Sitzungsbetrieb generiert werden. Im Ergebnis ist aktuell mit Mehrkosten in Höhe von ca. 300 EUR (netto) pro Sitzung, bei der die Möglichkeit der hybriden Teilnahme geschaffen werden soll, auszugehen.
-- zieht der Stadtrat in den Großen Sitzungssaal des Rathauses wieder um, so muss die dortige städtische Mikrophonanlage erneuert worden sein, um die Tonabnahme der Mikrophone für Videokonferenzen oder Live-Streaming zu ermöglichen. Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft ist hier bereits tätig geworden. Die Kosten für die Sicherstellung des hybriden Sitzungsbetriebs erhöhen sich dann bei Inanspruchnahme eines Dritten auf ca. 650 EUR (netto) (Kostenschätzung aufgrund bisher vorhandener Daten)pro Sitzung.
- die audiovisuelle Teilnahme wird über die datenschutzkonforme Meetingplattform „BigBlueButton (BBB)“ sichergestellt. Dazu versendet die Verwaltung rechtzeitig einen Link an die bekannte E-Mail-Adresse des Stadtratsmitglieds. Das Stadtratsmitglied hat sicherzustellen, dass es auf sein E-Mail-Postfach zugreifen und dass das Postfach die Nachricht auch empfangen kann.
- die Mikrophone sind in der Meetingplattform „stumm“ geschaltet. Das Mitglied muss, nachdem ihm das Wort vom Vorsitzenden erteilt wurde, sein Mikrophon selbst ein- und ausschalten. Eine Wortmeldung ist durch Handzeichen erkenntlich anzumelden.
- die Chatfunktion der Meetingplattform ist nicht zu nutzen (Ausnahme: Mitteilung einer technischen Störung).
- die audiovisuelle Zuschaltung ermöglicht die Teilnahme an einer Abstimmung im Sinne von Art. 51 Abs. 1 GO, nicht jedoch für eine Teilnahme an Wahlen (Art. 47a Abs. 1 Satz 6 GO). Das Stadtratsmitglied muss sein Handzeichen solange in die Kamera halten, bis seine Stimmabgabe vom Vorsitzenden berücksichtigt worden ist.
- die Beschaffung der notwendigen technischen Voraussetzungen, wie z. B. PC, Laptop, Webcam, Mikrophon und eine ausreichende Internetverbindung auf der Seite der Teilnehmerin bzw. des Teilnehmers sowie eines geübten Umgangs mit Videokonferenztools liegen im persönlichen Verantwortungsbereich des Stadtratsmitglieds.
- Art. 47a Abs. 4 GO definiert die Risikoverteilung für die audiovisuelle Zuschaltung, da dies aufgrund der mit der Zuschaltung verbundenen räumlichen Trennung von Sitzungs- und Teilnahmeort erforderlich ist.
Hat die Stadt Aschaffenburg eine Störung der Zuschaltmöglichkeit zu verantworten, so darf die Sitzung nicht begonnen werden oder muss unterbrochen werden. Ein Verstoß ist unbeachtlich, falls das zunächst nicht zugeschaltete Stadtratsmitglieder rügelos an der Beschlussfassung teilnimmt. Hat die Stadt Aschaffenburg dagegen eine Störung der Zuschaltmöglichkeit nicht zu verantworten, so hat dies auf die Wirksamkeit eines ohne das nicht zugeschaltete Stadtratsmitglied gefassten Beschlusses keine Auswirkung. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn mindestens ein weiteres Stadtratsmitglied zeitgleich audiovisuell zugeschaltet ist oder ein Test bestätigt, dass eine Teilnahmemöglichkeit besteht.
- bei einer audiovisuellen Teilnahme an nichtöffentlichen Sitzungen ist Art. 47a Abs. 5 GO strikt zu beachten. Das zugeschaltete Stadtratsmitglied hat durch geeignete Maßnahmen dafür Sorge zu tragen, dass Dritte keine Kenntnisse über Inhalte aus nichtöffentlichen Sitzungen erhalten können.
- Bei Senats- und Ausschusssitzungen können Stadtratsmitglieder, die dem Senat bzw. Ausschuss nicht angehören als Zuhörer (analog) teilnehmen. Eine audiovisuelle (digitale) Teilnahme von Zuhörern an diesen Gremiensitzungen ist nur möglich, wenn eine digitale Teilnahme eines ordentlichen Mitglieds sowieso notwendig ist.
Nach Art. 122 Abs. 4 GO tritt Art. 120 b GO mit Ablauf des 31.12.2021 außer Kraft. Möchte sich der Stadtrat für eine Fortsetzung des hybriden Sitzungsbetriebs über den 01.01.2022 hinaus fortsetzen, so bedarf es der Aufnahme einer Regelung in die Geschäftsordnung des Stadtrates.
Zuvor sollte die Verwaltung zusammen mit dem Stadtrat Resümee über die stattgefundenen hybriden Stadtratssitzungen ziehen.
Um umseitige Beschlussfassung wird gebeten.
